Auszug - NEU: Lindenau: Anfrage Hauptausschuss am 26.04.2016, Aktenlager / Wissensspeicher ? Planungsstand  

Der Vorsitzende stellt mit der Vorlage 2016/03675 folgende Anfrage:

1. Trifft es zu, dass im Senat am 13.04.2016 eine Mietzusage der Hansestadt Lübeck ggü. dem Koordinierungsbüro Wirtschaft Lübeck (KWL) für die Anmietung eines Aktenlagers gegeben wurde?
2. Wenn ja, auf welcher Grundlage hat der Bürgermeister/Senat diese Zusage gegeben? Ist die Zuständigkeitsordnung § 1 Absatz 1.1.5 eingehalten (weniger als 50.000 Euro Jahresmiete)?
3. Ist sichergestellt, dass die KWL keine Verpflichtungen eingeht, bevor der Hauptausschuss über einen rechtsverbindlichen Mietvertrag entschieden hat?
4. Entstehen der Hansestadt Lübeck im Falle einer möglichen Anmietung weitere Kosten durch die beabsichtigte Aktenlagerung? Wenn ja, in welcher Höhe?
5. Was konkret möchte die Hansestadt Lübeck / der Senat im beabsichtigten Aktenlager einlagern?

Herr Bürgermeister Saxe beantwortet die Anfrage wie folgt mündlich:

1.              Die Zuständigkeit für den Abschluss von Mietverträgen mit einer Jahresmiete über

€ 50.000 liegt beim Hauptausschuss. Entsprechend konnte eine entsprechende, rechtsverbindliche Zusage nicht gegeben werden. Der Bürgermeister hat aber das Interesse der Verwaltung an einer Anmietung des Objektes für Zwecke der Aktenlagerung für den Fall bekundet, dass die KWL das Objekt im Zwangsversteigerungsverfahren erwerben kann. Dazu wurden verschiedene Finanzierungsalternativen erörtert, ohne hierüber zu einer abschließenden Entscheidung gekommen zu sein.

2.              Entfällt. Die zutreffende Stelle in der Zuständigkeitsordnung ist § 1 Abs. 1 Nr. 1.3.

3.              Die KWL muss darüber entscheiden, ob und bis zu welcher Höhe sie im Zwangsversteigerungsverfahren ein Gebot abgibt. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft wird sich nach Auskunft des Geschäftsführers in den nächsten Tagen mit dieser Frage befassen.

4.              Weitere Kosten würden für die zweckgemäße Herrichtung entstehen. Diese belaufen sich nach derzeitiger Schätzung auf 1,8 Mio. € (brutto).

5.              Allgemein ist es das langfristige Ziel, Teile des Stadtarchivs und im Rahmen der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) die Akten der Verwaltung zentral an einem Standort zu lagern.

Zunächst geht es darum, derzeit in den verschiedenen Gebäuden der Stadt lagernde Altakten auszusondern und künftig unter verträglichen raumklimatischen Bedingungen aufzubewahren.

Nach der letzten Bestandsaufnahme des Archivs verfügt die Verwaltung über rund 13 Regal-km laufende Akten und 17 Regal-km Altakten. Ob dies am Ende alles archivwürdige Akten mit der Konsequenz einer dauerhaften Aufbewahrung sind, muss die Detailbefassung mit diesem Material durch das Archiv ergeben. Eine dauerhafte Aufbewahrung kann sich dabei entweder aus Rechtsvorschriften oder aus Archivinteresse ergeben.

Mit einer Konzentration dieses Altaktenbestandes wird der herrschenden Raumknappheit und einer Überinanspruchnahme der Aktenräume und der Verbesserung der Aufbewahrungsbedingungen Rechnung getragen.

Was von diesem Aktenbestand auf Dauer aufbewahrt wird (entweder im Original oder gescannt) ist derzeit nicht abzuschätzen.

In Teilen wird man bei der Aktenumlagerung auch  das Problem von Schimmelbefall lösen müssen.

Zu der Frage der möglichen Digitalisierung der Altakten diskutieren – zum Teil mit mehrfachen Wortbeiträgen - Herr Rathcke, der Vorsitzende, Frau Senatorin Weiher und Herr Bürgermeister Saxe.

Der Vorsitzende bittet zur nächsten Sitzung einen Bericht zum Sachstand „Projekt Digitalisierung“.

Der Hauptausschuss nimmt die Antwort

zur Kenntnis und bittet zur nächsten

Sitzung des HA am 10.05.2016 um

einen Sachstandsbericht zum

Projekt „Digitalisierung“.