Die Kommunalaufsicht hatte im Rahmen der Genehmigung der Haushaltssatzung 2014 zur Kenntnis genommen, dass der Jahresabschluss 2010 voraussichtlich im Frühjahr 2014 vorgelegt werden kann und darüber hinaus die HL gebeten, einen Bericht mit der aktuellen Zeitplanung für die Jahresabschlüsse 2011 und 2012 zu erstellen, diesen der Bürgerschaft vorzulegen sowie halbjährlich zum 01. Juni und 01. Januar eines Jahres zu aktualisieren bis die Hansestadt Lübeck ihren Jahresabschluss fristgerecht vorlegen kann. Der jeweilige Bericht ist dann der Kommunalaufsicht vorzulegen.
Daran schlossen sich weitere Maßnahmen an, mit denen die Kommunalaufsicht landesweit auf die schnellere Vorlage von längst überfälligen Jahresabschlüssen drängt.
Zuletzt legte die Kommunalaufsicht mit dem Haushaltserlass vom 11.9.2015 die Bedingungen für eine Genehmigungsfähigkeit der Haushaltssatzungen 2016 der Gemeinden in Schleswig-Holstein fest und verknüpft seitdem die Genehmigungsfähigkeit der Haushaltssatzungen und der Vorlage von Jahresabschlüssen für alle Gemeinden im Land vorgesehen mit der Vorlage von längst überfälligen Jahresabschlüssen. Im aktuellen Erlass ist folgendes geregelt: „1.3.2 Doppik
Es ist leider nicht ungewöhnlich, dass es bei Kommunen in den ersten Jahren nach der Umstellung auf die Doppik zu Verzögerungen bei der Erstellung des Jahresabschlusses kommen kann. Unbefriedigend ist dabei, dass die Umstellung auf die Doppik, die auch mit dem Ziel einer erhöhten Transparenz erfolgt, in der Übergangszeit insofern vielfach zu einer geringen Transparenz über die Haushaltssituation führt. Der nunmehr bei einigen Kommunen eingetretene Verzug bei der Erstellung der Jahresabschlüsse ist in dem Ausmaß weiterhin nur noch bedingt vertretbar. Insofern gilt es, diesen Zustand kurzfristig zu beenden.
Das Nichtvorliegen von Jahresabschlüssen für Vorjahre kann dazu führen, dass eine Genehmigung für genehmigungspflichtige Festsetzungen in der Haushaltssatzung von einer Kommunalaufsichtsbehörde nicht erteilt werden kann. Als milderes Mittel kann zumindest für die Haushaltsgenehmigungsverfahren 2017 bei Kommunen, deren Jahresabschlüsse bis einschließlich 2014 nicht vorliegen, eine Zurückstellung durch die jeweils zuständige Kommunalaufsichtsbehörde erwogen werden. In diesen Fällen sollte den betroffenen Kommunen die Wiederaufnahme des Genehmigungsverfahrens in Aussicht gestellt werden, soweit diese den Jahresabschluss 2014 vorlegen bzw. verbindlich ein Datum bekanntgeben, zu dem der Jahresabschluss zeitnah vorgelegt werden wird.
Für die Bearbeitung der Genehmigungen in den folgenden Jahren wird folgendes Verfahren für vertretbar gehalten:
oHaushaltsgenehmigungsverfahren 2018 > Vorliegen bzw. Bekanntgabe eines verbindlichen Datums zur zeitnahen Vorlage des Jahresabschlusses 2016
oHaushaltsgenehmigungsverfahren 2019 > Vorliegen des Jahresabschlusses 2017
Der Jahresabschluss 2018 ist entsprechend der Regelung der Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik in § 44 Absatz 4 bis spätestens zum 1. Mai 2019 bei der zuständigen Kommunalaufsichtsbehörde vorzulegen.“
Die in nachfolgender Tabelle genannten Daten sind geplante / prognostizierte
Endtermine für die von der Hansestadt Lübeck vorzulegenden Jahresabschlüsse, so wie sie nach interner Einschätzung realistisch umgesetzt werden können:
Hierbei sind folgende Sachverhalte zu berücksichtigen:
- Die Bemerkung zur vorfristigen Vorlage von Jahresabschlüssen bezieht sich auf den Zeitplan, der Ende 2014 erstellt (VO/2014/01945) und der Kommunalaufsicht übermittelt wurde.
- Der Jahresabschluss 2013 hätte rechtmäßig am 31.3.2014 aufgestellt sein müssen.
- Im Jahr 2016 wurden erstmals 2 Jahresabschlüsse erstellt. Die Erarbeitungszeiten werden nun harmonisiert, so dass zukünftig jeweils 6 Monate zur Verfügung stehen. Bisher waren auch kürzere und längere Bearbeitungszeiträume vorgesehen.
- Die Verkürzung der Bearbeitungszeiten resultiert aus einer zunehmenden Routine bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen in allen Bereichen der Verwaltung.
- In den bereits erstellten Jahresabschlüssen wurden stetig weniger Korrekturen an der Eröffnungsbilanz zum 1.1.2010 umgesetzt.
- Aber auch weiterhin werden Korrekturen an der Eröffnungsbilanz erforderlich werden. Im Rahmen der laufenden ersten Folgeinventur nach der Erstellung der Eröffnungsbilanz stehen noch Ergebnisse aus. Schon allein hieraus sind Korrekturerfordernisse zu erwarten.
Darüber hinaus werden vom Rechnungsprüfungsamt weitere Korrekturbedürfnisse im Allgemeinen dargestellt. Über diese bestehen teilweise fachliche Unstimmigkeiten zwischen den Fachleuten des RPA und denen der betroffenen Bereiche. Bisher werden Korrekturen an der Eröffnungsbilanz nur dann umgesetzt, wenn von den Fachleuten aus den Bereichen (i.d.R. ebenfalls Bauingenieure) Fehlbewertungen bestätigt werden. Falls eine umfangreiche Neubewertung des Anlagevermögens entgegen der bisherigen Erwartung trotzdem erforderlich wird, würde der Zeitplan ab sofort um mindestens ein Jahr, eher zwei Jahre verzögert umgesetzt werden können.
- In der Hansestadt Lübeck werden die Budgets dezentral verantwortet. Nichtsdesto
trotz sind die daraus resultierenden verwaltungsinternen Bearbeitungszeiten noch immer nicht geeignet, Jahresabschlüsse unter Einhaltung aller hierfür erforderlicher Arbeitsschritte fristgerecht aufzustellen. Falls ein Bereich im Ausnahmefall nicht rechtzeitig liefert, wird daher inzwischen nach Aktenlage zentral gebucht. Nur so kann die Vollständigkeit aller buchungsrelevanten Sachverhalte derzeit fristgerecht erreicht werden. - Die Verwaltung der Hansestadt Lübeck erstellt auch die Jahresabschlüsse der von ihr betreuten neun Stiftungen. Soweit die Einhaltung stiftungsrechtlicher oder steuerrechtlicher Regelungen wie z.B. die Anerkennung der Gemeinnützigkeit nicht gefährdet sind, werden diese Jahresabschlüsse zeitlich nachrangig bearbeitet.
- Eine weitere Verkürzung der Bearbeitungszeiten würde nach diesseitiger Einschätzung zu „inhaltlichen Verlusten“ führen, die den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Jahresabschlusserstellung widersprechen und damit nicht mehr vertretbar wären.
- Spätestens alle drei Jahre ist eine Folgeinventur mit körperlicher Bestandsaufnahme durchzuführen. Es ist zu erwarten, dass umfangreich und arbeitsintensiv Änderungen aufgrund der Inventurerkenntnisse umgesetzt werden müssen. Das hierfür erforderliche Arbeitsvolumen ist derzeit noch nicht vollständig absehbar.
- Bei Umsetzung des dargestellten Zeitplans würde die HL weiterhin erstmals mit dem Jahresabschluss 2019 nicht mehr gegen die Regelungen nach § 95 m Abs. 2 GO verstoßen, die eine Jahresabschlussaufstellung bis zum 31.3. des Folgejahres vorsieht.
- Erstmals für das Haushaltsjahr 2019 wird die Hansestadt Lübeck gemäß § 95 o GO ihren ersten kommunalen Gesamtabschluss („Konzernbilanz“) zu erstellen haben. Die Aufstellung dieses ersten Gesamtabschlusses wird mit seinem notwendigen erheblichen zeitlichen Vorlauf für die Konsolidierungsschritte eine enorme Kraftanstrengung für die Hansestadt Lübeck (Konzernmutter) und die konsolidierungspflichtigen Konzern-Töchter werden, was Erfahrungen von anderen großen Kommunen und Konzernen zeigen. Daher sei bereits hier darauf hingewiesen, dass mit den Arbeiten zur Erstellung des Gesamtabschlusses eine Gefährdung der o. g. Termine für den Jahresabschluss 2019 für die Kernverwaltung einhergehen kann. Vorbereitende Abstimmungen innerhalb der Konzernbuchhaltungen laufen allerdings bereits.
