1) Internetauftritt der HL
Das Modul „Bürgerservice“ soll im neuen Layout spätestens zum Sommer 2018 umgesetzt werden. Hier werden künftig die Dienstleistungen der Hansestadt Lübeck servicefreundlich mit wenigen Klicks und barrierefrei abrufbar sein. Die Seiten sind im Responsive Design erstellt, so dass eine optimale Darstellung der Inhalte auch für mobile Endgeräte gewährleistet ist.
Im Rahmen eines fachbereichsübergreifenden Workshops wurde als Leitziel formuliert, dass künftig Bürgerinnen und Bürger im Mittelpunkt stehen sollen, also die Personen, die das Lübeck:Fenster nutzen. Das bedeutet:
a) die Inhalte werden nach Themen und nicht nach Verwaltungsstrukturen gegliedert
b) häufig gefragte Themen werden bevorzugt, unabhängig von der Größe des Bereichs.
Entsprechend werden derzeit, um eine termingerechte Umsetzung zu erreichen, die Inhalte und Strukturen unter www.buergerservice.luebeck.de überarbeitet.
2) Masterplan E-Government
Das Onlinezugangsgesetz vom 14. August 2017 verpflichtet Bund und Länder u.a., ihre Verwaltungsportale zu einem Portalverbund zu verknüpfen. Mit einem einmalig eingerichteten Konto können Nutzerinnen und Nutzer zukünftig bundesweit alle digitalen Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen.
In Schleswig-Holstein bestehen Planungen, die Organisationen, die im kommunalen Umfeld die Themen E-Government und IT verantworten, in einer Einheit zusammenzuführen, die auch die schleswig-holsteinische Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes voranbringt.
Die Hansestadt Lübeck wird sich an den daraus resultierenden Anforderungen orientieren.
3) Quick-Wins
a) Online-Bewerbungen
Die Pilotierungsphase wurde zum Jahresende 2017 abgeschlossen und ausgewertet. Seit Januar 2018 erfolgen alle externen und internen Stellenbesetzungsverfahren der Hansestadt Lübeck über das Online-Bewerber-Portal Interamt, das auch über eine elektronische Bewerberverwaltung verfügt. Um die Vorteile des elektronischen Verfahrens vollumfänglich nutzen zu können, wird zur Zeit gemeinsam mit dem Bereich IT die Technikausstattung zur Durchführung papierloser Stellenbesetzungsverfahren verbessert durch die Nutzung von mobilen Endgeräten (Tablets und Notebooks) und die Einrichtung von WLAN. Die Arbeitsroutinen sind noch weiter zu entwickeln und zu festigen. Alle aktuellen Stellenausschreibungen werden auch unter www.stellenanzeigen.luebeck.de veröffentlicht.
Insgesamt leistet die elektronische Bewerberverwaltung einen wichtigen Beitrag dazu, die massiv steigenden Fallzahlen bewältigen zu können.
b) Papierlose Gremienarbeit
Die papierlose Gremienarbeit in der Bürgerschaft und den Ausschüssen der Hansestadt Lübeck, unterstützt durch das Bürger- und Ratsinformationssystem ALLRIS, ist seit Januar 2018 realisiert.
c) Online-Beschwerdeverfahren
Das Kontakt-Formular unter www.luebeck.de wird im Rahmen des Relaunchs der Seiten des Bürgerservices modifiziert. Ziel ist es, dass Bürgerinnen und Bürger Anfragen, Beschwerden u.ä. online über ein zentrales Formular an die Stadtverwaltung senden können. Im weiteren Verfahren soll der Prozessablauf durch Einsatz digitaler Module optimiert werden.
d) Digitale Veröffentlichungen der amtlichen Bekanntmachungen
Alle örtlichen Bekanntmachungen und Verkündungen der Hansestadt Lübeck werden seit dem 1. Januar 2018 im Internet veröffentlicht. Zugänglich sind diese Informationen über das Portal www.bekanntmachungen.luebeck.de.
Unter dieser Adresse sind außerdem aktuelle Informationen zum Ortsrecht, zu öffentlichen Ausschreibungen, Stellenausschreibungen, Bebauungsplänen u.a. abrufbar.
Hinweise zu den aktuellen örtlichen Bekanntmachungen werden in den Lübecker Nachrichten veröffentlicht. Darüber hinaus können die örtlichen Bekanntmachungen in Papierform eingesehen werden in der Stadtbibliothek und den Stadtteilbibliotheken sowie im Verwaltungszentrum Mühlentor.
e) Baustelleninfo online
Aufgrund der starken Nachfrage wurde der bestehende Online-Service modifiziert. Unter www.baustelleninfo.luebeck.de wird über alle aktuellen Baustellen im Straßennetz des Lübecker Stadtgebietes tagesaktuell informiert. Auch diese Seiten sind im Responsive Design (s. Punkt 1) erstellt.
f) Dachmarke LÜBECK:überMORGEN
In Zusammenarbeit mit dem Bereich Stadtplanung und Bauordnung hat das Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit das neue Portal LÜBECK:überMORGEN konzipiert. Wie kann dem Wunsch nach urbanem Leben mit einer hohen Aufenthaltsqualität und einer hohen Mobilität bei gleichzeitigem Erhalt der Natur verbunden mit dem Gedanken der Nachhaltigkeit entsprochen werden? Antworten auf diese Fragen sollen in den nächsten Jahren unterschiedliche Planungsverfahren der Hansestadt Lübeck liefern, an denen sich Bürgerinnen und Bürger aktiv beteiligen können, um Ziele und Projekte für ein Zukunftsbild im Dialog gemeinsam zu definieren. Unter www.uebermorgen.luebeck.de veröffentlicht die Hansestadt Lübeck ab sofort alle Informationen zu den einzelnen Projekten sowie Termine. Außerdem werden die verschiedenen Beteiligungsphasen durch Online-Module ergänzt, so dass Bürgerinnen und Bürger sich einfach und schnell an der jeweiligen Diskussion beteiligen können.
4) Wissensdatenbank und Qualitätsmanagement für Onlinedienstleistungen (Internetredaktion) und Telefonauskunft
Mit dem bundesweiten Projekt 115, einheitliche Behördenrufnummer, werden Auskünfte über Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung gebündelt und standardisiert. Als Basis für diese Auskünfte dient die Wissensdatenbank Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein (nachfolgend ZuFiSH), die von der Staatskanzlei Schleswig-Holstein betrieben wird. Hier werden alle Informationen zu einer Dienstleistung, wie beispielsweise Kontaktpersonen und Servicestellen, aber auch notwendige Dokumente, Voraussetzungen und Formulare hinterlegt.
Die Bürgerschaft der Hansestadt Lübeck hat beschlossen, dass der Hamburg Service die telefonische Auskunft sowohl für 115 als auch für die Telefonzentrale der Stadt unter der Rufnummer (0451) 122-0 übernimmt. Ziel ist es, die Anrufenden bereits beim ersten Anruf mit umfassenden Informationen zur gewünschten Dienstleistung zu versorgen, um die Stadtverwaltung insgesamt zu entlasten. Basis ist dabei immer der ZuFiSH. Gleichzeitig werden die Inhalte des ZuFiSH auch unter luebeck.de veröffentlicht, so dass im Rahmen des Online-Bürgerservice die Informationen optimiert werden.
Die Hansestadt Lübeck organisiert die Pflege der Daten im ZuFiSH selbst. Die hierfür benötigten Stellen der Internetredaktion konnten mittlerweile besetzt werden. Aktuell erfolgen der Aufbau des ZuFiSH sowie die inhaltliche Datenpflege.
Voraussichtlich im Mai 2018 wird die Hansestadt Lübeck aktiv an 115 teilnehmen. Im Rahmen dieser Umstellung werden dann auch alle telefonischen Anfragen über die (0451) 122-0 durch den HamburgService bearbeitet.
5) Geodaten
Lübeck ist dem Verwaltungsabkommen über die gemeinsame Geodateninfrastruktur und den Betrieb eines Geoportals in der Metropolregion Hamburg zum 01.01.2018 beigetreten.
Die 2017 ausgeschriebene Stelle konnte erst 01.02.2018 besetzt werden. Nach einer Einarbeitungsphase kann die Projektleitung Geodaten teilweise von bereichsbezogenen Verwaltungstätigkeiten freigestellt werden. Aktuell läuft eine Datenerhebung in den Fachbereichen, städtischen Eigenbetrieben und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen. Die dezentralen Bedarfe und Zielsetzungen sollen in einem gesamtstädtischen Konzept gebündelt werden.
Mitte Dezember 2017 wurde die neue Version des internen Geoportals der Hansestadt Lübeck fertiggestellt. Es enthält neben einigen grafischen Anpassungen, eine Reihe von inhaltlichen Änderungen: u.a. B-Pläne und der Flächennutzungsplan, Umwelt-Daten, historische Karten.
Die rechtskräftigen Bebauungspläne der HL werden sowohl im Lübeck:Fenster unter http://bekanntmachungen.luebeck.de als auch im Geoportal der Metropolregion http://geoportal.metropolregion.hamburg.de online zur Verfügung gestellt.
6) Personalentwicklung
Die Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Zuge des Digitalisierungsprozesses muss sowohl allgemeine Schulungsaspekte berücksichtigen als auch spezielle Softwarekenntnisse. An einer entsprechenden Qualifizierungsplanung wird bereits gearbeitet. Derzeit stehen Themen im Fokus, mit denen die Verwaltung auf verschiedene Anforderungen der digitalen Umstellung vorbereitet werden kann. Die Themen Personalentwicklung und Organisationsentwicklung gelten als wichtige Bausteine, um die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten. Das aktuelle Fortbildungsprogramm enthält bereits vermehrt Angebote zu den Themen Prozessoptimierung und E-Government, Führungskultur im digitalen Wandel und Projektarbeit, die zukünftig verstärkt angeboten werden sollen.
7) Weitere Entwicklungen
a) E-Rechnung
Für auf elektronischem Weg eingehende Rechnungen muss bis voraussichtlich November 2019 ein Verfahren umgesetzt sein, das den Eingang und die digitale Weiterverarbeitung sicherstellt. Hierzu ist bereits eine Projektskizze mit dem hierfür erforderlichen Ressourceneinsatz entworfen worden, die sich in der Endabstimmung befindet.
b) E-Vergabe
Die Vergabestellen bereiten sich vor, im Oktober 2018 eine elektronische Vergabe sicherzustellen. Eine umfassende organisatorische Lösung ist mittelfristig geplant.
c) E-Payment
Nachdem das Ausschreibungsverfahren für Kassenautomaten und EC-Karten-Terminals im Mai 2018 abgeschlossen sein wird, ist eine E-Payment-Funktion für das Lübeck:Fenster vorzubereiten.
