Vorlage - VO/2016/04025  

Zur Sicherstellung der rechtzeitigen Umsetzung der Maßnahmen im Außenbereich der städtischen Sportanlage Falkenwiese wird der umgehenden Durchführung der europaweiten Ausschreibung von Planungsleistungen der Leistungsphasen 4-9 (Auftragsvolumen 220.932,00 EUR netto) unter dem Vorbehalt der Fördermittelbewilligung zugestimmt.

Die Hansestadt Lübeck, Bereich 4.401, hat für die Umsetzung der Maßnahmen Bau eines Kunstrasenspielfeldes mit Kunststofflaufbahn und Flutlicht, Bau einer Cross- und Hürdenlaufbahn, Bau einer Tribüne mit Rasenstufen, Bau von 2 Kunstrasen-Kleinspielfeldern inkl. Flutlicht sowie Bau einer Beachfläche inkl. Flutlicht im Außenbereich der städtischen Sportanlage Falkenwiese (Kostenschätzung -> Anlage 1) aus dem Bundesprogramm „Sanierung kommunaler Einrichtungen in den Bereichen Sport, Jugend und Kultur“ insgesamt 2.691.900 EUR an Mitteln in Aussicht gestellt bekommen. Diese Mittel gliedern sich wie folgt auf:

Jahr 2016:    261.000,00 EUR

Jahr 2017: 1.285.870,57 EUR

Jahr 2018: 1.145.029,43 EUR

Da die Mittel im Bundeshaushalt bisher nicht übertragbar sind, müssen sie gem. den aktuell geltenden Förderrichtlinien zwingend in den vorgegebenen Haushaltsjahren ausgegeben werden. Hinweis: Im Rahmen der Haushaltsberatungen des Bundes für 2017 soll lt. mündlicher Auskunft des Fördermittelgebers eine Übertragbarkeit der Mittel beschlossen  werden. Bis zur Verabschiedung des Bundeshaushalts muss jedoch weiterhin vom jetzigen Zustand ausgegangen werden. Zudem muss die Gesamtmaßnahme, auch im Fall der Übertragbarkeit der Mittel, bis spätestens 31.12.2018 komplett durchgeführt sein.

Voraussetzung für einen endgültigen Förderbescheid des Bundes ist ein erneutes Antragsverfahren. Hierfür sind dem Fördermittelgeber bis spätestens 15.10.16 diverse Unterlagen (u.a. Vorabstellungnahmen der Genehmigungsbehörden, Bodengutachten, Belege der Kampfmittelfreiheit usw.) vorzulegen. Dazu gehören auch bereits entsprechende Planungsunterlagen der Leistungsphasen 1 – 3. Im Normalfall hätte die gesamte Baumaßnahme mit den Leistungsphasen 1 – 9 europaweit ausgeschrieben werden müssen. Das wäre bis zur Antragsfrist zeitlich nicht möglich gewesen, so dass auch erforderliche Planungsunterlagen für den Fördermittelantrag nicht rechtzeitig vorgelegen hätten. Aus diesem Grund hat 4.401 in Abstimmung mit dem Bereich Recht die Leistungsphasen 1 – 3 aus der Gesamtmaßnahme herausgelöst und lediglich 3 Planungsbüros zur Angebotsabgabe aufgefordert. Dabei wurde von der durch § 3 Abs. 9 VgV eröffneten Möglichkeit Gebrauch gemacht, einen Teil des Auftrages ohne ein europaweites Verfahren zu vergeben, wenn der geschätzte Auftragswert unter 80.000,00 EUR liegt und die Summe der Nettowerte dieser Lose 20% des Auftragswertes aller Lose nicht übersteigt.

Gleichzeitig ist es zwingend notwendig umgehend mit der europaweiten Ausschreibung der Leistungsphasen 4 – 9 zu starten. Hintergrund: Mit Hilfe eines Projektsteuerers (Büro Drees & Sommer) hat 4.401 eine Zeitschiene für die Umsetzung der Gesamtfördermaßnahme erarbeitet. Danach könnte ein entsprechendes Planungsbüro bei Beginn der europaweiten Ausschreibung Ende September 2016 frühestens Mitte März 2017 beauftragt werden. Durch weitere Ausschreibungsverfahren für ausführende Firmen sowie das Baugenehmigungsverfahren ist in diesem Fall mit einem Spatenstich frühestens im Spätsommer/Frühherbst 2017 zu rechnen. Somit bleiben max. 3 - 4 Monate Zeit die für 2017 veranschlagten 1.285.870,57 EUR zu verbauen. Aufgrund der Tatsache, dass es sich dabei um Außensportanlagen handelt, ist dies alleine schon ein sehr kurzer Bauzeitraum.

Normalerweise soll eine Ausschreibung erst bei gesicherten Haushaltsmitteln in Auftrag gegeben werden. Diese stehen aber erst nach den Haushaltsberatungen für 2017 sowie dem Eingang des Förderbescheids (beides vermutlich Ende November 2016) zur Verfügung. Daher plant 4.401 bereits Ende September 2016 das europaweite Ausschreibungsverfahren unter Vorbehalt der Erteilung eines Förderbescheides durchzuführen. Nach Abstimmung mit dem Bereich Recht ist ein solches Vorgehen unschädlich, wenn in der Ausschreibung ein entsprechender Hinweis auf die noch ausstehende Finanzierung erfolgt. Die Ausschreibung wird so ausgestaltet, dass der Zuschlag erst nach Vorliegen des Förderbescheides und der Beschlussfassung der Bürgerschaft über den Haushalt für 2017 erfolgt.

Sollte die europaweite Ausschreibung nicht Ende September 2016 starten können, so ist ein vollständiger Mittelabruf der für 2017 vom Bund in Aussicht gestellten Gelder in Höhe von 1.285.870,57 EUR, ohne die vom Fördermittelgeber in Aussicht gestellte Übertragbarkeit der Mittel, mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht möglich.

Gem. § 1 Abs. 1, Ziffer 1.1, Satz 1 der Zuständigkeitsordnung vom 26.03.2015 i.V.m. der aktuellen Hauptsatzung liegt die Entscheidung zur Durchführung einer europaweiten Ausschreibung (VgV-Verfahren) im vorliegenden Fall in der Zuständigkeit des Hauptausschusses.

Anlage 1:Kostenschätzung der Maßnahmen mit Bundesfördermitteln