Frau Dr. Schur berichtet über den von Herrn Schmitz erarbeiteten Prüfungsbericht „Kita Neubau Groß Steinrade“ und erläutert die wesentlichen, im Bericht festgehaltenen Prüfungsfeststellungen. Hier seien demnach leider in allen Bauphasen Mängel zu beklagen gewesen, die das Gebäudemanagement in seiner Stellungnahme größtenteils akzeptiere und daraufhin zu viel gezahlte Gelder zurückfordere bzw. Besserung für die Zukunft gelobe.
Herr Wolter meldet sich zu Wort und bringt sein Unverständnis über die nach seinem Verständnis offenbar chaotische Aktenführung des Bereichs GMHL zum Ausdruck. Insbesondere verstehe er nicht, wieso die zum Teil auf Datenträgern verwalteten Bauakten dem RPA nicht für die Prüfung zur Verfügung gestellt worden seien. Wie in früheren Prüfungsberichten nachzulesen sei, müsse die Aktenführung im GMHL trotz des Versprechens auf Besserung nach wie vor offensichtlich mangelhaft sein, wie er nunmehr dem aktuellen Prüfungsbericht entnommen habe. Er könne insbesondere nicht verstehen, weshalb die bereits erwähnten Datenträger dem RPA nicht zur Prüfung vorgelegt worden seien.
Daraufhin erläutert Herr Schmitz das Prozedere der Anmeldung und Durchführung von Sonderprüfungen im RPA. Demnach seien dem RPA die Unterlagen für eine Prüfung vollständig innerhalb einer vorgegebenen Frist auszuhändigen. Die Vollständigkeit und ein Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin seien vom geprüften Bereich schriftlich zu erklären bzw. zu benennen. Herr Schmitz selbst lehne es inzwischen grundsätzlich ab, im Zuge der Prüfungshandlungen fehlende Unterlagen (nochmal) nachträglich anzufordern, weil dieses zu unnötigen Verzögerungen führe, wie seine diesbezüglichen Erfahrungen gezeigt haben.
Herr Rottloff beantragt, den vorliegenden Prüfungsbericht zu vertagen, da er diesen zunächst innerhalb seiner Fraktion diskutieren und auswerten wolle.
Er stellt fest, dass der Prüfungsbericht von Herrn Schmitz sehr gut aufgebaut ist. Die Prüfungsergebnisse seien schlüssig wiedergegeben und klar verständlich dargelegt, weshalb hier ein ausdrückliches Lob angezeigt sei. Die politische Wertung der Prüfungsergebnisse halte er zurück, da er diese zunächst mit den Baufachleuten seiner Fraktion intern abstimmen wolle.
Der Vorsitzende hat gleichwohl eine Frage zu der im Prüfungsbericht erwähnten Baukostenüberwachung. Und zwar möchte er wissen, ob es üblich sei, dass die Architekten die Baukosten und damit quasi ihre eigene Arbeit überwachen. Diese Leistungen seien nach seiner Auffassung vom Auftraggeber, also vom Gebäudemanagement zu erbringen.
Herr Schmitz erläutert daraufhin, dass es üblicherweise entsprechend der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) zu den Leistungen des Architekten gehöre, die Baukosten im Zuge verschiedener Bauphasen (Kostenschätzung, Kostenberechnung, Kostenanschlag, Kostenfeststellung) zu ermitteln und eine Kostenkontrolle mit der vorhergehenden Kostenermittlung durchzuführen. Daneben habe zudem das Gebäudemanagement im Rahmen seiner Bauherrenaufgaben die Aufgabe, das Budget eines Bauvorhabens regelmäßig entsprechend zu überwachen und fortzuschreiben.
Herr Niewöhner spricht die im Prüfungsbericht enthaltenen Fotos an und bemerkt, dass derartige Fehler im Zuge des Baufortschritts bzw. bei der Abnahme offenbar unentdeckt bleiben, wie von Herrn Schmitz im Bericht eindrucksvoll dargelegt worden ist.
Er beantragt deshalb, für die kommende RP-Ausschuss-Sitzung am 11. Mai 2017 den Leiter des Gebäudemanagements, Herrn Bunk einzuladen, damit dieser dazu Stellung nehmen könne. Herr Bunk könne in dem Zusammenhang auch Stellung zur Weitergabe elektronischer Daten bzw. Bauakten beziehen.
Herr Kammesheidt bringt zum Ausdruck, dass er von einer modernen Behörde erwarte, die elektronische (Bau-)Aktenführung nachvollziehbar und transparent umzusetzen. Hinsichtlich der elektronischen Aktenführung erwarte er, dass diese eine gewisse Struktur und Ordnung habe und entsprechende Vorschriften dazu Beachtung finden.
Herr Schmitz erläutert daraufhin, dass es in der Hansestadt Lübeck hinsichtlich der papierlichen Aktenführung entsprechende Vorschriften gebe und verweist in diesem Zusammenhang auf die AGA II. Zur elektronischen Aktenführung seien keine entsprechenden Vorschriften bekannt.
Herr Burmeister berichtet ergänzend, dass momentan in der Stadtverwaltung keine zentrale Vorschrift existiere, nach welcher Namenskonvention elektronisch abzulegende Dateien geführt werden müssen.
Die Bereiche entscheiden demzufolge selbständig, nach welchem System sie ihre elektronisch abzulegenden Dateien archivieren.
Auf Nachfrage des Vorsitzenden bestätigt Herr Baltz die Ausführungen Herrn Burmeisters und erläutert, dass auch im RPA die Ablage elektronischer Daten nach einem eigens dafür entwickelten System erfolge. Die Verwaltung überlege bereits seit einigen Jahren, ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, was allerdings bislang noch nicht umgesetzt worden sei.
Herr Wolter beklagt den im Prüfungsbericht von Herrn Schmitz dargelegten Umgang der Bauverwaltung mit den Gewährleistungsfristen. Es könne doch nicht sein, dass Abnahmen von Bauleistungen stillschweigend erfolgen. Nach seiner Auffassung sei es fahrlässig, auf derart wichtige Vorgänge, wie z. B. die Abnahme von Bauleistungen, einfach zu verzichten.
Die fristgerechte Geltendmachung von Mängeln und überhaupt Gewährleistungsfristen seien unmittelbar mit der Abnahme verknüpft und somit sei diese viel zu wichtig, als dass man auf sie verzichten könne.
Herr Schmitz erläutert daraufhin, dass zwischen rechtlicher und technischer Abnahme unterschieden werden müsse und unterstreicht nochmal die Wichtigkeit der Abnahme. Auch Architekten- und Ingenieurleistungen seien letztlich von der Bauverwaltung abzunehmen, schließlich handele es sich dabei um Werkvertragsrecht, für das Regelungen hinsichtlich der Gewährleistung bestehen. Bei seinen Prüfungen habe er zuletzt immer wieder feststellen müssen, dass das GMHL auf die Abnahme von Architekten- und Ingenieurleistungen verzichte, was nach seiner Auffassung zwingend zu ändern sei.
Frau Metzner stellt in diesem Zusammenhang eine Frage zur ausreichenden Personalausstattung im GMHL, um letztlich die von dort beauftragten Architekten und Ingenieure in angemessener Art und Weise überwachen zu können. Nach ihrer Auffassung hole die Praxis der Wiederbesetzungssperren die Bauverwaltung jetzt ein. Offensichtlich sei zu wenig Personal im GMHL vorhanden.
Herr Schmitz antwortet darauf, dass er nicht abschließend beurteilen könne, ob das GMHL über eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern verfüge, um letztlich derartig wichtige Aufgaben, wie z. B. die Überwachung von Architekten und Ingenieuren in angemessener Form bewältigen zu können. Gleichwohl sei ihm bekannt, dass beispielsweise im Objektservice ein einziger Mitarbeiter bis zu 150 Objekte zu betreuen habe, was am Ende die These Frau Metzners stütze und somit darauf hin deute, dass das GMHL hinsichtlich der Personalausstattung zu dünn besetzt sei.
Es ergeht ein einstimmiger Beschluss zum Antrag von Herrn Niewöhner, für die nächste RP-Ausschuss-Sitzung am 11. Mai 2017 den Bereichsleiter des Gebäudemanagements, Herrn Bunk einzuladen.
Ebenso einstimmig wird der Tagesordnungspunkt 7.2 „Prüfungsbericht Kita Neubau Groß Steinrade“ auf Antrag des Vorsitzenden vertagt.
