Vorlage - VO/2016/03905  

Beschluss der Bürgerschaft vom 26.03.2015 zu TOP 5.9 (VO/2015/02498) bzgl. der

Einstellung der Herstellung von Papierexemplaren für die Bürgerschafts- und

Ausschussarbeit

Einleitung

Die Bürgerschaft hat in der Sitzung vom 26.03.2015 zu Tagesordnungspunkt 5.9 mit der VO/2015/02498 den nachstehend aufgeführten Antrag einstimmig in ergänzter Fassung angenommen.

Beschluss:

Das Büro der Bürgerschaft stellt zum Ablauf der Wahlperiode der Bürgerschaft die Herstellung von Papierexemplaren für die Bürgerschafts- und Ausschussarbeit ein.

Für alle Tagungsstätten von Bürgerschaft und Ausschüssen ab dem 01.01.2016 sind W-Lan- Zugänge zur Benutzung für das Ehrenamt einzurichten und mobile Endgeräte zur Verfügung zu stellen.

Das Büro der Bürgerschaft legt bis spätestens zur Juni-Sitzung der Bürgerschaft im Jahr 2016 ein Konzept vor, wie die Fraktionen und fraktionslose Mitglieder bei der erfolgenden Umstellung unterstützt werden können

.

Konsolidierungseffekte sind in den Konsolidierungsvertrag aufzunehmen.

Vorbemerkung:

Mit dem vorliegenden Bericht wird das geplante Vorgehen zur Umstellung der Bürgerschafts- und Ausschussarbeit auf „papierlos“ in seinen wesentlichen Aspekten, jedoch in Teilen zunächst skizzenhaft dargestellt. Eine Beschlussvorlage befindet sich in Vorbereitung und wird der Bürgerschaft spätestens zur Haushaltssitzung im November 2016 vorgelegt. Die Beschlussvorlage wird insbesondere detaillierte Informationen zur technischen und praktischen Umsetzung und den finanziellen Auswirkungen der Umstellung enthalten. Im Rahmen des Beteiligungsverfahrens wird die Vorlage allen betroffenen Fachausschüssen entgegen gebracht.

Ausgangssituation / Anlass

Die Gremien der Bürgerschaft arbeiten bisher in Papierform. Seit 2013 ist das Ratsinformationssystem, kurz: Allris, eingeführt und ermöglicht die papierlose Arbeit in den Gremien. Den Bürgerschafts- und Ausschussmitgliedern wird der jeweilige Zugang zu Allris durch das Büro der Bürgerschaft ermöglicht, sodass jede/r mit ihrem/seinem privaten Tablet bzw. Notebook papierlos in der Bürgerschaft bzw. im Ausschuss arbeiten kann. Da die Voraussetzungen für eine durchgehend papierlose Gremienarbeit noch nicht geschaffen und die Geschäftsordnung für die Bürgerschaft bezüglich der papierlosen Gremienarbeit noch nicht angepasst wurde, findet der Versand der Sitzungseinladung nebst Vorlagen ausschließlich  in Papierform statt.

Ziele

Innerhalb der Bürgerschaft und der Ausschüsse an sich sind Unterschiede in der jeweiligen „Sitzungskultur“ und der Intensität bzw. Vorlagenanzahl festzustellen. Das ist der Tatsache geschuldet, dass die Ausschüsse als Fachausschüsse für die Bürgerschaft fungieren und der Bürgerschaft in der Regel lediglich Empfehlungen aussprechen. In der Bürgerschaft selbst werden dagegen die meisten Entscheidungen getroffen, was naturgemäß dazu führt, dass die Fraktionen Änderungs-, Ergänzungs- und Austauschanträge zu den jeweiligen Vorlagen, mitunter während der laufenden Bürgerschaftssitzung einbringen und schon deshalb wesentlich mehr Anträge etc. eingebracht werden. Ziele des Übergangs zur papierlosen Gremienarbeit sind

-          Einspareffekte zu erzielen.

-          Steigerung der Effizienz durch eine einheitliche Arbeit der Ausschüsse.

Der Hintergrund ist, dass Kommunen angehalten sind, sich der zeitgemäßen digitalen Arbeit in den Gremien zu stellen. Der Zugang für die Bürger zu den Gremien ist durch Allris um ein Vielfaches einfacher, schneller und umfassender möglich, als es zuvor war.

Allris in anderen Kommunen

Das Ratsinformationssystem wird flächendeckend von vielen Kommunen in der gesamten Bundesrepublik verwendet. Bei der Recherche mit der Fragestellung, wie andere Kommunen die papierlose Gremienarbeit umsetzen, sticht die Stadt Göttingen hervor, da die Ratsversammlung Göttingen bereits seit einer Wahlperiode papierlos arbeitet und sehr positive Erfahrungen gemacht hat. Alle Ratsmitglieder haben ein Tablet inklusive einer Schulung zur Verfügung gestellt bekommen. Für die Ausschussmitglieder wurden keine Tablets angeschafft, jedoch erhalten die Ausschussmitglieder einen Zugang zu Allris und können, sofern gewünscht, mit ihren privaten Geräten papierlos an der Ausschusssitzung teilnehmen. Im Sitzungsraum der Ratsversammlung ist der Zugang über W-Lan möglich. Die Ausschüsse tagen an unterschiedlichen Orten. Der Zugriff auf Allris ist über mobile Zugänge (Accesspoints) gewährleistet. Die mobilen Zugänge sind sehr kostengünstig. Darüber ist der Zugang für ca. 25-30 Ausschussmitglieder möglich. Von den 47 Ratsmitgliedern in Göttingen arbeiten lediglich 3 Mitglieder weiterhin mit Papier. Die Ratsmitglieder der auslaufenden Wahlperiode haben 5 Jahre lang ohne technische Störungen mit ihren Tablets arbeiten können. Die Stadt Göttingen wird den kommenden Ratsmitgliedern komplett neue Geräte zur Verfügung stellen.

Umsetzung der papierlosen Gremienarbeit in der Hansestadt Lübeck

Alle Bürgerschaftsmitglieder (49) erhalten ein Tablet und eine Allris-Schulung auf Tablets. Dadurch, dass das Rathaus komplett mit W-Lan ausgestattet ist, sind hier keine technischen Schwierigkeiten zu erwarten.

Die bürgerlichen Ausschussmitglieder erhalten keine Tablets, können jedoch mit ihren privaten Tablets bzw. Notebooks papierlos an den Sitzungen teilnehmen. Zurzeit sind ca. 150 Ausschussmitglieder in den Ausschüssen als ordentliche und stellvertretende Mitglieder tätig. Für die verschiedenen Ausschüsse muss für den Zeitraum, bis der W-Lan Zugang in allen Sitzungsräumen möglich ist, mit mobilen Zugängen (Accesspoints) gearbeitet werden. Den Bürgerschafts- und bürgerlichen Ausschussmitgliedern werden ab dem Zeitpunkt des Umstiegs keine Unterlagen in Papierform mehr zur Verfügung gestellt. Sollten Ausschussmitglieder entgegen des generellen Umstiegs auf eine papierlose Gremienarbeit im Einzelfall weiterhin Ausdrucke der Sitzungsunterlagen wünschen, sind diese über die Fraktionsbüros anzufertigen und aus den dortigen Mitteln (Fraktionszuwendungen) zu finanzieren.

W-Lan

Im Beschlusstext ist die Ausstattung aller Sitzungsräume mit W-LAN sowohl für die Bürgerschaft als auch der Ausschüsse zum 01.01.2016 gefordert. Die Umsetzung ist aus verschiedenen Gründen nicht zeitnah möglich. Es gibt Ausschüsse, welche feste Räume in Gebäuden nutzen, in denen sie regelmäßig tagen. Andere wie beispielsweise der Schul- und Sportausschuss tagen grundsätzlich an verschiedenen Orten, insbesondere in Schulen. Zurzeit arbeiten die Ausschüsse in ca. 50 Räumen, von denen die Mehrzahl über keinen

W-Lan-Zugang verfügt. Daher soll die sukzessive Einrichtung von W-Lan-Zugängen für die Ausschüsse nach der Dichte der Sitzungen erfolgen.

Kategorie A sind

- Schildstraße

- Verwaltungszentrum Mühlentor

- Bauverwaltung

Hier ermittelt der Bereich 1.105 Informationstechnik zurzeit die Kosten und erstellt einen Zeitplan.

Kategorie B sind die Sitzungsräume, in denen fest getagt wird, jedoch außerhalb von A.

Kategorie C betrifft die Sitzungsräume, welche, wie beim Schul – und Sportausschuss, sehr

häufig wechseln.

Grundsätzlich lässt sich hierzu anmerken, dass ein erhöhter Personalbedarf für die Umsetzung durch 1.105 zu erwarten ist, da ein ständiger Support für einen reibungslosen Sitzungsverlauf der Ausschüsse gewährleistet werden muss.

Zeitplan

- Anmeldung der Haushaltsmittel für die Ausschreibung der Tablets für den Haushalt 2017

  durch den Bereich 1.105- Informationstechnik.

- Anschaffung der Tablets im 1. HJ 2017 durch den Bereich 1.105- Informationstechnik 

- Schulungen aller Bürgerschaftsmitglieder im Sommer 2017.

- Nach Sommer 2017 Start der papierlosen Gremienarbeit

Finanzielle Schätzung

Zu Beginn fallen als Investitionen für die Anschaffung der Tablets und Schulungen ca.

65.000,00 – 70.000,00 € an.

Im weiteren Verfahren werden die anfallenden Kosten für die Ausrüstung der Sitzungsräume mit W-Lan, die Personalkosten durch einen erhöhten Betreuungsaufwand im Bereich 1.105- Informationstechnik sowie die anfallenden Kosten für die mobilen Zugänge (Accesspoints) ermittelt. Die erforderlichen Mittel wären dann ebenfalls zum Haushalt 2017 zu ordnen.

Eine konkrete Kostengegenüberstellung erfolgt im Rahmen der angekündigten Vorlage.

Anpassung der Geschäftsordnung für die Bürgerschaft

Die Regelungen zu Einladungs- und Vorlagenversand in der Geschäftsordnung für die Bürgerschaft müssten entsprechend zeitgerecht angepasst werden.