Vorlage - VO/2024/13176  

1.  Der Bürgermeister wird damit beauftragt, das vom Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen geförderte Projekt „Kollaborationsplattform“ zu starten und durchzuführen.

Die Hansestadt Lübeck beabsichtigt die Implementierung einer digital-analogen Kollaborationsplattform, welche die zeit- und ortsunabhängige Kommunikation mit den Bürger:innen und Beteiligung der Bürger:innen an Stadtentwicklungsthemen fördern soll. Das Projekt ist ein Bestandteil der Digitalen Strategie (VO/2020-08509-03) und wurde durch das Digital Governance Boards (VO/2021/10157) positiv bewertet. Es ist eines von fünf Förderprojekten der Modellprojekte Smart City (MPSC). Die Kollaborationsplattform zielt darauf ab, die Partizipation der Bürger:innen zu verbessern und eine transparente, zielgerichtete Kommunikation zwischen Verwaltung und Stadtgesellschaft zu ermöglichen. Bisher läuft die thematisch einschlägige Kommunikation zwischen der Stadtgesellschaft und der Hansestadt Lübeck mit ihren (Fach-)Bereichen über unterschiedliche (technische) Lösungen ab. Die Kollaborationsplattform soll daher entscheidend dazu beitragen, dass eine Kommunikation gewährleistetet wird, die einheitlich strukturiert ist, die die öffentliche Wahrnehmung der Hansestadt Lübeck als singuläre Verwaltungseinheit befördert und die den spezifischen Anforderungen der verschiedenen (Fach-)Bereiche der städtischen Verwaltung in besonderem Maße Rechnung trägt. Denn all die (fach-)bereichsübergreifenden Themen haben eines gemeinsam: Sie verfolgen allesamt einen partizipativen Ansatz, der möglichst die Bedürfnisse der Stadtgesellschaft einfängt und im Anschluss umsetzen kann sowie die Lebensqualität erhöht. Bei raumbezogenen Planungen wird die Kollaborationsplattform sich nahtlos in die bereits etablierte Beteiligungsmarke Lübeck:überMorgen integrieren.

In der Smart City Charta, die die Leitlinien für die Gestaltung nachhaltiger intelligenter Städte beschreibt, wird die hohe Relevanz der Bürger:innenbeteiligung betont. Hiernach sollen u. a. digitale Verfahren genutzt werden, um Beteiligungsprozesse aufzubauen, sodass auf einer digitalen Plattform insbesondere Informationen zu Beteiligungsprojekten und Ansprechpartner:innen gefunden werden können, um auch die Kommunikation zu verbessern und die Mitgestaltung zu aktivieren. Ebenso wird in den gesetzlichen Rahmenbedingungen, insbesondere §§ 16a ff. Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (GO) und § 47f GO, die besondere Bedeutung der Beteiligung von Kindern und Jugendlichen hervorgehoben.

Um das verwaltungs- und organisationsübergreifende Ziel einer integrierten, zielgruppengerechten engen Zusammenarbeit mit Bürger:innen zu erreichen, müssen neben technischen auch organisatorische Anpassungen durchgeführt und Abläufe innerhalb der Stadtverwaltung neu gestaltet werden. Dies wird im Rahmen eines Organisationskonzeptes erarbeitet und abgestimmt. Die schrittweise verstärkte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten ist thematisch, methodisch und prozessual erforderlich und wird durch geeignete Maßnahmen des Changemanagements begleitet, das eine abgestimmte Kommunikation sicherstellen, Organisationseinheiten für (fach-)bereichsübergreifende Zusammenarbeit motivieren und alle relevanten Einheiten beteiligen muss.

Die Herausforderungen und Anforderungen der (Fach-)Bereiche innerhalb der Stadtverwaltung, die vermehrt in der Interaktion mit der Stadtgesellschaft stehen, wurden bereits systematisch erfasst und im Rahmen des offenen Workshops (Barcamp) in Hildesheim berücksichtigt. Gemeinsam mit der KielRegion und den Städten Bamberg und Hildesheim wurden verschiedene digitale Tools von unterschiedlichen Entwickler:innen und Dienstleister:innen betrachtet, um zu prüfen, welche Teillösungen diese jeweils bieten können und wie ein einheitliches Erscheinungsbild für die Nutzer:innen erreicht werden kann. Perspektivisch sollen die Lösungen über einen zentralen bereits existierenden Nutzerzugang (Single Sign On, z.B. BundID oder ServicePlus Konto SH) erreichbar sein.

Die technologische Umsetzung beinhaltet die Identifizierung, Nutzung und Weiterentwicklung standardisierter Schnittstellen und Datenformate. Zudem die Integration in einen Marktplatz geschaffen werden, der modellhaft und bundesweit den Zugang zu Anwendungen im Kontext von Beteiligungsformaten bereitstellt.

Die Stabsstelle Migration und Ehrenamt hat den Bedarf gemeldet, das Ehrenamt in Lübeck und Umgebung digital zu erfassen, zu sichern und zu stärken, was durch diese Tools erheblich unterstützt werden kann. Daher soll ein erster Schwerpunkt auf die Koordinierung des Ehrenamtes gelegt werden. In diesem Zusammenhang ist es möglich die Übertragbarkeit von Tools anderer Städte auf die Hansestadt Lübeck zu prüfen und diese ggf. einzusetzen. Diese Plattform soll es zunächst allen Vereinen in Lübeck und Umgebung ermöglichen, sich einheitlich zu vernetzen und auszutauschen, eng zusammenzuarbeiten und insbesondere schnell gefunden zu werden. Insbesondere die Einbringung von Ideen durch das einfache Einspielen von aktuellen Inhalten sowie die damit einhergehende digitale Öffentlichkeitsarbeit soll gewährleistet werden. Diese Inhalte orientieren sich an den – von der Stabsstelle Migration und Ehrenamt mitgeteilten – Anforderungen der Sportvereine und Ehrenämter. Durch die Kombination und Integration der Tools wird ein einfacher Zugang für die Nutzer:innen gewährleistet. Zudem können die Rückmeldungen als Entscheidungsgrundlage dienen und so die Transparenz bei vielen Entscheidungen erhöhen.

Die Einführung der Kollaborationsplattform erfolgt schrittweise. Die vollständige Inbetriebnahme ist für Ende 2028 vorgesehen, nach Abschluss der gemeinsamen Ziel- und Maßnahmendefinition sowie der Implementierung technischer Lösungen. Konkrete Kooperationen und Pilotprojekte beinhalten eine enge Zusammenarbeit mit den Kommunen Bamberg, Hildesheim und der KielRegion zur schrittweisen Erweiterung der verfügbaren Angebote.

Nach aktuellem Stand können datenschutzrechtliche Angelegenheiten nicht abschließend beurteilt werden. Gleichwohl werden diese im Projektverlauf stets mitberücksichtigt.

Für diese Zusammenarbeit wird ein Letter of Intent zur Entwicklung eines smarten Beteiligungsökosystems im Rahmen einer MPSC Entwicklungsgemeinschaft mit den Städten abgeschlossen werden. Sollte es im Verlauf des Projektes notwendig sein einen Kooperationsvertrag zu erstellen, wird diese gemäß den geltenden Vorgaben erstellt.

Zum aktuellen Zeitpunkt können die anfallenden Projektkosten aufgrund mangelnder Erfahrungswerte nicht konkret beziffert werden. Da es sich hierbei lediglich um die Freigabe des Projektstarts handelt, werden im Projektverlauf den politischen Gremien die entstehenden Kosten mitgeteilt und in Übereinstimmung mit den einschlägigen Regelungen der Hauptsatzung sowie der Zuständigkeitsordnung der Hansestadt Lübeck Freigabevorlagen die benötigten finanziellen Mittel entgegengebracht. Die Finanzierung dieses Projektes wird durch das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen mit Fördermitteln (Förderquote 90%) des „Smart City Modellprojekts“ (MPSC) unterstützt. Hierzu stehen 475.000 € zur Verfügung, die für die Umsetzung des Projektes eingeplant sind.

Bereits in der Vorbereitung sind momentan die Klärung und Umsetzung technischer Fragen bzw. Angelegenheiten. Einschlägige organisatorische Fragestellungen werden im Rahmen des Organisationskonzeptes und in Absprache mit dem Beirat Digital separat betrachtet.

Gemäß der Roadmap (weiterhin in der Entwicklung) zur Implementierung der Kollaborationsplattform, die sich von jetzt bis 2028 erstreckt, wird die Verankerung einer übergreifenden Kollaborationsstrategie mit einer schrittweisen technologischen und organisatorischen Umsetzung kombiniert.

1.Letter of Intent

2. Letter of Intent – Anlage Arbeitspakete