Archiv, Bibliothek und Museen haben wegen zunehmender Platznot und akuter Schimmelproblematik gemeinsam das Projekt „Wissens-Speicher“ initiiert. Dieses Projekt wurde der Bürgerschaft am 25.06.2009 in einem Bericht erstmals vorgestellt.[1] Ziel der zwischenzeitlich umsetzungsreifen Planung ist es, Teile des vorhandenen und neu zuwachsenden Archiv-, Bibliotheks- und Museumsguts der Hansestadt möglichst effizient und wirtschaftlich an einem Ort unterzubringen, und damit die Anmietung externer Flächen zu vermeiden, unkontrollierten Aktenvernichtungen zu begegnen und die gesetzlichen Fristen zu wahren sowie historisch bedeutsames Schrift- und Kulturgut dauerhaft zu sichern.
Der Wissens-Speicher stellt mit Ausnahme der Priwallflächen keine Verlagerung der bisher genutzten Gebäude der drei Institutionen dar, sondern eine Magazinerweiterung an einem neuen Standort. Die Verwaltung hat das Planungsgrundstück Am Herrendamm vorgeschlagen. Die aktualisierten und für die Finanzplanung 2015-2018 angemeldeten Baukosten belaufen sich auf 10,36 Million Euro. Der Bereich „Haushalt und Steuerung“ hat die investiv angemeldeten Kosten zuletzt mit dem Hinweis „Verlagerung der Maßnahme aus finanzwirtschaftlichen Gründen auf `später`“ im Haushaltsentwurf verschoben, da die Finanzierung im Rahmen des gedeckelten Investitionsprogramms der Hansestadt nicht gesichert sei. Die Notwendigkeit einer Lösung der Archiv- und Depotproblematik wird jährlich größer.
Raumreserven:
Archiv: Raumreserven bestehen nur noch in der Außenstelle Haus Trave (VZM Keller); dort reichen die Regalflächen noch für den jährlichen Zuwachs an Archivgut für ca. 5-6 Jahre, jedoch nur unter der Voraussetzung, dass die berichtete Schimmelproblematik im Hauptmagazin des AHL sich nicht noch weiter ausbreitet (falls dieser Fall doch eintritt entsteht ein Verlagerungszwang in das Außenmagazin Haus Trave und schnellerer Schwund der Aufnahmekapazität). Die prognostizierte Raumreserve wird außerdem dann schneller aufgebraucht sein, wenn es im Zuge der Einführung elektronischer Verwaltungsverfahren zu einer vermehrten Abgabe von Papierakten an das Archiv kommt (Archivierungspflicht für geschätzt ca. 1-2 Archivregalkilometer).[2]
Bibliothek: Aufgrund des zunehmend sich verschlechternden Bauzustands des Außenmagazins der Stadtbibliothek in Teilen des ehemaligen Priwall-Krankenhauses wird geschätzt, dass innerhalb der nächsten fünf Jahre größere Schäden eintreten werden, die zu einer Verlagerung der dort vorhandenen Bestände (640.000 Medien ab dem 15. Jahrhundert) zwingen. Spätestens ab 2019 ist nach Einschätzung der Stadtbibliothek ein Wissens-Speicher erforderlich.
Museen: Die Lübecker Museen verfügen über zahllose Sammlungsstücke, die in Nebengebäuden, Kellern und auf unisolierten Dachböden gelagert werden. Diese Räumlichkeiten sind aktuell an ihre Kapazitätsgrenze gelangt. Die Bewirtschaftung ist außerordentlich personlal- und sachkostenaufwendig.
Der Bürgermeister hat am 29.5.2013 einen umfassenden Projektauftrag initiiert, um bereichsübergreifend Lösungsansätze für eine nachhaltig sachgerechte und kostensparende Depotsituation und Schriftgutverwaltung zu entwickeln. Dabei sollen die genannten Archivierungs- und Depotprobleme (Wissens-Speicher) sowie die mögliche Einführung eines Dokumenten-Management-System (DMS) in der Verwaltung als Unterprojekte geführt werden.
Der Projektauftrag umfasst folgende Problemfelder:
- Lösungsansätze für die Lagerung von Altakten der Verwaltung HL
- Lösungsansätze für die Beseitigung des Schimmelbefalls bei Verwaltungsakten und Archivakten
- Depotlösung für Archiv, Bibliothek und Museen
- [Einführung DMS: Rückwirkungen auf diesen Projektauftrag]
Dazu sind umfassende Klärungen denkbarer Lösungsansätze nötig:
- Akteneinlagerung durch Dienstleister?
- Lagerung der Altakten in einem stadteigenen Zentrallager (Zwischenarchiv)?
- Digitalisierung/Scannen von Verwaltungsakten statt Papieraufbewahrung
- Anmietung von Aktenlagerräumen für die einzelnen Bereiche?
- Schimmelbefall: Lösungsansätze
- Gemeinsame Depotlösung für Archiv, Bibliothek und Museen (Wissens-Speicher)
- Einführung DMS: Rückwirkungen auf o.g. Lösungsansätze?
Aktuell ist die entsprechende Vorbereitung und schriftliche Formulierung dieses Projektauftrages in Bearbeitung der Bürgermeisterkanzlei
Annette Borns
Senatorin
23.09.2014
