Verschiedene ALLRIS-Portale ermöglichen die Bereitstellung von Informationen sowohl im Internet als auch im Intranet. Durch das neue System werden interne Prozesse für die Beschlussfassung von Vorlagen durch die ehrenamtlichen Lübecker Politikerinnen und Politiker sowohl beschleunigt als auch vereinfacht. „Zudem“, betonte Bürgermeister Bernd Saxe, „steht ALLRIS für die umfassende Information von Entscheidungen für Politik, Bürger und auch die Beschäftigten der Stadtverwaltung.“
Die Erfahrungen anderer Städte, die die Anwendung ALLRIS der Firma CC-egov zum Teil bereits seit Jahren nutzen, zeigen, dass mit dem System Einsparpotenziale möglich sind: „Auch wenn das papierlose Büro noch in der Zukunft liegt“, so Stadtpräsidentin Schopenhauer, so biete ALLRIS doch die Möglichkeit, alle Unterlagen für Berechtigte zu downloaden und die Daten dann „offline“ zu nutzen.
Alle Verwaltungsbereiche der Hansestadt Lübeck, die Eigenbetriebe und die Fraktionen der Bürgerschaft sind mit dem System für die Eingabe von Anträgen, Berichten und Beschlussvorlagen verbunden worden. Seit dem 17. Dezember 2012 wird das System für die Eingabe von Unterlagen genutzt und steht seit dem 2. Januar 2013 für die Sitzungsverwaltung zur Verfügung.
Das Verfahren ALLRIS besteht aus mehreren Komponenten: Das Amtsinformationssystem bietet die Plattform zur Eingabe und Verwaltung der Anträge, Berichte, Beschlussvorlagen, Einladungen, Tagesordnungen und Protokolle. Hier sind die internen Workflows abgebildet, die zur Dokumenterstellung und Weiterleitung erforderlich sind. Dieses Verfahren ist nur für den internen Gebrauch vorgesehen.
Das Ratsinformationssystem ist die Kopie des Amtsinformationssystems für das Ehrenamt. Das Verfahren steht den Politikern abgesichert online im Internet zur Verfügung. Es enthält alle für die Sitzungsvorbereitung und Beschlussfassung erforderlichen Unterlagen.
Das Bürgerinformationssystem wiederum ist in den Internet-Auftritt der Hansestadt integriert (www.buergerschaft.luebeck.de) und enthält alle allgemein zur Veröffentlichung geeigneten Vorlagen, Sitzungstermine, Tagesordnungen und Protokolle der Ausschüsse und Bürgerschaft.
Auch technisch ist die Hansestadt Lübeck seit kurzem hoch aktuell: Das Rathaus ist bereits mit drahtlosen Internetzugängen (WLAN) ausgerüstet worden. Somit kann die Bürgerschaft bereits zur Sitzung am 31. Januar 2013 aufs Ratsinfosystem zurückgreifen. Im Laufe des Jahres sollen dann alle Sitzungsräume für die Fachausschüsse in städtischen Verwaltungsgebäuden mit einem Internetzugang ausgerüstet sein. +++