Vorlage - VO/2014/01945  

Fertigstellung Jahresrechnung 2010 sowie Genehmigung der Haushaltssatzung 2014

Der nachstehende Bericht wird gemeinsam durch die Bereiche
1.201.2 – Haushalt und Steuerung/Stabsstelle Bilanzen und
1.210 – Buchhaltung und Finanzen
vorgelegt.

Die Kommunalaufsicht hat im Rahmen der Genehmigung der Haushaltssatzung 2014 zur Kenntnis genommen, dass der Jahresabschluss 2010 voraussichtlich im Frühjahr 2014 vorgelegt werden kann und darüber hinaus die HL gebeten, einen Bericht mit der aktuellen Zeitplanung für die Jahresabschlüsse 2011 und 2012 zu erstellen, diesen der Bürgerschaft vorzulegen sowie halbjährlich zum 01. Juni und 01. Januar eines Jahres zu aktualisieren bis die Hansestadt Lübeck ihren Jahresabschluss fristgerecht vorlegen kann. Der jeweilige Bericht ist der Kommunalaufsicht vorzulegen.

Die Jahresabschlusserstellung für die Hansestadt Lübeck und die der 9 von ihr verwaltungsmäßig betreuten Stiftungen basiert auf den Salden (abgestimmte Konten) der Buchhaltung im Bereich Buchhaltung & Finanzen (1.210) und den sich anschließenden Arbeiten der Bilanz- und Lageberichtserstellung der Stabsstelle Bilanzen (1.201.2). Es schließt sich die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt (1.140) an – dieses erstellt einen Schlussbericht. Die Bürgerschaft beschließt den Jahresabschluss. Die HL hat den Jahresabschluss (JA), den Lagebericht und den Beschluss der Bürgerschaft öffentlich bekannt zu machen.

Vor der Darstellung der aktuellen Zeitplanung im Folgenden die Erläuterung, warum es zu so erheblichen Zeitverzögerungen bei der Aufstellung des ersten doppischen Jahresabschlusses gekommen ist :

Die Verzögerungen bei der Erstellung der doppischen Jahresabschlüsse resultieren aus dem Umfang der Arbeiten, die im Rahmen der Lübecker Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik erforderlich wurden – dies sowohl dezentral in den Bereichen und Fachbereichen als auch zentral in dem Bereich Buchhaltung & Finanzen und der Stabsstelle Bilanzen

1.              Der Systemwechsel von der Kameralistik auf die Doppik führte dazu, dass statt bisher einer Haushaltsstelle mit tausenden, zum großen Teil doppelten, Zahlungspartnern nunmehr ein doppisches Sachkonto, das von den ErfasserInnen zutreffend auszuwählen ist, mit weiteren Angaben für Produkt, Kostenträger und Kostenstelle bei Auswahl von Partnern aus einer Zentralen Stammdatendatei zu erfassen sind.

1a.              Bisherige Vorsysteme mit eigenem Kassenteil z.B. OWIS (Vorläufer von WiNOWiG) sind nunmehr durch Nachfolgelösungen ohne Kassenteil abgelöst worden und müssen deshalb in der Doppik einzeln verwaltet werden.

1b.              Andere Vorsysteme (wie StraRei, KOMFIS für andere Steuerveranlagungen) haben z.T. bis zum Jahreswechsel 2013/2014 ihren Kassenteil für die Einzelpostenverwaltung behalten, müssen aber in der Doppik erfolgs- und bilanzkontengenau parallel abgebildet werden.

1c.              Die mit der GemHVO-Doppik zusätzlich zu einer handelsrechtlichen Buchführung  geforderte Darstellung der Finanzrechnung bedurfte eines großen Arbeitsaufwandes zur Bereitstellung der Konten und Buchungsvorgänge. Insbesondere die aus der Anfangszeit 2010 stammenden Ungereimtheiten mussten und müssen in den weiteren ersten Jahresabschlüssen mit erheblichem Zeitaufwand aufgeklärt und korrigiert werden. Allein die Feststellung des Korrekturaufwands und die Entwicklung der dafür erforderlichen Lösungsmöglichkeiten verursachten in den beteiligten Organisationseinheiten einen erheblichen Zeitaufwand.

1d.              Das nunmehr vorrangige "Buchungsdatum" (Darstellung der Erfolgswirksamkeit im Monat/Jahr) gegenüber dem "HEUTE-Tag" des Geldflusses ist anfangs nicht flächendeckend angewandt worden – daher mussten mit erheblichem Zeit- und Arbeitsaufwand die unzutreffenden Zuordnungen (z.B. von Zahlungseingängen) zurückgenommen und neu verrechnet werden, damit der Ausweis der Bilanzpositionen und die Zuordnung in der Finanzrechnung jahrgangsgenau zutreffend dargestellt wird.

2.              Mit der Umstellung auf die Doppik musste auch eine neue Finanzsoftware installiert und konfiguriert werden, die nunmehr auf Windows basiert und daher ein Umlernen und Umdenken bei allen Beteiligten erforderte - im Gegensatz zur bisherigen kameralen Individualsoftware KOMFIS, die noch auf dem Großrechner (Dataport) aufgesetzt war.

Aufgrund der neu zu erstellenden Algorithmen für die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen ergaben sich Zeitverzüge bei der automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen so dass ein geordneter Mahnablauf erst später organisiert werden konnte.
Diese Probleme mussten vorrangig gelöst werden, so dass Aus­wer­tun­gen für die Erstellung des ersten doppischen Jahresabschlusses nachrangig bearbeitet wurden.

3.              Es wurde darüber hinaus zu Steuerungszwecken eine flächendeckende KLR zusammen mit der Doppik eingeführt. Die Entwicklung und der Aufbau der KLR – (Konzeption und Strukturierung auf Produktebene) war und ist für die Möglichkeit der neuen Steuerung im Rahmen des „Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF)“ erforderlich.

4.              Die mit der Doppik nunmehr zu führenden detaillierten Anlagennachweise (sog. Anlagenbuchhaltung) aller zu aktivierenden Anlagegüter mitsamt ihrer Abschreibung und den ggf. dazugehörenden Zuwendungen waren einzurichten. Ein besonderer Schwerpunkt war dabei die Ermittlung der Anlagepositionen zur Eröffnungsbilanz am 1.1.2010 sowie deren Aufbereitung und Import des Eröffnungsbilanzbestandes. Voraussetzung war dabei, dass zunächst für jede Anlageposition ein Stammsatz mit allen für die künftigen Veränderungen und Buchungen notwendigen Einzelinformationen zu ermitteln und einzugeben war. Für die Anlagebuchhaltung ergab sich insbesondere das Problem, dass diese in den Jahren 2009, 2010 und 2011 aufgrund des sich mit fortschreitender Dauer abzusehenden erhöhten Bearbeitungs- und Informationsbedarfes unterbesetzt war und diese Rückstände nachgeholt werden müssen. Derzeit sind knapp 108.000 Anlagepositionen direkt und weitere ca. 100.000 Festwertgüter in Sammelanlagen in der Anlagebuchhaltung vorhanden. Erschwerend für die Arbeit mit den Anlagegütern war, dass im Laufe der Ermittlung der Anlagedaten weitere neue Erkenntnisse über bisher nicht erfasste Anlagegüter hinzukamen.

              Neben den direkt in der Buchhaltungssoftware verwalteten Wirtschaftsgütern sind auch die Grundstücke (ca. 21.000 Flurstücke) in Zusammenarbeit mit dem Bereich Wirtschaft und Liegenschaften zu ermitteln und den vorgegebenen Bilanzpositionen mit entsprechender Kontierungsdetaillierung (Clusterung) zuzuordnen. Die in einer Nebenaufzeichnung (Inventurliste) geführte Übersicht der Grundstücke ist am Jahresende mit den in der Buchhaltung gebuchten Werten abzustimmen. Derzeit ist die Fachanwendung für die Verwaltung der Grundstücke noch in der Einrichtung – daher ergibt sich der folgende Vorteil derzeit noch nicht. Im Ergebnis wird erwartet, dass dem zeitlichen Aufwand bei der Jahresabschlusserstellung ein reduzierter Aufwand unterjährig gegenübersteht.

5.              Die notwendigen Daten für die Umsatzsteuererklärung und die Erklärung zur Ertragssteuer für die Betriebe gewerblicher Art (BgA) sowie für gemeinnützige Betriebe sind bei der Erfassung erstmals direkt zu ermitteln und bei der Buchungserfassung durch die Bereiche mit einzugeben – diese Informationen wurden parallel zum Vorsystem KOMFIS durch gesonderte Aufzeichnungen festgehalten.

6.              Eine zentrale Stammdatenverwaltung wurde eingeführt und aufgebaut, um sogenannte Dubletten (doppelte Partnersätze) zu vermeiden. Die Zentralisierung der Stammdatenänderungen führt dazu, dass eine ggf. erforderliche Neuanlage bzw. Änderung von Zahlungsempfängern bzw. Zahlungspflichtigen bei der zentralen Stammdatenverwaltung beantragt und durchgeführt werden muss. Auch hier mussten sich die Arbeitsabläufe erst einspielen.
Die Vermeidung der Dublettenerstellung ist weiterhin nicht gelöst, aber die Anzahl der im System nicht vermeidbaren Dubletten ist mit Sicherheit deutlich geringer als ohne Stammdatenverwaltung. Die Reduzierung der Dubletten gegen Null wird nur zu erreichen sein, wenn eine technische Schnittstellenerweiterung der Vorsysteme eine Prüfung gegen den zentralen Datenbestand durchführt. Dies ist derzeit technisch nicht zu realisieren.

7. Das Gutachten zur Personalbemessung und Stellenbewertung der im Rahmen des Prozesses der Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik für die HL tätigen Beratungsgesellschaft konnte erst im Jahr 2012 schrittweise greifen. So ist z.B. für die Anlagenbuchhaltung eine Mitarbeiterkapazität von 3,1 VZÄ im Regelbetrieb dauerhaft erforderlich. Vorhanden war ab der Pilotphase 2009 eine Kraft, die auch andere Aufgaben wahrnahm. So waren Arbeitsrückstände für die Jahre ab 2010 unvermeidbar. Erst ab Herbst 2012 ist die Soll Mitarbeiter-Stärke erreicht worden und es sind weiterhin zusätzliche Kräfte für die Rückstandsabarbeitung in der Anlagenbuchhaltung vorhanden.

8. Darüber hinaus wurde der Bereich Buchhaltung & Finanzen in weiteren Projektarbeiten wie Einführung SEPA, Schnittstellenkoordination und Veranlagung Steuern stark gefordert.

Die aktuelle Planung für die Jahresabschlüsse bis zum Erreichen der gesetzlichen Frist für die Erstellung eines Jahresabschlusses (31.03. des Folgejahres) stellt sich wie folgt dar ‑ Grundlage sind die Planung und Prognose der Abgabetermine „Abgestimmter Konten“ des Bereiches BuFi für die JA 2011 bis 2018 ff. sowie die Einschätzung des Rechnungsprüfungsamtes wonach für die Prüfung der ersten zwei doppischen Jahresabschlüsse bis zu 9 Monate und die folgenden Abschlüsse bis zu 6 Monate Bearbeitungszeit einzuplanen ist.

Die seitens des Bereiches 1.210 für die JA 2011 und 2012 genannten Termine stellen Planungen dar und die Termine für die JA 2013 ff. stellen grobe Prognosen dar.

Voraussetzungen der Planungen und Prognosen des Bereiches Buchhaltung & Finanzen aus der Perspektive des Erstellungszeitpunktes des Berichtes sind:

1. Besetzung der 4 zusätzlichen Stellen in der Bilanz- und Anlagenbuchhaltung ab 01.10.2014
2. Inventurteam für die erste Folgeinventur wird im Bereich 1.210 mit zusätzlichem Personal im Bereich 1.210 eingerichtet
3. Die planmäßig vorgesehene Personalausstattung für die Abteilung "Finanz- und Anlagenbuchhaltung" incl. der Bilanz- und Anlagenbuchhaltung steht tatsächlich zur Verfügung.

Als ergänzende Information sei darauf hingewiesen, dass die HL bei Umsetzung der nachfolgenden Planung seit Einführung der Doppik erstmals für den JA 2019 nicht mehr gegen § 95 m Abs. 2 GO verstößt und auch den terminlichen Vorgaben des § 95 n Abs. 3 GO Folge leistet.

Die in nachfolgender Tabelle genannten Daten sind geplante / prognostizierte Endtermine.

In dem o. g. Zeitraum wird die Hansestadt Lübeck gemäß § 95 o GO ihren ersten Gesamtabschluss zu erstellen haben – auf Basis der Änderung des § 95 (8) GO erstmals für das Haushaltsjahr 2019. Die Aufstellung des ersten Gesamtabschlusses (konsolidierte Bilanz) wird mit seinem notwendigen erheblichen zeitlichen Vorlauf eine enorme Kraftanstrengung für die Hansestadt Lübeck (Konzernmutter) und die konsolidierungspflichtigen Töchter werden und zudem auf Basis von Erfahrungen von anderen großen Kommunen und Konzernen besonders konfliktträchtig sein. Daher sei hier darauf hingewiesen, dass mit den Arbeiten zur Erstellung der Konzernbilanz eine Gefährdung der o. g. Termine für den Jahresabschluss für die Kernverwaltung einhergehen kann.

Stellungnahme RPA vom 18.08.2014