Vorlage - VO/2019/07963  

Ergänzende Informationen zur Haushaltsanmeldung 2020

Die Hansestadt Lübeck beabsichtigt in Kooperation mit Kiel, Flensburg und Neumünster die Beschaffung der Prozessmanagementsoftware PICTURE sowie eine Mitgliedschaft im kommunalen Prozessmanagement-Netzwerk PICTURE improve für eine Laufzeit von zunächst 48 Monaten einzugehen.

Die beabsichtigte Nutzung basiert auf einem Modell interkommunaler Zusammenarbeit im Prozessmanagement, welches die Fa. PICTURE bereits deutschlandweit mit mehr als 50 Kommunen realisiert hat. (www.prozessnetzwerk.de).

Die PICTURE-Methode ist ein speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelter Prozessmodellierungsansatz. Im Fokus steht insbesondere die Steigerung von Qualität und Effizienz der Aufgabenerledigung, übergreifende/integrative Verwaltungsleistungen mit geringen Organisations- und Medienbrüchen, flache Hierarchien mit kurzen Informationswegen und die Wahrnehmung ausschließlich notwendiger Tätigkeiten. Dies ist eine wichtige Grundlage für die Digitalisierung und Optimierung der Verwaltungsabläufe sowie das Wissensmanagement.

Die Optimierung eines wesentlichen Teils der ca. 3.000 Prozesse einer kreisfreien Stadt wie die Hansestadt Lübeck bzw. die Digitalisierung der 575 Leistungen des OZG wird zukünftig vordringlich sein, um die anstehenden Herausforderungen (demographischer Wandel, Fachkräftemangel, Digitalisierung, etc.)  zu bewältigen.

Prozessmanagement sollte zukünftig Daueraufgabe aller Führungsebenen werden, hierzu ist ein möglichst einfaches Werkzeug zur Verfügung zu stellen. Ermöglicht werden sollte eine standardisierte Darstellung der eigenen Prozesse bzw. Teilprozesse. Ferner eine umfassende, detaillierte Prozessdarstellung über mehrere Verantwortungsbereiche hinweg, sowie umfangreiche Auswerte- und Analysemöglichkeiten. Wünschenswert ist eine kooperative Bearbeitung relevanter Prozesse zur Reduzierung des Aufwandes für den Einzelnen.

Auf Initiative des Städteverbandes S-H wurde eine mögliche Kooperation der kreisfreien Städte unter Verwendung der Software der Fa. PICTURE initiiert, welche die Nutzungsmöglichkeit sowohl der niederschwelligen Variante (PICTURE classic) bzw. der „Profi-Variante“ (PICTURE BPMN) beinhaltet. Darüber hinaus besteht die  Möglichkeit der zielgerichteten (freiwilligen) Zusammenarbeit mit Kiel, Flensburg und Neumünster.

Die Fa. PICTURE besitzt bereits jetzt einen hohen Durchdringungsgrad im kommunalen Bereich und damit die Chance auf Nutzung einer umfangreichen Prozessbibliothek relevanter kommunaler Prozesse. Nutzer bestätigen die einfache, intuitive Bedienung sowie die umfangreichen Möglichkeiten einer Prozessanalyse und –auswertung sowie Priorisierung der Aufgabenpakete nach definierten Merkmalen.

Die Software unterstützt die Notation in BPMN 2.0 und Plausibilitätsprüfungen. Sie wird als Software as a Service (SaaS) angeboten, so dass HL-seitige keine zusätzlichen IT-Kapazitäten gebunden würden. Die KGSt wird zukünftig den eigenen Standard FAMOS (Software: ADONIS) aufgeben und ebenfalls mit der Fa. PICTURE hinsichtlich ihrer Prozessbibliothek zusammenarbeiten

Entsprechende Mittel zur Beschaffung sind im Entwurf des Haushaltes 2020 geplant, darin enthalten Lizenzen, Projektbegleitung, Schulung und interne Fortbildung i.H.v. 104T€.

Strategie und Innovation mit dem CDO und der strategischen Prozessentwicklerin, die Informationstechnik sowie die Datenschutzbeauftragte begleiten das Verfahren in enger Abstimmung.