Vorlage - VO/2017/05473  

Regelmäßige Aufforderung der Kommunalaufsicht im Rahmen der Haushaltsgenehmigung.

Nach der Umstellung auf das deutlich ausführlichere doppische Rechnungswesen sind bei den Kommunen grundsätzlich erhebliche Verspätungen hinsichtlich der Vorlage von Jahresabschlüssen entstanden. Daraus resultierte unter anderem, dass dem Innenministerium als Kommunalaufsichtsbehörde zeitweise keine aktuellen Informationen zur wirtschaftlichen Lage aller Kommunen bekannt waren. Seit 2014 drängt das Ministerium bei den betroffenen Kommunen auf die möglichst kurzfristige Vorlage der überfälligen Jahresabschlüsse und betont nun regelmäßig die Möglichkeit, dass die Haushaltsgenehmigungsverfahren ansonsten ausgesetzt werden könnten.

Wenn der Jahresabschluss 2016 der Hansestadt Lübeck nicht mit dem Antrag auf Genehmigung der Haushaltssatzung für das Jahr 2018 vorliegt, kann somit die Bearbeitung des Antrags bis zur Vorlage des Jahresabschlusses 2016 zurück gestellt werden.

Zudem wurde der Hansestadt Lübeck mit der Genehmigung der Haushaltssatzung 2014 von der Kommunalaufsichtsbehörde vorgegeben, dass regelmäßig die Bürgerschaft über die voraussichtlichen Vorlagetermine in Kenntnis gesetzt werden soll.

Die in nachfolgender Tabelle genannten Daten sind erreichte und geplante bzw. prognostizierte Endtermine für die von der Hansestadt Lübeck vorzulegenden Jahresabschlüsse, so wie sie nach interner Einschätzung realistisch umgesetzt werden können:

Hierbei sind folgende Sachverhalte zu berücksichtigen:

• Die Bemerkung zur vorfristigen Vorlage von Jahresabschlüssen bezieht sich auf den Zeitplan, der Ende 2014 erstellt (VO/2014/01945) und der Kommunalaufsicht übermittelt wurde. Fristerweiterungen sind seitdem auch zwischenzeitlich nicht eingetreten.
• Der Jahresabschluss 2016 hätte rechtmäßig am 31.3.2017 aufgestellt und nach § 44 Abs. 4 GemHVO-Doppik bis zum 1.5.2017 der Kommunalaufsichtsbehörde in ungeprüfter Form vorgelegt werden müssen.
• Seit 2016 werden 2 Jahresabschlüsse der Hansestadt Lübeck pro Jahr erstellt.
• Zudem erstellt die Verwaltung der Hansestadt Lübeck auch die Jahresabschlüsse der von ihr betreuten neun Stiftungen. Soweit die Einhaltung stiftungsrechtlicher oder steuerrechtlicher Regelungen wie z.B. die Anerkennung der Gemeinnützigkeit nicht gefährdet sind, wurden diese Jahresabschlüsse bisher zeitlich nachrangig bearbeitet. Das Finanzamt erwartet inzwischen aber auch zu einzelnen Stiftungen eine höhere Priorität und hat Unterlagen zu bestimmten Stiftungen abgefordert.
  
  Zudem machte die Kommunalaufsichtsbehörde mit der Genehmigung des städtischen Haushalts 2017 deutlich, dass die Vorlage aller ausstehenden Stiftungsabschlüsse bis Ende des Jahres 2017 zur kommunalrechtlichen Beurteilung erwartet wird, auch wenn die Genehmigung der Stiftungshaushalte nicht erforderlich ist.
• Da selbst für die kleinste Stiftung mit einer Bilanzsumme von nur ca. 243 T€ mit liquiden Mitteln von 215 T€ und Umsätzen von nur 3.655,88 Euro keine größenabhängigen Befreiungen hinsichtlich der Pflichtangaben nach doppischen Kriterien vorgesehen sind, erfordern diese Abschlüsse ebenfalls eine sorgfältige und damit zeitintensive Herangehensweise. Zudem sind zahlreiche Beziehungen zwischen den Stiftungen und der Verwaltung zu betrachten, so dass oftmals der Jahresabschluss der Hansestadt als Voraussetzung für die Abbildung der Kontokorrentbeziehungen erforderlich ist.
  
  Die Vorlage der Jahresabschlüsse der Stiftungen wird derzeit wie folgt prognostiziert:

• Sollten größenabhängige Befreiungen z.B. in der Form möglich sein, dass lediglich die Bilanz und die Ergebnisrechnung und ggf. Kontennachweise für die Jahre 2012 bis 2016 vorgelegt werden müssen, wie es das Finanzamt erwartet, könnten vorzeitige Fertigstellungen gewährleistet werden. Dadurch, dass in der Abteilung 1.201.2 – Bilanzen dieselben Personen mit der Jahresabschlusserstellung und parallel der Beantwortung von Fragen des  Rechnungsprüfungsamtes zu Abschlüssen der Jahre 2010 bis 2012 befasst sind ist eine weitere Beschleunigung derzeit nicht möglich.

• Die Verkürzung der Bearbeitungszeiten insbesondere für die Hansestadt Lübeck resultiert aus einer zunehmenden Routine bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen in allen Bereichen der Verwaltung sowie stetig weniger umzusetzende Korrekturen an der Eröffnungsbilanz zum 1.1.2010. Aber auch weiterhin werden Korrekturen an der Eröffnungsbilanz erforderlich werden. Im Rahmen der laufenden ersten Folgeinventur nach der Erstellung der Eröffnungsbilanz stehen noch Ergebnisse aus. Schon allein hieraus sind Korrekturerfordernisse zu erwarten.
• Spätestens alle drei Jahre ist eine Folgeinventur mit körperlicher Bestandsaufnahme durchzuführen. Es ist zu erwarten, dass umfangreich und arbeitsintensiv Änderungen aufgrund der Inventurerkenntnisse bei den wertintensiven Anlagen dann umgesetzt werden müssen. Das hierfür erforderliche Arbeitsvolumen ist derzeit noch nicht vollständig absehbar, wird aber in der Abteilung zumindest bis Mitte 2019 und trotz der Beendigung von 4 befristeten Arbeitsverhältnissen in der Anlagenbuchhaltung leistbar sein müssen.
• Bei Umsetzung des dargestellten Zeitplans würde die HL erstmals mit dem Jahresabschluss 2019 die Regelungen nach § 95 m Abs. 2 GO einhalten können, die eine Jahresabschlussaufstellung bis zum 31.3. des Folgejahres vorsieht.
• Zudem wird die Hansestadt Lübeck für das Haushaltsjahr 2019 gemäß § 95 o GO ihren ersten kommunalen Gesamtabschluss („Konzernbilanz“) zu erstellen haben. Die Aufstellung dieses ersten Gesamtabschlusses wird mit seinem notwendigen erheblichen zeitlichen Vorlauf für die Konsolidierungsschritte eine enorme Kraftanstrengung für die Hansestadt Lübeck (Konzernmutter) und die konsolidierungspflichtigen Konzern-Töchter werden, was Erfahrungen von anderen großen Kommunen und Konzernen zeigen. Daher sei bereits hier darauf hingewiesen, dass mit den Arbeiten zur Erstellung des Gesamtabschlusses eine Gefährdung der o. g. Termine für den Jahresabschluss 2019 für die Kernverwaltung einhergehen kann. Vorbereitende Abstimmungen innerhalb der Konzernbuchhaltungen laufen allerdings bereits. Entsprechende ablauforganisatorische Veränderungen innerhalb der Abteilung sind derzeit in der Planung, müssen aber mit dem derzeit vorgegebenen Personalabbau ab Mitte 2020 versucht werden, in Einklang zu bringen. Zur Vorbereitung der Erstellung des ersten kommunalen Gesamtabschlusses („Konzernabschluss“) sind zunehmend Abstimmungen mit den Unternehmen des Konzernkreises erforderlich. Nicht immer können bisher bereits einheitliche Betrachtungsweisen gefunden werden. Eine abschließende Aufklärung erfolgt bisher soweit diese wirtschaftlich als vertretbar erachtet wird.
• Darüber hinaus werden vom Rechnungsprüfungsamt weitere Korrekturbedürfnisse im Allgemeinen dargestellt. Über diese bestehen teilweise fachliche Unstimmigkeiten zwischen den Fachleuten des RPA und denen der betroffenen Bereiche. Bisher werden Korrekturen an der Eröffnungsbilanz nur dann umgesetzt, wenn von den Fachleuten aus den Bereichen (i.d.R. ebenfalls z.B. Bauingenieure) buchhalterisch relevante Fehlbewertungen bestätigt werden. Falls eine umfangreiche Neubewertung des Anlagevermögens entgegen der bisherigen Erwartung trotzdem erforderlich wird, würde der Zeitplan ab sofort um mindestens ein Jahr, eher zwei Jahre verzögert umgesetzt werden können.
• In der Hansestadt Lübeck werden die Budgets dezentral verantwortet. Nichtsdesto-
  trotz sind die daraus resultierenden verwaltungsinternen Bearbeitungszeiten noch immer nicht geeignet, Jahresabschlüsse unter Einhaltung aller hierfür erforderlicher Arbeitsschritte fristgerecht aufzustellen. Falls ein Bereich im Ausnahmefall nicht rechtzeitig liefert, wird daher inzwischen nach Aktenlage zentral gebucht. Nur so kann die Vollständigkeit aller buchungsrelevanten Sachverhalte derzeit fristgerecht erreicht werden.
• Eine weitere Verkürzung der Bearbeitungszeiten würde nach diesseitiger Einschätzung zu „inhaltlichen Verlusten“ führen, die den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Jahresabschlusserstellung widersprechen und damit nicht mehr vertretbar wären.