Vorlage - VO/2016/03710  

In der Sitzung des Hauptausschusses vom 26.04.2016 wurde im Zusammenhang mit dem Planungsstand Aktenlager / Wissensspeicher um einen Sachstandsbericht zur Digitalisierung gebeten.

Zur Digitalisierung von Altakten wurde durch das Archiv mehrfach im Senat berichtet. Unter der Prämisse, dass eine Digitalisierung von Altakten nur sinnvoll ist, wenn das Papierdokument anschließend vernichtet wird (ersetzendes Scannen), würde allein das Scannen des Bestandes von 15 km Altakten einmalige Kosten zwischen 2,25 und 3,74 Mio. EUR verursachen.

Angesichts dieser Kostenschätzung konzentrieren sich die Aktivitäten der Verwaltung auf die Möglichkeiten für ein Zwischenarchiv, in dem die Altakten der Verwaltung, die noch einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, zentral gelagert werden, bis die gesetzlichen Fristen abgelaufen sind. Dabei konnte die favorisierte Lösung, den vorhandenen Bestand an Altakten zunächst in Papierform im ehemaligen Praktiker-Baumarkt unterzubringen, nicht realisiert werden.

Das Projekt „Wissensspeicher“ ist eine von dem Zwischenarchiv völlig unabhängige Planung. Hierbei geht es um die Unterbringung des Zuwachses an dauerhaft aufzuhebenden Vorgängen, Bibliotheks- und Museumsgut, also um ausgewähltes Kulturgut, nicht um Altakten der Verwaltung.

Die Langzeitarchivierung von zukünftigen und bereits vorhandenen Dokumenten wird als Querschnittsaufgabe der Verwaltung in die Digitale Strategie der Hansestadt Lübeck einfließen. Der hierzu erarbeitete Bericht als Antwort auf den intrafraktionellen Antrag VO/2017/01313 liegt als Entwurf vor und wird in Kürze in das verwaltungsinterne Abstimmungsverfahren gegeben werden.

Im Zusammenhang mit der Einführung der Elektronischen Akte bzw. eines Dokumentenmanagementsystems für zukünftige Vorgänge ist zu klären, ob kurz- oder langfristig tatsächlich auch alle vorhandenen Verwaltungsunterlagen auf Papier in das einzurichtende System übernommen werden sollen. In Betracht gezogen wird aktuell auch eine Stichtagslösung: Nach einen bestimmten Termin werden die Dokumente nur noch digitalisiert erstellt. Bestehende Akten würden lediglich sukzessive bei Bedarf digitalisiert – im Gegensatz zu einer Gesamtdigitalisierung des Altaktenbestandes.