Vorlage - VO/2016/04402  

1. Der Bürgermeister wird beauftragt, die papierlose Bereitstellung von Sitzungsunterlagen für die Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder anhand folgender Eckpunkte umzusetzen:
   1. Die Bürgerschaftsmitglieder beschaffen in Eigenregie und auf eigene Kosten für ihre Gremienarbeit mobile elektronische Endgeräte (z.B. TabletPCŽs bzw. Notebooks). Das schließt die technische Betreuung der Geräte ein. Als Beitrag zur Finanzierung der Anschaffung wird die Aufwandsentschädigung auf 80 % des möglichen Höchstsatzes angepasst.
   2. Die bürgerlichen Ausschussmitglieder nutzen ihre privaten mobilen Endgeräte für ihre Gremienarbeit. Dafür wird ihre Aufwandsentschädigung ebenfalls auf 80 §% des möglichen Höchstsatzes angepasst.
   3. Für Ausschussmitglieder, die über keine mobilen Endgeräte verfügen, erhalten diese von den jeweiligen Fraktionsgeschäftsstellen, die hierfür je nach Bedarf eine entsprechende Anzahl von mobilen Endgeräten vorhalten. Die Anschaffung dieser Geräte erfolgt über die Fraktionszuwendungen.
   4. Für alle Sitzungsorte werden sukzessive WLAN-Zugänge eingerichtet bzw. mobile Accesspoints zur Verfügung gestellt.
   5. Für die Umsetzung der Bereitstellung von digitalen Sitzungsunterlagen wird das 3. Quartal 2017 angestrebt. Ab diesem Zeitpunkt wird grundsätzlich der Papierversand von Sitzungsunterlagen eingestellt.
   6. Die haushaltsmäßige Ordnung ist herzustellen.

2. Die Geschäftsordnung für die Bürgerschaft wird wie folgt geändert:

a)

§ 6 Abs.4 Satz 1 lautet nun:

Die Einberufung erfolgt grundsätzlich durch schriftliche Ladung (auch per email) der Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

b)

§ 6 Abs.6 GeschO lautet nun:

Die von der Verwaltung für die einzelnen Tagesordnungspunkte vorbereiteten Beratungsunterlagen sind in Allris einsehbar.

c)

§ 6 Abs.7 Satz 2 lautet nun:

Die Ladung erfolgt per email, in Ausnahmefällen durch Postversand oder durch Boten.

Es wird ein zusätzlicher Satz nach Satz 2 eingefügt:

Die Bürgerschaftsmitglieder teilen der Stadtpräsidentin hierzu ihre emailadresse und jede Änderung unverzüglich mit.

d)

§ 37 Abs.4 lautet nun:

Die ordentlichen und die stellvertretenden Ausschussmitglieder erhalten den Zugang zu den Sitzungsunterlagen ihres Ausschusses in Allris. Er wird erforderlichenfalls durch ihre Fraktionsbüros sichergestellt.

3. Der Bürgermeister wird beauftragt, der Bürgerschaft einen Entwurf einer Änderungssatzung zu § 15 der Hauptsatzung entgegen zu bringen.

Einleitung

Die Bürgerschaft hat in der Sitzung vom 26.03.2015 zu Tagesordnungspunkt 5.9 mit der VO/2015/02498 den nachstehend aufgeführten Antrag einstimmig in ergänzter Fassung angenommen.

Beschluss:

Das Büro der Bürgerschaft stellt zum Ablauf der Wahlperiode der Bürgerschaft die Herstellung von Papierexemplaren für die Bürgerschafts- und Ausschussarbeit ein.

Für alle Tagungsstätten von Bürgerschaft und Ausschüssen ab dem 01.01.2016 sind W-Lan- Zugänge zur Benutzung für das Ehrenamt einzurichten und mobile Endgeräte zur Verfügung zu stellen.

Das Büro der Bürgerschaft legt bis spätestens zur Juni-Sitzung der Bürgerschaft im Jahr 2016 ein Konzept vor, wie die Fraktionen und fraktionslose Mitglieder bei der erfolgenden Umstellung unterstützt werden können

.

Konsolidierungseffekte sind in den Konsolidierungsvertrag aufzunehmen.

Am 30.06.2016 wurde der Bürgerschaft ein Zwischenbericht entgegen gebracht unter TOP 8.9 – VO/2016/03905, welcher mit der Ergänzung, dass die Politik an der Vorlage zu beteiligen sei, zur Kenntnis genommen wurde.

1. Ausgangssituation / Anlass

Die Gremien der Bürgerschaft arbeiten bisher in Papierform. Seit 2013 ist das Ratsinformationssystem, kurz: Allris, eingeführt und ermöglicht die papierlose Arbeit in den Gremien. Den Bürgerschafts- und Ausschussmitgliedern wird der jeweilige Zugang zu Allris durch das Büro der Bürgerschaft ermöglicht, sodass jede/r mit ihrem/seinem privaten Tablet bzw. Notebook papierlos in der Bürgerschaft bzw. im Ausschuss arbeiten kann. Da die Voraussetzungen für eine durchgehend papierlose Gremienarbeit noch nicht geschaffen ist und die Geschäftsordnung für die Bürgerschaft bezüglich der papierlosen Gremienarbeit noch nicht angepasst wurde, findet der Versand der Sitzungseinladung nebst Vorlagen ausschließlich in Papierform statt.

2. Ziele

Innerhalb der Bürgerschaft und der Ausschüsse an sich sind Unterschiede in der jeweiligen „Sitzungskultur“ und der Intensität bzw. Vorlagenanzahl festzustellen. Das ist der Tatsache geschuldet, dass die Ausschüsse als Fachausschüsse für die Bürgerschaft fungieren und der Bürgerschaft in der Regel lediglich Empfehlungen aussprechen. In der Bürgerschaft selbst werden dagegen die meisten Entscheidungen getroffen, was naturgemäß dazu führt, dass die Fraktionen Änderungs-, Ergänzungs- und Austauschanträge zu den jeweiligen Vorlagen, mitunter während der laufenden Bürgerschaftssitzung einbringen und schon deshalb wesentlich mehr Anträge etc. eingebracht werden. Ziele des Übergangs zur papierlosen Gremienarbeit sind

      Einspareffekte zu erzielen.

      Steigerung der Effizienz durch eine einheitliche Arbeit der Ausschüsse.

Vor dem Hintergrund der digitalen Strategie ist die papierlose Gremienarbeit durch Allris alternativlos, weil sukzessive alle Verwaltungsprozesse digitalisiert werden Der Zugang für die Bürger zu den Gremien ist durch Allris um ein Vielfaches einfacher, schneller und umfassender möglich, als es zuvor war.

3. Umsetzung der papierlosen Gremienarbeit in der Hansestadt Lübeck (Ergebnis des Arbeitsgespräches mit den Fraktionsvorsitzenden)

Die 49 Bürgerschaftsmitglieder beschaffen sich in Eigenregie Tablets bzw. Notebooks. Sie erhalten eine Allris-Schulung. Für die technische Betreuung sind die Bürgerschaftsmitglieder eigenverantwortlich.

Die Finanzierung der Anschaffung der Tablets der Bürgerschaftsmitglieder wird durch die Anpassung der Aufwandsentschädigung kompensiert. Diese beträgt 80 % des Höchstsatzes. Die Aufwandsentschädigung für Ausschussmitglieder beträgt ebenfalls künftig 80 % des Höchstsatzes.

Die bürgerlichen Ausschussmitglieder können mit ihren privaten Tablets bzw. Notebooks papierlos an den Sitzungen teilnehmen. Auch Ihnen wird eine Allris-Schulung angeboten.

Für die Ausschussmitglieder, die über kein privates Tablet oder Notebook verfügen, hält jedes Fraktionsbüro ein Kontingent von Tablets vor, damit die Ausschussmitglieder der papierlosen Ausschusssitzung folgen können. Die Anschaffung dieser Geräte ist über die Zuwendungen für die Fraktionen sicher gestellt.

Den Bürgerschafts- und bürgerlichen Ausschussmitgliedern werden ab dem Zeitpunkt des Umstiegs keine Unterlagen in Papierform durch die Geschäftsführungen der Ausschüsse zur Verfügung gestellt. Sollten Ausschussmitglieder entgegen des generellen Umstiegs auf eine papierlose Gremienarbeit im Einzelfall weiterhin Ausdrucke der Sitzungsunterlagen wünschen, sind diese über die Fraktionsbüros anzufertigen und aus den dortigen Mitteln (Fraktionszuwendungen) zu finanzieren.

4. WLAN

Im Beschlusstext ist die Ausstattung aller Sitzungsräume mit WLAN sowohl für die Bürgerschaft als auch der Ausschüsse zum 01.01.2016 gefordert. Wie schon im Bericht vom Juni 2016 beschrieben, ist die Umsetzung aus verschiedenen Gründen nicht zeitnah möglich. Es gibt Ausschüsse, welche feste Räume in Gebäuden nutzen, in denen sie regelmäßig tagen. Andere wie beispielsweise der Schul- und Sportausschuss tagen grundsätzlich an verschiedenen Orten, insbesondere in Schulen. Zurzeit arbeiten die Ausschüsse in ca. 50 Räumen, von denen die Mehrzahl über keinen

WLAN-Zugang verfügen. Daher soll die sukzessive Einrichtung von WLAN-Zugängen für die Ausschüsse nach der Dichte der Sitzungen erfolgen.

Für die verschiedenen Ausschüsse muss für den Zeitraum, bis der WLAN Zugang in allen Sitzungsräumen möglich ist, mit mobilen Zugängen (Accesspoints) gearbeitet werden.

Übersicht der Ausschüsse je Fachbereich und vorhandenem WLAN

5. Anpassung der Geschäftsordnung für die Bürgerschaft

Die Regelungen zu Einladungs- und Vorlagenversand in der Geschäftsordnung für die Bürgerschaft müssten entsprechend zeitgerecht angepasst werden.

Im Falle der Zulassung von Stellvertretungen im Sinne von Absatz 4 sind ihren Stellvertreterinnen und Stellvertretern unabhängig vom Vertretungsfall Sitzungsvorlage, Protokolle und sonstige Unterlagen zur Vorbereitung der Sitzungen des Ausschusses , dem sie angehören , zur Verfügung zu stellen. Ebenso haben diese auch unabhängig vom Vertretungsfall Zutritt zu den nichtöffentlichen Sitzungen des Ausschusses, dem sie angehören.

Vorschlag:

a)

§ 6 Abs.4 Satz 1 lautet nun:

Die Einberufung erfolgt grundsätzlich durch schriftliche Ladung (auch per email) der Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

b)

§ 6 Abs.6 GeschO lautet nun:

Die von der Verwaltung für die einzelnen Tagesordnungspunkte vorbereiteten Beratungsunterlagen sind in Allris einsehbar.

c)

§ 6 Abs.7 Satz 2 lautet nun:

Die Ladung erfolgt per email, in Ausnahmefällen durch Postversand oder durch Boten. Die Bürgerschaftsmitglieder teilen der Stadtpräsidentin hierzu ihre emailadresse und jede Änderung unverzüglich mit.

d)

§ 37 Abs.4 lautet nun:

Die ordentlichen und die stellvertretenden Ausschussmitglieder erhalten den Zugang zu den Sitzungsunterlagen ihres Ausschusses in Allris. Er wird erforderlichenfalls durch ihre Fraktionsbüros sichergestellt.

Kostenübersicht jährlich

Einsparungen

a)      Versand Personalkosten 125 Sitzungen/Jahr à 5 Std. 17.500,00 €

(Personal betreut künftig andere Aufgaben)

b)      Kopierkosten durch Druckerei 55.000,00€

c)       Kopierkosten Bereiche in Eigenregie 10.000,00€

d)      Personalkosten Druckerei 4 EG 6 –

   1/6 für Ausschüsse und Bürgerschaft34.500,00€

e)      Personalkosten Boten 1.800,00€

Summe Einsparung118.800,00€

Die Einsparungsbeträge von b – e basieren auf Angaben bzw. Schätzungen des Bereiches 1.102.

Aufwendungen:

Erhöhung der Aufwandsentschädigung BM jährlich

(80 % des Höchstsatzes 269,- auf 311,- €)=25.000,00 €

Erhöhung der Aufwandsentschädigung AM jährlich

(80% des Höchstsatzes 23,00 auf 26,00 €)=23.000,00€

4 FRITZBoxs FB 1-4 (einmalig)= 1.000,00€

4 SIM-Karten à 350,00 € jährlich FB 1-4= 1.400,00€

__________

50.400,00€

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Davon jährlich=49.400,00€

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Saldo Einsparungen – Aufwand:69.400,00 €

Die Einführung der papierlosen Gremienarbeit führt damit zu geschätzten jährlichen Einsparungen von 69.400,00 €.

Im Produkt 111.003 Management politische Gremien sind bei Konto 5421001 Entschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeit im Jahr 2017 24.000,00 € und ab 2018 48.000,00 € zusätzlich zu ordnen.

In der Kostenaufstellung nicht enthalten sind die Kosten für die Einrichtung – sofern noch nicht vorhanden – von WLAN-Zugängen oder mobilen Accesspoints an den Sitzungsorten einschließlich der damit anfallenden Betreuungs- und Wartungskosten. Bei diesen Kosten handelt es sich um sogenannte Sowieso-Kosten, da u.a. in den Schulen geplant ist, WLAN-Zugänge für den Unterricht einzurichten. Gleichwohl sind im weiteren Verfahren die Kosten für die Ausrüstung der Sitzungsorte und die Wartungs- wie Betreuungskosten haushaltsmäßig zu ordnen und im Wege der Budgetbewirtschaftung bereit zu stellen.

Alternativ zur Beschaffung der mobilen Endgeräte durch die Bürgerschaftsmitglieder wäre denkbar gewesen, dass die Verwaltung die Geräte beschafft, wartet und betreut. Das hätte spätestens alle 5 Jahre Beschaffungskosten von rund  30.000 € ausgelöst. Hinzu käme ein jährlicher Mehraufwand für die Betreuung der Geräte (i.d.R. außerhalb der Servicezeiten), da u.a. die Administrationsrechte bei der Stadt liegen würden. Zudem würde die Verwaltung das Betriebssystem vorschreiben. Bei der Eigenbeschaffung sind die Bürgerschaftsmitglieder frei. Unter Effektivitäts- und Effizienzgesichtspunkten ist deshalb die Eigenbeschaffung durch die Bürgerschaftsmitglieder vorzuziehen. Es vereinfacht die Abläufe und reduziert die Betreuung auf ein Minimum. Zu diesem Ergebnis kam auch ein gemeinsames Abstimmungsgespräch zwischen Verwaltung und den Fraktionen.   

Zeitplan

      Änderung der Geschäftsordnung für die Bürgerschaft und Hauptsatzung nach Beschluss

      Schulungen aller Bürgerschaftsmitglieder im Frühjahr 2017.

      Nach Sommer 2017 Start der papierlosen Gremienarbeit