Vorlage - VO/2013/01078  

Haushaltskonsolidierung

Im Rahmen der für die Hansestadt Lübeck dringend erforderlichen Haushaltskonsolidierungs-maßnahmen sind die Stadtteilbüros seit Jahren in der Diskussion. Die Verwaltung hat infolge von Haushaltsbegleitbeschlüssen, Vorgaben der Kommunalaufsicht und der politischen Gremien der Hansestadt Lübeck diverse Berichte zur Vorhaltung der 6 Stadtteilbüros gefertigt (siehe Anlage).

Alle umfangreichen Prüfungen des Fachbereichs Umwelt, Sicherheit und Ordnung zur Ermöglichung von Einsparungen bei gleichzeitiger Beibehaltung der Stadtteilbüros haben ergeben, dass wirksame Haushaltskonsolidierungsbeiträge nur bei der Verdichtung von Dienstleistungen an weniger Standorten zu erzielen sind. Ein Vorhalten des Leistungsangebots an anderen dezentralen Standorten brächte keinen Vorteil, denn andere Räumlichkeiten der Hansestadt Lübeck erfüllen die vorhandenen Mindeststandards zurzeit nicht, sondern müssten aufwändig hergerichtet werden. Die damit verbundenen Kosten sind nicht kalkulierbar. Private Räumlichkeiten müssten ebenfalls angemietet und außerdem umgebaut werden, so dass sich keine Einsparung gegenüber der derzeitigen Situation ergibt. Daher wäre die Verlagerung von Stadtteilbüros in andere Räume keine Option, die zur Haushaltskonsolidierung beitragen würde. Mobile Lösungen scheitern schon an der vorzuhaltenden Hardware zur Sachbearbeitung; das hat auch die Bürgerschaft bereits 2011 so gesehen und durch Aufhebung des Beschlusses zur Einrichtung eines mobilen Stadtteilbüros entsprechend gehandelt.

Gegenwärtig verfügen die 6 Stadtteilbüros über 34 Vollzeitplanstellen. 2012 ist aus personalwirtschaftlichen Gründen vorübergehend eine Vollzeitplanstelle dazugekommen, die künftig wieder eingespart werden wird, so dass, wie seit 2009 unverändert, 33 Vollzeitplanstellen vorhanden sein werden. Bedingt durch Elternzeit, Altersteilzeit, Arbeitsplatzwechsel und Freistellung aus arbeitsrechtlichen Gründen in 2013 fehlen zurzeit 6 Beschäftigte in Voll- und Teilzeit, das entspricht rechnerisch 4 Vollzeitplanstellen.
 

Abb. 1a - Aufgabenspektrum

         *Anmerkung: Die Zahlen für 2012 weichen geringfügig von den im Produktbuch veröffentlichten Zahlen ab.

Die Strukturdaten für das Jahr 2012 lassen sich wie folgt und soweit technisch möglich den einzelnen Stadtteilbüros zuordnen.

Abb. 1b

Die Stadtteilbüros nehmen eine Vielzahl von Aufgaben im Rahmen des Melde-, Pass- und Ausweisrechts sowie diverse Serviceleistungen für andere Fachbereiche wahr. Zu den Hauptaufgaben gehören auch die privaten Kfz-Zulassungen. Die Kfz-Angelegenheiten in den Stadtteilbüros werden von rechnerisch insgesamt 8 Vollzeitbeschäftigten wahrgenommen.
 

Die Kfz-Zulassungsstelle im Meesenring nimmt Zulassungen aller Art für Händler, Zulassungsdienste usw. vor (einschl. Telefonservice). Zusätzlich erfolgt dort das komplette Backofficegeschäft, auch für die privaten Kfz-Zulassungsangelegenheiten aus den Stadtteilbüros (Ablage, Postbearbeitung, Vorführung von Kraftfahrzeugen und Motorrädern usw). Für die Kfz-Angelegenheiten in der Zulassungsstelle stehen rechnerisch 8,5 Vollzeitplanstellen zur Verfügung.

Die Ausgabe von Lübeckpässen und der Verkauf von Senioren- und Freizeitpässen sowie Bewohnerparkausweisen werden als Serviceleistung für andere Fachbereiche in den Stadtteilbüros angeboten. Die Leistungen werden wie bisher auch weiterhin von den übrigen zuständigen Stellen vorgehalten. Hier soll keine Änderung erfolgen. Es ist aber damit zu rechnen, dass sich die Besucherzahlen im Verwaltungszentrum Mühlentor erhöhen werden. Auf eine detaillierte Kalkulation des dafür erforderlichen Personals wurde verzichtet, weil sich bei diesen Aufgaben keine Synergien ergeben, denn bei einer Rückverlagerung wäre das benötigte und vorhandene Personal lediglich in anderen Bereichen einzusetzen.

Abb. 2 – Ausfallzeiten durch Krankheit in den Stadtteilbüros gem. Auskunft POS

               (vollkräftebereinigt in Prozent, bezogen auf die besetzten Stellen)

Die Krankenstände innerhalb der Stadtteilbüros liegen aktuell mit etwa 7% im Vergleich zur gesamtstädtischen Krankheitsquote (8,7 % gem. Personalbericht 2013) geringfügig unter dem Durchschnitt.

Ein Herunterbrechen dieser Zahlen auf die einzelnen Stadtteilbüros wäre nicht aussagekräftig, weil immer eine bestmögliche Versorgung aller Stadtteilbüros mit dem verfügbaren Personal sichergestellt wird und demzufolge die Beschäftigten je nach Bedarf in unterschiedlichen Stadtteilbüros eingesetzt werden, um vorübergehende Schließungen möglichst zu vermeiden. Das setzt allerdings voraus, dass eine Mindestzahl an Beschäftigten zur Verfügung steht.

In den nächsten 5 Jahren ist aufgrund der Altersstruktur innerhalb der Stadtteilbüros mit 3 Abgängen zu rechnen. Im Gegensatz zu Altersabgängen ist Fluktuation wegen Arbeitsplatzwechsels weder im Voraus kalkulierbar noch steuerbar, weil alle Beschäftigten sich auf jede intern ausgeschriebene Planstelle bewerben können. Es kann jeweils erst reagiert werden, wenn ein bevorstehender Stellenwechsel bekannt wird. Im Vergleich zu den Vorjahren gab es im Jahr 2013 eine sehr hohe Fluktuation. Im Jahr 2011 waren in den Stadtteilbüros insgesamt drei Stellen wegen Arbeitsplatzwechsels neu zu besetzen und im Jahr 2012 nur eine. Im laufenden Jahr dagegen gab es in den ersten drei Quartalen bereits sechs Besetzungsverfahren. Im Hinblick auf diesen deutlichen Anstieg werden gegenwärtig die Planstellen sehr zügig wiederbesetzt.

Vom Freiwerden einer Planstelle bis zum Abschluss des Wiederbesetzungsverfahrens vergehen im günstigsten Fall 3 Monate. Bis eine neue Kraft sich das komplette sehr breitgefächerte Fachwissen so angeeignet hat, dass sie alleinverantwortlich eingesetzt werden kann, vergehen weitere 6 Monate, so dass bei Ausscheiden einer Kraft mindestens neun Monate lang kein ausreichender Ersatz zur Verfügung steht. Die bestehende Personalsituation kann daher zurzeit nur durch vorübergehende Schließung eines Stadtteilbüros aufgefangen werden.

Die Gründe, aus denen sich Beschäftigte wegbewerben, sind sehr vielfältig und kaum beeinflussbar. Andererseits wäre aber wegen der desolaten Haushaltslage ein Stellenüberhang für Springkräfte nicht finanzierbar, vielmehr sind weitere Einsparungsbemühungen unerlässlich. Um den Sparzwängen gerecht zu werden und trotzdem künftig wieder ein verlässliches Angebot für die durch unvorhersehbare vorübergehende Schließungen oft irritierten Einwohnerinnen und Einwohner vorhalten zu können, hat die Verwaltung die nachfolgend aufgeführten Lösungsmöglichkeiten untersucht.

Variante A:               1 Standort für Meldestelle (Innenstadt)

              1 Standort für Zulassungsstelle (Meesenring)

              Rückführung aller Zulassungsangelegenheiten

              Einsparpotenzial ca. 416 T€/a

Bei dieser Variante nimmt die Zulassungsstelle am Meesenring vollständig alle gewerblichen und privaten Zulassungen wahr. Alle anderen bisherigen Aufgaben einschließlich der Serviceleistungen, die die Stadtteilbüros für andere Fachbereiche anbieten, werden zentral in der Dr.-Julius-Leber-Str. erledigt.               
   

Diese Option hätte folgende Vorteile:
 

• Verlässliche Servicezeiten an den verbleibenden Standorten
• Nutzung vorhandener Raumreserven in der Zulassungsstelle möglich
• Fachwissen und Entscheidungen an einem Ort, Rücksprachen mit „Fachstelle“  entfallen
• Einrichtung von Schnell- und Informationsschalter in der Zulassungsstelle möglich
• Aufteilung in Front- und Backoffice-Tätigkeiten in der Meldestelle möglich
• Reduzierung von Störungen durch Telefonate und Nebenverrichtungen im Kundenkontakt
• Erzielung zusätzlicher Einnahmen durch Vermarktung/Vermietung der freiwerdenden
  Räumlichkeiten in Moisling, St. Lorenz und Travemünde.
   

Folgende Nachteile wären zu berücksichtigen:

• Längere Wege für Bürgerinnen und Bürger
• Verbot der Zufahrt zur Dr.-Julius-Leber-Str. mit Fahrzeugen (verkehrsberuhigte Altstadt)
• Fehlen von Parkplätzen in unmittelbarer Nähe
• Umzug des Personals aus den Stadtteilbüros in die vorhandenen Räume in der Innenstadt bzw. im Meesenring.

Rechnerisch 8 Vollzeitstellen, die die Stadtteilbüros für die Bearbeitung des Frontoffice-Geschäfts der privaten Zulassungen benötigen, können dort eingespart werden. Da auch telefonische Nachfragen bei der Zulassungsstelle sowie zusätzliche Schulungen, wechselseitiger Versand von Material, Post, Akten usw. entfallen, reduziert sich der Mehrbedarf in der Zulassungsstelle auf 5 dieser 8 Vollzeitstellen, die aus den Stadtteilbüros an die Kfz-Zulassungsstelle verlegt werden. 3 Planstellen können eingespart werden. Durch Nutzung der bereits aufgeführten Synergieeffekte, die sich zum Teil auch auf die in der Meldestelle verbleibenden Tätigkeiten auswirken, ist hier die Einsparung einer weiteren Planstelle möglich.

So können insgesamt 4 Vollzeitstellen eingespart werden. Zusätzliche Personalkosteneinsparungen ergeben sich durch künftige Neubewertung von Stellen. Zu erwarten ist eine Herabstufung von EG 8-Stellen nach EG 6 bedingt durch veränderte Aufgabenstellungen. Diese personalwirtschaftlichen Maßnahmen sollen sukzessive durch Nutzung der Fluktuation greifen. Die damit verbundenen Einsparungen werden in voller Höhe daher erst bei vollständiger Umsetzung erzielt. Kündigungen oder Herabgruppierungen der Beschäftigten sind nicht vorgesehen.

Bei dieser Variante würde sich das jährliche Einsparvolumen auf 416 T€ (Abb. 3 und 4) belaufen. Die zusätzlich zu erzielenden Mieteinnahmen oder Verkaufserlöse für die städtischen Räumlichkeiten in Travemünde, Moisling und St. Lorenz sind in dieser Kalkulation nicht enthalten.

Abb. 3 - Kostenübersicht

              * angeschlossen an die Leitungen der Fackenburger Allee 27

             **  nur bei Aufgabe aller 4 Stadtteilbüros (K, M, G und T) ist dieser WLAN-Knoten entbehrlich.

Abb. 4 – Finanzielle Auswirkungen

Variante B:              2 Standorte für Meldestelle (Innenstadt und Fackenburger Allee)

              1 Standort für Zulassungsstelle (Meesenring)

              Rückführung aller Zulassungsangelegenheiten

              Einsparpotenzial ca. 395 T€/a

Die Zulassungsstelle am Meesenring nimmt, wie bei Variante A, vollständig alle gewerblichen und privaten Zulassungen komplett wahr. Alle anderen Aufgaben (ebenfalls wie Variante A) werden sowohl in der Dr.-Julius-Leber-Str. als auch in der Fackenburger Allee erledigt.
 

Diese Option hätte die gleichen Vor- und Nachteile wie Variante A, würde aber den Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit bieten, zwischen zwei Standorten zu wählen. Das Stadtteilbüro Innenstadt liegt zentral, das Stadtteilbüro St. Lorenz liegt in der Nähe von Bahnhof und ZOB und ist sowohl mit dem ÖPNV als auch über die Autobahn gut zu erreichen. Parkgelegenheiten befinden sich in unmittelbarer Nähe.

Das  jährliche Einsparvolumen gegenüber Variante A vermindert sich um die Betriebskosten des Stadtteilbüros St. Lorenz und reduziert sich auf  ca. 395 T€ (Abb. 3 und 4). Die Möglichkeit, zusätzlich zu erzielender Mieteinnahmen oder Verkaufserlöse für die städtischen Räumlichkeiten in Travemünde und Moisling ergibt sich auch hier.

Variante C:                2 Standorte für Meldestelle (Innenstadt und Fackenburger Allee)

              1 Standort für Zulassungsstelle (Meesenring)

              Keine Änderung der Zuständigkeit für Zulassungsangelegenheiten

              Einsparpotenzial ca. 169 T€/a

Die Zulassungsstelle am Meesenring nimmt weiterhin die Kfz-Aufgaben im jetzigen Umfang wahr (gewerbliche Kfz-Angelegenheiten, Backoffice-Geschäft usw.). Die Meldestelle bearbeitet an den Standorten Dr.-Julius-Leber-Str. und Fackenburger Allee weiterhin die Kfz-Angelegenheiten für private Zulassungen und alle anderen Aufgaben im bisherigen Umfang.
 

Diese Option hätte folgende Vorteile:

• Verlässliche Servicezeiten an den verbleibenden Standorten
• Aufteilung in Front- und Backoffice-Tätigkeiten in der Meldestelle möglich
• Reduzierung von Störungen durch Telefonate und Nebenverrichtungen im Kundenkontakt in der Meldestelle
• Erzielung zusätzlicher Einnahmen durch Vermarktung/Vermietung der freiwerdenden
  Räumlichkeiten in Moisling und Travemünde.
   

Folgende Nachteile wären zu berücksichtigen:

• Längere Wege für Bürgerinnen und Bürger
• Kosten für Erweiterung der Räumlichkeiten in der Innenstadt und der Fackenburger Allee zur Unterbringung weiterer Arbeitsplätze
• Umzug des Personals aus den Stadtteilbüros in die Innenstadt bzw. die Fackenburger Allee.

Die notwendige Erweiterung der Räumlichkeiten in der Fackenburger Allee hat Umbaukosten in noch nicht bekannter Höhe zur Folge. Personalkosten können wegen fehlender Synergien nicht eingespart werden. Das jährliche Einsparpotential beschränkt sich auf die Betriebskosten der Stadtteilbüros St. Gertrud, Kücknitz, Moisling und Travemünde, also ca. 169 T€ (Abb. 3). Die Möglichkeit zusätzlich zu erzielender Mieteinnahmen oder Verkaufserlöse für die städtischen Räumlichkeiten in Travemünde und Moisling ergibt sich auch hier.

Fazit:

Eine Konzentration der Stadtteilbüros bedeutet unzweifelhaft eine Serviceeinschränkung, insbesondere für ältere Menschen und Menschen mit Behinderungen ist eine solche Umstellung sicher spürbar. Allerdings ist das persönliche Aufsuchen der Standorte meist nur im Abstand von mehreren Jahren erforderlich, so dass sich die Belastung im Einzelfall in engen Grenzen hält. In Anbetracht der desolaten Haushaltslage der Hansestadt Lübeck ist die Bereitschaft der Einwohnerinnen und Einwohner, diese Einschränkung zu akzeptieren und damit einen Beitrag zu der damit verbundenen erheblichen Kostensenkung zu leisten, nicht zu unterschätzen. Auch im Internet-Bürgerforum „Sparen für die Zukunft“ im Jahre 2012 haben viele Beteiligte mit Verständnis auf eine mögliche Zentralisierung der Leistungen der Stadtteilbüros reagiert oder diese sogar vorgeschlagen.

Zukünftig wird durch die Ausweitung der elektronischen Angebote das persönliche Erscheinen in Melde- oder Zulassungsstelle seltener erforderlich werden. Einfache Melderegisterauskünfte können bereits seit einigen Jahren über das Internet direkt beantragt werden. Darüber hinaus plant das Bundesamt für Justiz die Einführung der elektronischen Beantragung von Führungszeugnissen für Inhaber eines neuen Personalausweises mit eingeschalteter eID-Funktion ab September 2014. Im Rahmen der Kfz-Zulassung soll ab 01.01.2015 die Abmeldung eines nach dem 01.01.2015 zugelassenen Fahrzeuges für diese Personen per Internet möglich sein. Andere zukünftige Maßnahmen der Online-Nutzung sind u. a. auch abhängig von der Weiterentwicklung der Fachverfahren OK.EWO (Einwohnersoftware) und OK.Vorfahrt (Kfz-Software). Diese Entwicklung wird sich fortsetzen.

Unter Berücksichtigung der Vor- und Nachteile und der möglichen Einsparungen zieht die Verwaltung im Sinne der Verbindung von Konsolidierungsanstrengungen und kontinuierlicher Vorhaltung ihres Services die Umsetzung der Variante B vor, weil dadurch die Sparvorgaben  realisiert und die begrenzt vorhandenen Ressourcen unter Nutzung von Synergieeffekten am wirtschaftlichsten eingesetzt werden können ohne die Bürgerinnen und Bürger in unzumutbarer Weise zu belasten.
 

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