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Vorlage - VO/2013/00900  

Betreff: Projektabschlussbericht NKF/Doppik
Status:öffentlich  
Dezernent/in:Bürgermeister Bernd SaxeAktenzeichen:201.2.72.01
  Bezüglich:
VO/2013/00695
Federführend:1.201 - Haushalt und Steuerung Bearbeiter/-in: Uhlig, Manfred
Beratungsfolge:
Senat zur Senatsberatung
Hauptausschuss zur Vorberatung
12.11.2013 
6. Sitzung des Hauptausschusses zurückgestellt   
26.11.2013 
7. Sitzung des Hauptausschusses zur Kenntnis genommen / ohne Votum   
Bürgerschaft der Hansestadt Lübeck zur Kenntnisnahme
28.11.2013 
Sitzung der Bürgerschaft der Hansestadt Lübeck Nr. 4 / 2013 - 2018 zur Kenntnis genommen / ohne Votum   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Anlage/n
Die Bürgerschaft hat in der Sitzung vom 29

Beschlussvorschlag

Die Bürgerschaft hat in der Sitzung vom 29.08.2013 den folgenden Beschluss gemäß Vorlage VO/2013/00822 gefasst:

 

Der Bürgermeister wird aufgefordert, gemäß den Beschlüssen aus dem Rechnungsprüfungsausschuss innerhalb einer kurzen Frist alle Software- und Organisationsprobleme im Zusammenhang mit der NKF-Einführung zunächst aufzulisten und dann zu lösen. Um weiteren drohenden wirtschaftlichen Schaden abzuwenden, sollte als Konsequenz der Wechsel der Software und/oder aber auch ein Scheitern des Projektes erklärt werden.

Der Bürgerschaft ist zeitnah zu berichten.

 

 

Die Projektleitung NKF/Doppik hatte mit dem Abschlussbericht vom 24

Begründung

Die Projektleitung NKF/Doppik hatte mit dem Abschlussbericht vom 24.05.2013, VO/2013/0695 bereits dargelegt, dass im Rahmen der Einführung des Neuen kommunalen Finanzmanagements Software- und Organisationsprobleme zu lösen waren. Dem anlass-gebenden Berichtsauftrag folgend werden diese stichwortartig im Folgenden benannt und mit einem Status versehen:

 

Problem

gelöst/offen

Bemerkung

kamerale Prozesse zur Haushaltsplanung und Haushaltsbewirtschaftung sowie zum Berichtswesen doppisch beschreiben und als verbindlich      erklären / in die Verwaltungspraxis     umsetzen

gelöst

neben dem „Umschreiben“ kameraler Prozesse waren neu hinzukommende Aufgaben zu beschreiben und umzusetzen wie z.B. Anlagenbuchhaltung, Auswahl von Steuerschlüsseln.

Die Weiterentwicklung des Berichtswesens geschieht mit weiterer technischer Unterstützung.

Änderung der Aufbau- und Ablauforganisation im Bereich Buchhaltung &  Finanzen

gelöst

 

Anpassung der Arbeitsabläufe in den Bereichen

gelöst

 

Ablösung der eigenentwickelten Großrechnerbuchungsverfahren (KomFIS, HFIP, STRAREI etc.) gegen eine handelsübliche Standardsoftware

gelöst bzgl. des Finanzverfahrens

offen bzgl. von 5 der 7  Steuerveranlagungen (Umstellung auf den 01.01.2014). Abnahme des Finanzteils der Software am 15.12.2011 mit Darstellung von Mängeln.

Mahnungen konnten nicht durchgeführt werden

gelöst

Geldeingänge konnten zunächst nicht rechtzeitig zugeordnet werden, so dass die Gefahr einer ungerechtfertigten Mahnung bestand.

Empfänger städtischer Zahlungen erhielten Beträge verspätet, insbes. für Bauleistungen

gelöst

Verfahren zwischen den bauenden Bereichen und der zentralen Anlagenbuchhaltung musste sich erst einspielen.

Umsatzsteuervoranmeldungen erreichen das Finanzamt gerade noch im Rahmen der Dauerfristverlängerung

gelöst

aufgrund der Belegerfassungen können doppisch die Belege des Kernmandanten durch einen Report in der Software erfasst werden, einzelne Faxanmeldungen der Bereiche entfallen. Dazu musste der Sollprozess beschrieben und der Report zur Auswahl der Belege programmiert werden.

Organisation der Datenbereitstellung zur Ertragsteuererklärung

In Arbeit

Für die Ertragsteuererklärung städtischer Betriebe gewerblicher Art an das Finanzamt sind doppisch gebuchte Werte zum Teil steuerrechtlich anders aufzubereiten. Die organisatorischen und technischen Strukturen konnten dazu aus personellen Gründen noch nicht geschaffen werden.             

Auflaufen von Rückständen im Bereich Buchhaltung & Finanzen

zum Teil gelöst

Der Bereich Buchhaltung & Finanzen beschäftigt seit 2010 Zeitarbeitskräfte und befristet eingestellte Kräfte zum Abbau von Rückständen. Vollständig konnte dies noch nicht gelingen.

Schnittstellenprobleme MACH-Software mit Vorverfahren

gelöst

 

Abschreibungen ermitteln

gelöst

Erfassung der korrekten Anlagengrunddaten, mit denen die Software die Abschreibungshöhe errechnet, erfolgte nicht immer fehlerfrei.

 

 

Generell kann die Einführung gerade einer neuen Software nicht ohne Anwendungsprobleme einhergehen – siehe dazu auch das Strategiekonzept Doppikeinführung Tz. 5 ab Seite 16. Somit war sowohl bei den dezentralen BelegerfasserInnen, wie auch bei den zentralen BuchhalterInnen die neue Verfahrens-  und Buchungssystematik einzuüben. Vorlaufende Schulungsmaßnahmen waren ebenso hilfreich wie die Betreuung der zentralen Buchhaltungskräfte durch Berater der MACH AG in den Jahren 2010 bis 2012 direkt vor Ort.

 

Die Abnahme des Finanzteils der Software erfolgte am 15.12.2011 mit einer beigefügten Liste festgestellter Mängel oder Funktionen, die von der Hansestadt Lübeck mangels Benutzung noch nicht getestet werden konnten. Von den 1334 Einzelpunkten gemäß Ausschreibung handelte es sich dann um 113 nicht genutzte oder noch nicht funktionierende Funktionen wie z.B. „Zuschlagskalkulation auf der Basis von Einzelkosten, Gemeinkosten und Gemeinkostenzuschlägen“ oder „Abbildung nicht monetärer Zielvorgaben durch Integration systemexterner Datenträger“. In der Zwischenzeit konnten davon 105 behoben werden. An den noch verbleibenden 8 Funktionen wurde herstellerseitig weiter gearbeitet und eine Lösung geliefert, die aktuell getestet wird, so dass die Software mit Umstellung der letzten Steuerveranlagungsverfahren in 2014 wie geplant vollständig abgenommen werden wird.

 

 

Anlagen

./.

 

 

Stammbaum:
VO/2013/00695   Projektabschlussbericht NKF/Doppik   1.201 - Haushalt und Steuerung   Bericht öffentlich
VO/2013/00900   Projektabschlussbericht NKF/Doppik   1.201 - Haushalt und Steuerung   Bericht öffentlich