Die Kommunalaufsicht hatte im Rahmen der Genehmigung der Haushaltssatzung 2014 zur Kenntnis genommen, dass der Jahresabschluss 2010 voraussichtlich im Frühjahr 2014 vorgelegt werden kann und darüber hinaus die HL gebeten, einen Bericht mit der aktuellen Zeitplanung für die Jahresabschlüsse 2011 und 2012 zu erstellen, diesen der Bürgerschaft vorzulegen sowie halbjährlich zum 01. Juni und 01. Januar eines Jahres zu aktualisieren bis die Hansestadt Lübeck ihren Jahresabschluss fristgerecht vorlegen kann. Der jeweilige Bericht ist dann der Kommunalaufsicht vorzulegen.
Mit der Bürgerschaftsvorlage VO/2014/01945 wurde dieser Forderung nachgekommen. Der dargestellte Zeitplan war seitdem verwaltungsintern die ambitionierte Vorgabe. Da bisher keine weiteren Aktualisierungen absehbar waren, wurde auf zusätzliche Bürgerschaftsberichte verzichtet. Mit Priorität werden die Jahresabschlüsse nach diesem Zeitplan erstellt, so dass damit korrespondierende Aufgaben zum Teil nur nachrangig umgesetzt werden können. Bedauerlicherweise können so z.B. Erläuterungen an das Rechnungsprüfungsamt nicht immer sofort und hochwertig vermittelt werden.
Mit der Genehmigung der Haushaltssatzung des Jahres 2015 hat die Kommunalaufsicht ihr „vehementes Interesse“ an der erheblichen Beschleunigung der Jahresabschlusserstellung noch deutlicher gemacht und nahezu eine Halbierung der geplanten Bearbeitungszeit für den Jahresabschluss 2012 erbeten, so dass dieser bereits Ende des Jahres 2015 vorgelegt werden sollte.
Mit dem Haushaltserlass vom 11.9.2015 übermittelte die Kommunalaufsicht die Bedingungen für die Genehmigung der Haushaltssatzung 2016. Die Vorlage des Jahresabschlusses 2012 wurde nun mit der Genehmigung es Haushalts verknüpft. Die Kommunalaufsicht wandelte ihr bisheriges Verständnis hin zu einer klaren Zeitvorgabe zur Vorlage der Jahresabschlüsse.
Die Kommunalaufsicht ist derzeit unter finanziellen Gesichtspunkten der wichtigste Adressat der Jahresabschlüsse der Hansestadt. Schließlich sind die im Jahresabschluss dargestellten wirtschaftlichen Verhältnisse der Hansestadt eine wesentliche Grundlage für gravierende finanzielle Entscheidungen des Landes. Die bisher vorliegenden Daten aus den Jahresabschlüssen 2010 und 2011 bilden hier lediglich Anhaltspunkte für aktuell zu beurteilende Sachlagen.
Damit ein Jahresabschluss den kommunalrechtlichen Vorgaben entsprechend erstellt werden kann, sind zahlreiche Aufgaben strukturiert umzusetzen, die in der bisherigen Zeitplanung berücksichtigt waren. Ein beliebiges Verkürzen der Zeitachse während der Erarbeitung hat zur Folge, dass laufende und geplante Bearbeitungsschritte abgebrochen werden müssten und zwangsläufig Unstetigkeiten entstehen, bis hin zu fehlerhaften Daten.
Die Verzögerungen bei der Erstellung der doppischen Jahresabschlüsse resultieren aus dem Umfang der Arbeiten, die im Rahmen des Wechsels von der Kameralistik auf die Doppik erforderlich wurden – dies sowohl dezentral in den Bereichen und Fachbereichen als auch zentral im Bereich Buchhaltung & Finanzen und im Bereich Haushalt und Steuerung. Der Umfang der durch den Systemwechsel bedingten Aufgaben ist so groß, dass auch viele andere Städte und Gemeinden in Deutschland ihre doppischen Jahresabschlüsse in den ersten Jahren nach der Umstellung in Abhängigkeit vom Vermögensumfang und der jeweiligen Vermögensstruktur nur mit erheblicher Verzögerung erstellen können.
Zwei Bereiche der Hansestadt sind für die Rechtmäßigkeit der Jahresabschlüsse der Hansestadt und der 9 von ihr verwaltungsmäßig betreuten Stiftungen federführend verantwortlich. Im Bereich Buchhaltung & Finanzen wird die Finanzbuchhaltung als erster abzuschließender Schritt umgesetzt. Die teilweise zeitgleich in der Hauptbuchhaltung und die sich daran anschließenden Arbeiten der Jahresabschluss- und Lageberichtserstellung werden im Bereich Haushalt und Steuerung durchgeführt. Es schließt sich die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt an – dieses erstellt einen Schlussbericht. Die Bürgerschaft beschließt den Jahresabschluss. Die Hansestadt Lübeck hat den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Beschluss der Bürgerschaft danach öffentlich bekannt zu machen.
Die soeben beschriebene Struktur der Buchhaltung entspricht der neuen Organisation seit dem 1.7.2015. Mit dem Ziel der „Bilanz aus einer Hand“ wurden die Anlagenbuchhaltung, die Hauptbuchhaltung, die Finanzwirtschaft und die Jahresabschlusserstellung im Bereich Haushalt und Steuerung zusammengefasst. Durch diese Änderung werden sich Synergieeffekte ergeben, die sich aber noch „einspielen“ müssen, da die Umsetzung allein schon aus EDV-technischen Gründen bis heute noch nicht abgeschlossen ist.
Die aktualisierte Planung für die Jahresabschlüsse bis zum Erreichen der gesetzlichen Frist für die Erstellung eines Jahresabschlusses (31.03. des Folgejahres) stellt sich wie folgt dar. Hierbei sind Fristen für die Jahresabschlussprüfung, die Behandlung in einer Bürgerschaftssitzung und die sich daran anschließende Veröffentlichung, wie sie bisher dargestellt wurden, nicht mehr enthalten, da die Verwaltung hierauf keinen direkten Einfluss hat.
Die in nachfolgender Tabelle genannten Daten sind geplante / prognostizierte Endtermine.
Hierbei sind folgende Sachverhalte zu berücksichtigen:
- Der Jahresabschluss 2011 wurde zu dem Zeitpunkt erstellt, wie er entsprechend dem bisherigen Zeitplan vorgesehen war. Dieser wurde im Mai 2015 aufgestellt.
- Als einzige Veränderung gegenüber dem bisherigen Plan kann der Zeitraum der aktuellen Aufstellung des Jahresabschlusses 2012 um etwa 6 Wochen verkürzt werden.
Hintergrund hierfür sind insbesondere Aufgabenverlagerungen. Z.B. werden Eröffnungsbilanzkorrekturen nach § 56 GemHVO-Doppik nun nicht mehr im Jahresabschluss 2012 sondern erst im Jahresabschluss 2013 berücksichtigt. Solche Korrekturen dürfen rechtmäßig auch noch im Jahresabschluss 2014 ergebnisneutral erfasst werden. Dies ist in der Zeitplanung für spätere Jahresabschlüsse berücksichtigt worden.
Zudem werden nicht alle Anlagen im Bau, zu denen Fertigstellungsmeldungen der dezentralen Bereiche bisher fehlen, abgerechnet werden können. Für die Ermittlung geeigneter Daten sind in den bauenden Bereichen weitere Recherchen und Aufarbeitungen erforderlich, die nicht kurzfristig vollständig abgeschlossen werden können. Hieraus resultieren zweifelhafte Fälle, die nach der zentral vorhandenen Aktenlage oftmals kaum zu beurteilen sind. Darum wurde entschieden, dass soweit wie möglich nach Aktenlage gebucht wird, um weitere Verzögerungen zu vermeiden.
- Zur Vorlage von Jahresabschlüssen beim Finanzamt für Betriebe gewerblicher Art der Hansestadt Lübeck und für Stiftungen, die von der Hansestadt verwaltet werden, wurden zu Beginn des Jahres separat zeitliche Regelungen getroffen. Diese basieren in den ersten Jahren auf dem bisherigen und dem nun aktualisierten Zeitplan.
Durch die engen Verflechtungen sind die Abschlüsse aller betroffenen Stiftungen und wirtschaftlicher Einheiten intensiv aufeinander abzustimmen und in der Regel parallel zu erstellen. Ein weiterer „Zeitgewinn“ durch das spätere Vorlegen der Jahresabschlüsse z.B. bestimmter Stiftungen kann somit nicht erreicht werden. Soweit Verlustausgleichsverpflichtungen bestehen könnten, müssen diese Jahresabschlüsse sogar vorgezogen erstellt werden.
- Eine weitere Verkürzung der Bearbeitungszeiten würde nach diesseitiger Einschätzung zu „inhaltlichen Verlusten“ führen, die nicht mehr vertretbar wären.
- Derzeit werden im Rahmen einer ersten Folgeinventur Vermögenswerte überprüft. Es ist zu erwarten, dass umfangreich und arbeitsintensiv Änderungen umgesetzt werden müssen, die bei weiteren Verkürzungen der Bearbeitungsdauer nur noch nachrangig bearbeitet werden könnten.
- Für die Erarbeitung des Jahresabschlusses 2013 ist aufgrund der Verlagerungen von Aufgaben der Jahresabschlusserstellung 2012 in die Zukunft weiterhin der ursprünglich angesetzte Termin ohne eine Verkürzung der Bearbeitungszeit beibehalten worden.
- Bei Umsetzung dieses Zeitplans würde die HL weiterhin erstmals mit dem Jahresabschluss 2019 nicht mehr gegen die Regelungen nach § 95 m Abs. 2 GO verstoßen, die eine Jahresabschlusserstellung bis zum 31.3. des Folgejahres vorsehen.
- Erstmals für das Haushaltsjahr 2019 wird die Hansestadt Lübeck gemäß § 95 o GO ihren ersten Gesamtabschluss zu erstellen haben. Die Aufstellung des ersten Gesamtabschlusses (konsolidierte Bilanz) wird mit seinem notwendigen erheblichen zeitlichen Vorlauf eine enorme Kraftanstrengung für die Hansestadt Lübeck (Konzernmutter) und die konsolidierungspflichtigen Töchter werden und zudem auf Basis von Erfahrungen von anderen großen Kommunen und Konzernen besonders konfliktträchtig sein. Daher sei hier darauf hingewiesen, dass mit den Arbeiten zur Erstellung der Gesamtabschlusses eine Gefährdung der o. g. Termine für den Jahresabschluss für die Kernverwaltung einhergehen kann.
