Herr Dr. Lokers erläutert den aktualisierten Bericht und führt aus, dass von der Raumnot in erster Linie das Archiv, die Stadtbibliothek und die Museen betroffen sind. Der Bericht wird dem Protokoll beigefügt. Aus Sicht der Verwaltung wird für die drei betroffenen Institutionen ein Gebäude benötigt, das nach einer Kostenschätzung durch die KWL sich auf 10,36 Millionen Euro belaufen wird. Dadurch wäre es möglich, auf einem städtischen Grundstück am Herrendamm 8.700 qm nutzbare Lagerfläche entstehen zu lassen. Archiv und Archivierung sind kommunale Pflichtaufgaben, die neben der Bewahrung der Geschichte auch durch die Aufbewahrung der Unterlagen rechtliche Sicherheit bietet. Das Archiv wächst jährlich um ca. 30 – 50 Regalmeter, wodurch die vorhandenen Platzreserven noch für max. 5 Jahre reichen würden. Neben den Aufbewahrungsproblemen besteht ein massives Schimmelproblem im Hauptgebäude am Mühlendamm sowie im Verwaltungszentrum Mühlentor. Die genannten Reserven gelten nur, wenn sich die schon lange bekannten Schimmelprobleme nicht noch weiter ausbreiten. Frau Senatorin Borns führt weiter aus, dass auch die laufende Verwaltungsarbeit betroffen ist. So können Akten aus dem Bereich Familienhilfen/ Jugendamt, die im Haus TRAVE im Keller eingelagert sind, nur noch mit Schutzanzügen aus dem dortigen Bereich geholt werden. Herr Dr. Lokers erklärt weiter, dass die Platzreserve des Archivs durch ein laufendes Projekt zur Digitalisierung von Akten betroffen sein könnte. Bei einer Sachbearbeitung auf Basis digitalisierter Vorgänge, würden sich die Bereiche von den nicht mehr benötigten Akten trennen und die Raumkapazität des Archivs zusätzlich einengen. Zu der gesamten Problemstellung „Wissensspeicher“, Schimmel und digitale Aktenführung gibt es einen Projektauftrag des Bürgermeisters an die Bürgermeisterkanzlei.
Die Museen lagern ihre Bestände in diversen Kellern, auf Aktenböden und zum Teil auf ungeschützten und zum Teil nicht isolierten einfachen Dachböden. Das bedeutet einen sehr hohen manuellen Aufwand für die Einlagerung und zum Schutz der eingelagerten Güter. Auch hier gibt es Platzreserven für ca. 5 Jahre, wenn sich der vorhandene Gebäudezustand nicht weiter verschlechtert.
Die Stadtbibliothek nutzt zwei Gebäude des ehemaligen Priwallkrankenhauses. Lagerkapazitäten würden hier noch bis 2019 reichen. Auf der Grundlage der hier vorgestellten Problematik müsste sich die Hansestadt Lübeck mit dem „Wissensspeicher“ bereits in der Bauplanungsphase befinden, um die benötigten Ersatzflächen rechtzeitig bereitstellen zu können. Der Ausschussvorsitzende Herr Stabe fragt, was seit der Projektinszenierung bisher geschehen ist.
Frau Senatorin Borns führt an, dass bereits Finanzmittel angemeldet wurden seitens des Bereiches Haushalt und Steuerung, jedoch erst für die Haushaltsplanung 2018/ 2019 vorgesehen sind. Der Ausschussvorsitzende fragt Herrn Dr. Lokers ob es einen „Plan B“ gibt, wenn nicht rechtzeitig geeignete Flächen zur Verfügung gestellt werden können. Herr Dr. Lokers weist deutlich darauf hin, dass es keinen entsprechenden Plan gibt und höchstens über Notbehelfe Ersatzflächen angemietet werden können. AM Herr Wegner spricht zu den tollen Sammlungen der Museen, daher ist es seiner Ansicht nach bedauerlich, dass die Kunstgegenstände nicht entsprechend gelagert werden können. Nach seiner Ansicht müsste das Projekt „Wissensspeicher“ daher vordringlich umgesetzt werden.
AM Herr Petereit fasst zusammen, dass in der Sache sicherlich übergreifend Konsens besteht, aber wegen der Konsolidierungsphase die Umsetzung zurzeit sich schwierig gestaltet. Der Ausschussvorsitzende Herr Stabe schlägt für den Ausschuss vor, dass zunächst einmal der Projektleiter zur nächsten Sitzung eingeladen werden soll, um über den aktuellen und konkreten Sachstand des Projektes zu berichten. Frau Senatorin Borns ergänzt aus der Sicht der betroffenen Fachbereiche 4 und 5, dass man ratlos ist, wie man die Lösung der bestehenden Probleme noch weiter befördern kann. Vielleicht wäre es sinnvoll, die Zuständigkeit für das Projekt zu verändern. In der Vergangenheit haben die beiden Fachbereichsleitungen ständig auf die Dringlichkeit des Projektes hingewiesen. Eventuell sollte auch darüber nachgedacht werden, die Umsetzung im Rahmen eines Stufenmodells weiter voranzutreiben. Dafür muss es aber ein Konzept im zuständigen Fachbereich 1 geben. AM Herr Rieckmann fragt, ob es in diesem Zusammenhang eine Investitionsrechnung gibt, die als Gegenrechnung auch die Kosten für die bisherige Flächenmiete, den Transport der eingelagerten Güter, deren Umlagerung, den zusätzlichen Personalaufwand usw. gäbe und die dann den Kosten des „Wissensspeichers“ gegenüber gestellt werden sollte. Die Summe der Einsparungen könnte hier schon die Investition rechtfertigen. Der Ausschussvorsitzende erfragt die Finanzierungskosten für die Lagerstätten der Stadtbibliothek. Herr Hatscher erklärt, dass dafür jährlich 70.000 Euro anfallen. AM Herr Junghans regt an, auch den Flächenbedarf der Archäologie in die Überlegungen mit einzubeziehen. Herr Prof. Dr. Gläser antwortet, dass wegen der Arbeitsabläufe die Lagerflächen in der Nähe des Arbeitsortes notwendig sind und sich daher ein zentraler Speicher nicht für die dortigen Zwecke eignen würde.
