1. Der Bereich DOS wurde mit der Vorlage VO/2024/13683-02 gebeten in einen Bericht zu darzustellen, mit welchen Personalressourcen an welchen Projekten und Aufgaben gearbeitet wird und welcher konkrete Nutzen hierdurch für Verwaltung und/oder Bürgerinnen und Bürger bzw. Unternehmen in Lübeck entsteht.
2. Darüber hinaus gab es eine Anfrage des AM Dr. Axel Flasbarth (Bündnis 90/ DIE GRÜNEN): IT-Sicherheit bei der Hansestadt Lübeck (VO/2024/13784), die hiermit ebenfalls beantwortet wird.
3. Gründe für die Aufhebung des Sperrvermerkes der Stellennummer 8260.
Zu 1.: Bericht zu den aktuell bearbeiteten Aufgaben und Projekten im Bereich DOS
Problemdarstellung
Der Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie (DOS) ist als Querschnittsbereich in erster Linie damit beauftragt, die Digitale Strategie der Hansestadt Lübeck (VO/2020/08509) zu entwickeln, fortzuschreiben und umzusetzen. Anders als viele andere Kommunen vereint die Digitale Strategie Lübecks dabei sowohl Aspekte der Verwaltungsmodernisierung (E-Government) als auch der digitalen Standortentwicklung (Smart City) und treibt die Digitalisierung somit ganzheitlich und für die gesamte Stadtgesellschaft voran. Damit wird eine ganzheitliche Betrachtung der digitalen Transformation der Hansestadt Lübeck ermöglicht und eine effiziente Bearbeitung von Digitalisierungsthemen sichergestellt. Der Bereich DOS vereint in seiner Organisationsform die zentralen Themen, denen sich Kommunen aktuell stellen müssen und fungiert damit als Vorbild für die Organisationsentwicklung vergleichbarer Städte.
Der Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung ist ein zentrales politisches Thema. Politische Entscheidungsträger müssen sich bewusst sein, dass die Aufgaben der Verwaltung ständig zunehmen und immer komplexer werden. Verschärfend kommt hinzu, dass bis 2030 20% der Stellen im öffentlichen Dienst aufgrund des zunehmenden Fachkräftemangels dauerhaft nicht mehr besetzt werden können[1][2]. Das heißt, die Hansestadt Lübeck kann bis zum Jahr 2030 circa 600 Stellen dauerhaft nicht mehr besetzen. In der Folge müssen sich die verbleibenden Mitarbeitenden vor allem auf die gesetzlichen Aufgaben konzentrieren und bestehende Standards absenken (z.B. durch die Erhöhung von Wartezeiten). Trotz aller bereits ergriffenen Maßnahmen wäre die Leistungsfähigkeit der Hansestadt Lübeck dennoch stark gefährdet, sofern der Arbeitsanfall nicht auf andere Weise reduziert werden kann.
In der Konsequenz stünden für freiwillige Aufgaben kaum bis keine Ressourcen zur Verfügung, was u.a. vor allem auch den politischen Handlungsspielraum stark einschränken würde. Fehlende Leistungsfähigkeit, nicht beziehungsweise schlecht erbrachte Leistungen und fehlender (politischer) Handlungsspielraum führen in der Folge zu unzufriedenen und politikverdrossenen Bürger:innen.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist es wichtig, bereits verabschiedete Maßnahmen (z.B. Digitale Strategie (VO/2020/08509-03), Einführung der E-Akte (VO/2023/12275), Umsetzung von Registermodernisierungs- und Onlinezugangsgesetz) konsequent umzusetzen, die durch den Bereich DOS federführend begleitet werden. Sie bieten Lösungen, den Arbeitsanfall durch die Standardisierung, Automatisierung und Vernetzung von Verwaltungsprozessen deutlich zu reduzieren. Dadurch können die Abläufe effizienter gestaltet werden und die verbleibenden Mitarbeiter:innen entlastet werden. So lassen sich im öffentlichen Dienst bis zu 60% der Tätigkeiten beziehungsweise Arbeitsstunden automatisieren[3]. Durch die Nutzung von Robotic Process Automation (RPA) können Mitarbeitende beispielsweise in der Hansestadt Hamburg bereits jetzt entlastet werden, indem Tätigkeiten im Gegenwert von insgesamt 130.000 Arbeitsstunden automatisiert erledigt werden[4]. All dies setzt aber sowohl in den städtischen Bereichen als auch beim Bereich DOS ausreichend Ressourcen voraus. Andernfalls droht eine starke Verzögerung oder sogar ein Stillstand bei der digitalen Transformation und damit sowohl ein Verlust der Attraktivität als auch der Leistungsfähigkeit des Standortes Hansestadt Lübeck.
Die Interaktion mit der Stadtgesellschaft spielt ebenfalls eine große Rolle. Gemäß der Digitalen Strategie ergänzen sich die Konzepte E-Government und Smart City und können dazu beitragen, die Kommunikation zwischen Bürger:innen und der Verwaltung zu verbessern. Dies erleichtert nicht nur den Austausch, sondern kann auch den Arbeitsaufwand der Verwaltung verringern. Der Erfolg dieses Zusammenspiels in Lübeck zeigt sich nicht zuletzt im Smart City Index des Branchenverbandes Bitkom[5] in dem die Hansestadt innerhalb der letzten fünf Jahre von einem Schlusslicht (Platz 67 von 82) in die Top 10 (Platz 8 von 82) der smartesten Städte Deutschlands aufsteigen konnte.
Politik und Verwaltung müssen nachhaltig daran arbeiten, dass die Verwaltung resilient wird und auch den zukünftigen Herausforderungen gerecht wird. Nur so kann die Verwaltung ihre Dienstleistungen aufrechterhalten und den Bedürfnissen der Bürger:innen sowie ihren Aufgaben im Rahmen der Daseinsvorsorge gerecht werden. In der einschlägigen Fachliteratur werden Unternehmer eindringlich davor gewarnt, am Digitalisierungsbudget zu kürzen.
Aufgabenzuschnitt
Die originären Aufgaben des Bereichs DOS ergeben sich aus der Digitalen Strategie und wurden in der Vorlage VO/2020/09004 detailliert dargestellt. Bereits damals wurden als Schwerpunkte folgende Themen benannt:
Digitalisierung
- Initiierung, Management und Leitung von zentralen Digitalisierungsprojekten
- Aufbau eines ganzheitlichen Changemanagements
- Beteiligung und Kommunikation
- Umsetzung des Open Data Prinzips inklusive Datenmanagement
Organisation
- Analyse, Dokumentation und Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation
- Betreuung und Unterstützung der Fachbereiche im Rahmen der Prozessgestaltung
- Entwicklung von medienbruchfreien Prozessen als Grundlage für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
- Festlegen und Evaluieren von Standards, Regelwerken und Konventionen
Strategie
- Verantwortung, Weiterentwicklung und Umsetzung der Digitalen Strategie
- IT-Strategie, IT-Steuerung und IT-Controlling
- Informationssicherheitsmanagement
- Interkommunale Zusammenarbeit
- Fördermittelakquise
Mit der Gründung des Bereichs erfolgte eine Gliederung der Aufgaben in vier Abteilungen, die bereits mit dem Bericht VO/2022/11289 von der Bürgerschaft zur Kenntnis genommen wurden.
Anfang des Jahres 2024 zeichnete sich ab, dass es erforderlich ist, ein Projekt zur Einführung einer neuen Finanzsoftware durchzuführen. Ausgelöst wurde dies durch eine unternehmerische Entscheidung auf Seiten der MACH AG, die dazu führt, dass die bisher eingesetzte Finanzsoftware in der jetzigen Form nur noch drei Jahre durch die MACH AG unterstützt wird. Anschließend wäre der Betrieb nicht mehr sichergestellt. Aufgrund der elementaren Bedeutung der Finanzsoftware für die Handlungsfähigkeit der Lübecker Verwaltung hat dieses Projekt höchste Priorität, die Leitung wurde dem Bereich DOS zugewiesen (siehe VO/2024/13174).
Der Bereich DOS trägt damit die Verantwortung für mehrere gesamtstädtischer Digitalisierungsprojekte von erheblicher zentraler Bedeutung (Einführung der Elektronischen Akte (E-Akte), Modellprojekt Smart City, Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), Ablösung der Finanzsoftware durch ein neues Enterprise Resource Planning-System (ERP)), die die gesamte Kernverwaltung der Hansestadt Lübeck elementar betreffen und zu einem bedeutenden Umbruch führen werden. Um eine bereits jetzt bestehende Überlastungssituation der Mitarbeiter:innen im Bereich DOS abzumildern und einem Scheitern der Projekte vorzubeugen, wurde innerhalb des Bereichs entsprechend des Haushaltsbegleitbeschlusses zum Haushalt 2025 (VO/2024/13683) eine Priorisierung vorgenommen und der Projektpool mit zwei Vollzeitstellen aufgelöst. Das bereits etablierte Projektmanagementoffice wird sich in Zukunft auf die Durchführung bereits begonnener Projekte (Modellprojekt Smart City) fokussieren, statt neue Projekte zu unterstützen.
Neueste Entwicklungen auf Bundesebene führen ebenfalls zu einer Erweiterung des Aufgabenspektrums im Bereich DOS. Durch die zunehmend angespannte sicherheitspolitische Lage und die stetig steigende Komplexität von Krisensituationen wurde auf Bundesebene ein konzeptionelles Rahmenwerk für den Umgang mit Spannungs- und Verteidigungslagen erarbeitet, das den Schutz kritischer Infrastruktur sowie den Zivilschutz sicherstellen soll (Zivilschutz- und Katastrophenhilfegesetz (ZSKG), Landeskatastrophenschutzgesetz (LKatsSG) sowie Operationsplan Deutschland). Für die Hansestadt Lübeck erwächst daraus die Notwendigkeit, die eigenen sicherheitsrelevanten Prozesse und Strukturen zu analysieren und zu optimieren, notwendige Ressourcen zu beschaffen und Blaupausen für Krisenszenarien zu entwickeln, um den Zivilschutz der Hansestadt Lübeck resilient und zukunftsfähig auszurichten und eine Verzahnung mit den bundesweit agierenden Stakeholdern sicherzustellen Es ist geplant, den Bereich DOS gemeinsam mit der Feuerwehr mit den Aufgaben des Zivilschutzes und Risikomanagements zu betrauen, dazu erfolgt in Kürze eine gesonderte Beschlussvorlage. Die Feuerwehr soll dabei primär die Aufgaben des Katastrophenschutzes übernehmen und der Bereich DOS koordiniert die Etablierung eines ganzheitlichen strategischen Risikomanagements für die Verwaltung der Hansestadt Lübeck.
Die Abteilungen und Stabsstellen im Einzelnen:
Bereichsleitung / Chief Digital Officer (9292)
Der Chief Digital Officer verantwortet die Digitale Transformation der Hansestadt Lübeck. Er erarbeitet die Digitale Strategie, überwacht deren Umsetzung und schreibt sie entsprechend fort. Dabei verbindet die Stelle sowohl die strategische Verantwortung für die Modernisierung der Verwaltung als auch der Digitalisierung der Stadtgesellschaft. Gleichzeitig übernimmt diese Stelle die Aufgaben der Bereichsleitung für den Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie in Personalunion und damit die Produktverantwortung inkl. Fach- und Ressourcenverantwortlichkeit für die zugeordneten Mitarbeiter:innen. Diese Aufgabe ist mit 1,0 VZÄ besetzt. Ihr ist eine Assistenzstelle zugeordnet, die mit 0,7 VZÄ besetzt ist.
Stabsstelle – Chief Information Security Officer (7993)
Die Stabsstelle ist Teil eines strategischen Risikomanagements für die Verwaltung der Hansestadt Lübeck und verantwortlich für die Informationssicherheit. Die Stelle erarbeitet und überwacht die Einhaltung einer Informationssicherheitsstrategie und erarbeitet Regeln, Prozesse und Verfahren, die die Informationssicherheit in der Verwaltung kontinuierlich verbessern. Die Stelle ist aktuell nicht besetzt.
Stabsstelle – Business Continuity Management (9652)
Die Stabsstelle Business Continuity Management (BCM) ist ebenfalls Bestandteil eines strategischen Risikomanagements und zuständig für die Erarbeitung eines Notfallkonzepts zur Fortführung elementarer Geschäftsprozesse und Wiederherstellung eines Notfallbetriebsniveaus. Das BCM betrachtet dabei alle Geschäftsfelder mit Ausnahme der Informationstechnik und wird hierfür in der Theorie durch die Rolle des IT Service Continuity Managers ergänzt. Diese Rolle existiert jedoch derzeit noch nicht. Die Stabsstelle BCM ist seit dem 01.01.2024 mit 1,0 VZÄ besetzt.
Stabsstelle – IT Strategie (7940)
Die Stabsstelle IT-Strategie stellt das Bindeglied zwischen dem Bereich DOS und dem IT-Bereich dar und schreibt die bestehende IT-Strategie fort unter Berücksichtigung der Ziele der übergeordneten Digitalen Strategie der HL. Sie überwacht aber auch die gezielte Umsetzung der strategischen Ziele in Projekten und arbeitet mit an den organisatorischen Regelungen zum Einsatz von Informationstechnik in der Verwaltung. Die Stabsstelle ist aktuell mit 0,5 VZÄ besetzt.
Abteilung 1 – Organisation und Prozessmanagement
Das Thema Prozessmanagement ist mittlerweile in eine Linienaufgabe übergegangen und hat keinen Projektcharakter mehr. Mit ca. 2 VZÄ betreuen die Mitarbeitenden die Fachbereiche bei der Gestaltung von Prozessen. Diese bilden die Grundlage für eine gelingende Digitalisierung von Verwaltungsabläufen. Ein optimierter Prozess ist die Grundlage für einen nutzerfreundlichen Onlinedienst oder internen Workflow. Aber auch die Strukturen und Berechtigungen in der E-Akte oder in anderen Softwaresystemen lassen sich idealerweise anhand von optimierten Prozessen einrichten und schaffen damit effiziente digitale Arbeitsabläufe. Prozesse machen Schnittstellen sichtbar und schaffen eine einheitliche Sichtweise auf Datenflüsse, damit sind sie hilfreich bei der Etablierung einer resilienten IT-Architektur und weiterer Sicherheitssysteme. Aus diesem Grund ist die Prozessgestaltung auch ein entscheidender Faktor im Projekt zur Einführung des ERP-Projektes. Hierfür wurde zusätzlich eine Stelle geschaffen, die zum 01.04.25 mit 0,8 VZÄ besetzt wird. Um das operative Prozessmanagement in der Kernverwaltung auszurollen, werden fortlaufend Schulungen zur Prozessmodellierung für verschiedene Zielgruppen (ca. 20 Schulungstage pro Jahr) und Workshops zur Modellierung durchgeführt. Die Mitarbeitenden im Bereich DOS erarbeiten die Konventionen zur Prozessgestaltung und Administrieren die entsprechende Software. Bislang wurden bereits ca. 400 Mitarbeitende geschult und 1000 Prozesse modelliert. In 2025 wird erstmals ein Schulungsangebot zur Prozessoptimierung angeboten und eine Richtlinie zum Prozessmanagement erlassen, welche den Einsatz innerhalb der Kernverwaltung regelt. Diese Aufgabe dient als Querschnittsaufgabe zum einen dazu, Führungskräfte und Mitarbeitende für das Thema Prozessmanagement zu sensibilisieren, Abläufe klar und effizient zu strukturieren, zu kommunizieren und Schwachstellen aufzudecken.
Weiterhin wird aktuell in einem Projekt an der Neugestaltung der Organisationsprozesse gearbeitet. Hier werden ebenfalls mit etwa 2 VZÄ die zentralen Steuerungsprozesse der Kernverwaltung optimiert und Standards für eine moderne Organisation erarbeitet. Im Anschluss daran wird sich die Überarbeitung der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung anschließen.
Zusätzlich ist diese Abteilung mit ca. 1 VZÄ zuständig für die Erarbeitung von Dienstanweisungen/ Dienstvereinbarungen mit organisatorischem Inhalt.
Das Thema Changemanagement wird seit dem 01.01.2025 mit 2,8 VZÄ betreut. Einen großen Anteil der Ressourcen nimmt die Begleitung der Großprojekte (E-Akte, OZG, ERP, Smart City) in Anspruch, da hier die Begleitung der betroffenen Mitarbeiter:innen entscheidend für den Erfolg und die stringente Umsetzung der Projekte ist. Daneben umfasst das Changemanagement die Geschäftsführung des Beirats Lübeck Digital, die Begleitung von internen und externen Digitalisierungsprojekten, Bürger:innenbeteiligung für Digitalisierungsthemen, die Durchführung von Veranstaltungen (Messeauftritte, Tag der offenen Tür, Smarte Hanse, Digitaltag), Marketingmaßnahmen sowie die Kommunikation für den gesamten Bereich DOS.
Der Interne Service des Bereichs umfasst aktuell mit lediglich 1 VZÄ die Aufstellung und Bewirtschaftung des Haushalts, Abrechnung von Fördermitteln, Prüfung und Durchführung von Vergabeverfahren, Bezahlen von Eingangsrechnungen, Betreuung des Gebäudes sowie der Ausstattung und des Inventars, Bereitstellung und Inventur der Hard- und Software, Sicherheitsbeauftragter für den Bereich, Post- und Materialverwaltung. Hier besteht aktuell eine deutliche Überlastung aufgrund des notwendigen Personalzuwachses in den vergangenen Jahren. Der Bereich DOS wird ab Q2/ 2025 einen zweiten Standort in der Innenstadt hinzubekommen, was zu einem erheblichen Mehraufwand im internen Service führen wird. Aktuell muss diese Überlastung durch Unterstützung von Mitarbeiter:innen aus der Abteilung 1.103.1 aufgefangen werden, was aber wiederum zu weniger Output in der fachlichen Arbeit führt.
Die Stelle des Fördermittelmanagers (7937) ist aktuell unbesetzt. Diese Stelle hat die Aufgabe Drittmittel zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten einzuwerben, um den städtischen Haushalt zu entlasten. Gleichzeitig soll sie aber auch die korrekte Abrechnung und Bilanzierung der Anlagen sicherstellen, um die Finanzierung der Projekte sicherzustellen und die Förderbedingungen zu überwachen und gleichzeitige das Risiko einer Rückerstattung von Fördergeldern zu vermeiden.
Die Leitung der Abteilung ist mit 1,0 VZÄ besetzt.
Abteilung 2 – E-Government
Dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und dessen Umsetzung kommt eine hohe Bedeutung bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen zu. Kommunen müssen ihre Verwaltungsleistungen digital anbieten, um den Bürger:innen den Zugang zu erleichtern. Bürger:innen können Verwaltungsleistungen bequem von zu Hause aus erledigen, ohne persönlich vor Ort erscheinen zu müssen. Zudem soll durch die schnellere und effizientere Abwicklung von Verwaltungsprozessen eine Steigerung der Effizienz erreicht werden. Ziel ist es, nutzerfreundliche Onlinedienste zu entwickeln (barrierefrei, verständlich gestaltet sowie einfach und intuitiv zu bedienen) um das Nutzendenerlebnis zu verbessern sowie eine transparente und sichere Interaktion zwischen Bürger:innen und Verwaltung zu ermöglichen. Die Bedürfnisse der Nutzer:innen und Kolleg:innen stehen dabei im Mittelpunkt der Digitalisierung. Für das OZG-Team sind grundsätzlich 2,5 VZÄ vorgesehen, auch aufgrund des Haushaltsbegleitbeschlusses zu Haushalt 2025. steht derzeit aber nur 1,0 VZÄ (7076) zur Verfügung. Dies hat unmittelbare Auswirkung auf die konkrete Entwicklung von Onlinediensten beispielsweise auch für die Lübecker Unternehmen, die damit in der effizienten Umsetzung ihrer eigenen Geschäftsprozesse behindert werden.
Ein weiterer zentraler Baustein im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung ist die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte). Hierbei überführt die Hansestadt Lübeck ihre bisherigen papierbasierten Aktenverwaltungssysteme in ein elektronisches System. Dabei ist die E-Akte ein elementares Werkzeug zur grundlegenden Optimierung und medienbruchfreien Gestaltung der Verwaltungsarbeit und der damit verbundenen digitalen Prozesse. Mit ihr können elektronische Akten, Vorgänge und Dokumente strukturiert, gespeichert, recherchiert, bearbeitet und sicher aufbewahrt werden. Verbunden mit der E-Akte-Einführung sind Vorteile wie eine Steigerung der Effizienz, die Schonung von Ressourcen, eine Verbesserung der Transparenz, die Erhöhung der Servicequalität sowie eine verbesserte Nachhaltigkeit. Die Einführung der E-Akte ist ein bedeutender Schritt hin zu einer modernen und effizienten Verwaltung, der sowohl die Arbeitsprozesse als auch die Dienstleistungen für Bürger:innen verbessert (VO/2023/12275). Für das Projektteam E-Akte sind 2,8 VZÄ (7077, 7994, 7995) vorgesehen.
Um die bereichsübergreifende Betrachtung, Koordinierung, Bewertung und Priorisierung von IT- und Digitalisierungsvorhaben in der Hansestadt Lübeck sicherzustellen hat die Hansestadt Lübeck ein Digital Governance Board (DGB) eingerichtet (VO/2021/10157). Das Digital Governance Board stellt eine bedeutende Komponente im Change-Management dar und ist ein wichtiger Wegbegleiter, um sich mittels Standardisierung und Digitalisierung als Hansestadt Lübeck weiter sukzessive in Richtung Smart City und als Anbieter von modernen Verwaltungsdienstleistungen zu positionieren. Im Rahmen der unter dem TOP Aufgabenzuschnitt beschriebenen Umorganisation wird das DGB zukünftig der Abteilung E-Government zugeordnet. Somit übernimmt die Abteilung die Aufgabe, Digitalisierungsvorhaben zentral zu koordinieren, im Sinne der Digitalen Strategie zu harmonisieren und somit die knappen Ressourcen im Bereich IT zu schonen. Genauso wichtig ist aber auch die Beratung und Unterstützung der städtischen Bereiche bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsprojekte, da hierfür zunehmend technisches und rechtliches Fachwissen vonnöten ist, das in den fachlich zuständigen Bereichen nicht vorhanden ist. Für das DGB-Team sind 1,9 VZÄ (8273, 8275) vorgesehen, wobei derzeit 0,9 VZÄ (8273) für die Einführung einer ERP-Software eingesetzt ist.
Die Abteilungsleitung ist mit 1,0 VZÄ besetzt.
Abteilung 3 – Smart City
Zentrale Aufgabe der Abteilung ist die Umsetzung des Modellprojekts Smart City und der Einsatz der bereitgestellten Fördergelder in Höhe von rund 11,2 Mio. Euro (was einer Förderquote von 90% entspricht) bis Ende 2028. Die Hansestadt Lübeck hatte sich aufgrund eines Beschlusses der Bürgerschaft vom 26.03.2020 (VO/2020/08755) für das Förderprogramm beworben, mit dem das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) Digitalisierungsprojekte mit einem explizit strategischen, partizipativen und integrierten Ansatz unterstützt. Gefördert werden Ansätze, die im Einklang mit der Smart City Charta und der integrierten Stadtentwicklung stehen. Das ist wichtig, weil sich daraus sowohl bestimmte Werte, Aufgaben und Verständnisse wie Gemeinwohlorientierung, Teilhabe und Daseinsvorsorge und ein interdisziplinäres, prozesshaftes Vorgehen unter Beteiligung der Menschen ableiten.
Das BMWSB unterstützt 73 Smart City-Modellprojekte mit einer Förderung von insgesamt 820 Mio. Euro bis 2030. Mit den Projekten sollen Städte und Regionen besser an die aktuellen Herausforderungen, wie z.B. den Klima- und Strukturwandel sowie die Verwaltungsmodernisierung, angepasst werden. Dafür soll eine digitale Infrastruktur aufgebaut und innovative Lösungen entwickelt werden.
Die Hansestadt Lübeck hat sich erfolgreich für das Bundesprogramm beworben und auf den Weg zu einer Smart City gemacht. Ziele sind die Lebensqualität in der Region Lübeck zu erhöhen, das UNESCO-Welterbe zu digitalisieren und die Wirtschaft zu stärken. Zudem möchte Lübeck eine Vorreiterrolle in der Entwicklung einer vernetzten und zukunftsfähigen Stadt spielen und die Bürger:innen daran beteiligen.
Während der Strategiephase (2021/22) wurde die 1. Fortführung der Digitalen Strategie entwickelt, mit der Stadtverwaltung und relevanten Akteuren abgestimmt und von der Bürgerschaft mit 41 Ja-Stimmen bei einer Nein-Stimme und einer Enthaltung beschlossen (VO/2020/08509-03). Dafür standen Fördermittel in Höhe von insgesamt ca. 2,2 Mio. Euro zur Verfügung. Parallel wurde der Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie (1.103) aufgebaut und erste Maßnahmen konzipiert und geplant. Neben den durch den Bund geförderten Projekten, setzt DOS im Kontext von Smart City weitere Projekte um. Diese ergeben sich aus den 12 Themenfeldern der Digitalen Strategie und den damit verbundenen Konzepten. (siehe Digitale Strategie). Hiermit wurde ein erster Schritt umgesetzt die Wechselwirkung von unterschiedlichen Projekten sichtbar zu machen.
Für die Umsetzungsphase, die Anfang 2023 begonnen hat und bis Ende 2028 läuft, stehen Mittel in Höhe von rund 11,2 Mio. Euro zur Verfügung. Grundsätzlich sollen alle Projekte mit dem Fokus der Bürger:innenbeteiligung konzipiert werden. Deshalb ist u.a. die Einführung einer Kollaborationsplattform (VO/2024/13176) erforderlich. Das Projekt Social Smart City ist hierfür einzigartig in Deutschland. Bei der Umsetzung spielt auch der überregionale Austausch und die Kooperation mit anderen Modellprojekten eine wesentliche Rolle. [Siehe Berichterstattung VO/2024/13339]
Dafür arbeiten aktuell inklusive der Abteilungsleitung 2,9 VZÄ an der konkreten Umsetzung der förderfähigen Projekte in Abstimmung mit den fachlich zuständigen Fachbereichen der Stadt. Dazu gehören beispielsweise der Auf- und Ausbau der Smart City Plattform und des Open Data Portals, das Digitale Kulturwerk und die Kollaborationsplattform (VO/2024/13176).
Zu den wesentlichen Aufgaben gehören dabei die Umsetzung der Digitalen Strategie sowie die Entwicklung der Projektideen, die Beauftragung von Dienstleistern, Entwickler:innen sowie die Vergabe von Leistungen, die Koordination der SWL Innovation als unserem zentralen Digitalisierungspartner, die Abstimmung mit dem Fördermittelgeber und die Kostenkontrolle und Berichterstattung gegenüber dem Fördermittelgeber und der Politik. Die Fördermittel des Modellprojekts sind für folgende Maßnahmen und Projekte bewilligt worden:
- Aufbau und Erweiterung der Smart City Infrastruktur
- Digitales Kulturwerk (siehe Berichterstattung VO/2024/13405)
- Kollaborationsplattform (VO/2024/13176)
- Intelligenter Verkehrsfluss (VO/2024/13077)
- Autonomer Transportservice inkl. dynamischer Parkplatzzuweisung (Projektfreigabe durch die Bürgerschaft steht noch aus)
Innerhalb dieser Projektsteckbriefe stehen weitere Projekte und Maßnahmen, die umgesetzt werden, um eine nachhaltige digitale Infrastruktur zu schaffen, welche die Herausforderungen der Urbanisierung und des demografischen Wandels unterstützen.
Eine Besonderheit stellt das Projekt Digitales Kulturwerk dar, da hierfür eine zusätzliche Förderung der Possehl-Stiftung vorliegt, mit der die Stelle der Projektleitung finanziert wird. Diese ist mit 0,77 VZÄ besetzt. Ziel des Digitalen Kulturwerks ist es, die Kulturgüter in einem 3D-Modell virtuell erlebbar zu machen, aber auch bei einem Stadtrundgang vor Ort digitale Informationen zu bieten. Ein Anfang wurde mit der Visualisierung der Kulturgüter und Kultureinrichtungen im Geoportal gemacht.
Außerdem wird exemplarisch am Modellprojekt Smart City aber auch das Querschnittsthema Projektmanagement vorangetrieben. Hier werden Regeln und Standards für die Durchführung von Digitalisierungsprojekten entwickelt, der Projektmanagementleitfaden für die Kernverwaltung der Hansestadt Lübeck fortgeschrieben und eine Projektmanagementsoftware eingeführt, die zukünftig als Standard stadtweit eingesetzt werden soll.
Open Data ist ein wichtiger Baustein der Smart City Infrastruktur. Gemäß dem Gesetz über offene Daten der Träger der öffentlichen Verwaltung (Offene-Daten-Gesetz - ODaG) und dem Informationszugangsgesetz für das Land Schleswig-Holstein (IZG-SH) sind die Kommunen verpflichtet, vorhandene nichtpersonenbezogene, hochwertige Daten von öffentlichem Interesse transparent bereitzustellen. Open Data stellt einen wesentlichen Teilbereich von Open Government dar. Die Open Data Managerin entwickelt eine Strategie zur Veröffentlichung und Nutzbarmachung der vorhandenen Daten. Außerdem verantwortet sie die Data Governance. Dies beinhaltet die zentralen Vorgaben (Prozessen, Rollen, Richtlinien, Standards und Kennzahlen) für die Umsetzung des Open Data Prinzips in den dezentralen Strukturen der Stadtverwaltung. Ziel ist die nutzerorientierte Bereitstellung von Verwaltungsdaten, Schaffung von Vernetzungsmöglichkeiten für externe Stakeholder und Unterstützung der Smart City Ziele. Diese Stelle ist seit dem 01.09.2024 mit 1 VZÄ besetzt.
Projektteam – Enterprise Resource Planning (ERP)
Aufgabe dieser Projektgruppe ist die Beschaffung und Implementierung eines ganzheitlichen ERP-Systems zur Ablösung der aktuellen Finanzlösung MACH. Die Durchführung dieses Projektes wurde erforderlich mit Ankündigung der Kündigung des Servicevertrages der MACH AG zum 31.12.2026 und wird seitdem mit höchster Priorität vorangetrieben Die Finanzsoftware stellt das Herzstück jeder Kommunalverwaltung dar und bildet zahlreiche systemrelevante Prozesse ab. Hierüber wird nicht nur der Haushalt der Hansestadt Lübeck entsprechend den rechtlichen Vorgaben des Haushaltsrechts geplant und bewirtschaftet. Es werden jährlich mehr als 1.5 Millionen Zahlungsvorgänge gebucht und die Liquidität der Stadtverwaltung sichergestellt. Das Finanzsystem dient außerdem zur Veranlagung der kommunalen Steuern (Gewerbesteuer, Zweitwohnsitzsteuer, Hundesteuer). Eine Verzögerung im Projekt stellt somit ein erhebliches Risiko für die Handlungs- und Zahlungsfähigkeit der Stadt, aber auch für zahlreiche Leistungsempfänger:innen, Kund:innen, Lieferant:innen, etc. Gleichzeitig bietet die Einführung eines ERP-Systems aber auch erhebliche potenzielle Synergieeffekte, da neben einem Finanzmodul auch Module für Personalwirtschaft, Liegenschaftsverwaltung, Controlling, Organisation, Business Intelligence, Reporting etc. implementiert werden können. Das System könnte damit zur zentralen Datendrehscheibe der gesamten Kernverwaltung werden und eine immense Optimierung der internen Querschnittsprozesse realisieren.
Die Folgen für die Reputation im Falle eines Scheiterns des Projektes sind kaum abzusehen. Das Projektteam besteht aus insgesamt 5 Stellen im Bereich DOS, von denen aktuell nur 2 VZÄ besetzt sind. Zur Unterstützung des Teams in den Themen Change- und Prozessmanagement sind zusätzlich Personalressourcen aus Abteilung 1 vorgesehen, die vorrangig für das Projekt arbeiten. Diese Kapazitäten wurden kürzlich besetzt bzw. werden zum 01.04.2025 besetzt. Damit entspricht die Organisationsstruktur im Projektteam dem im Zwischenbericht zum Projekt (VO/2024/13174-04) vorgeschlagenen Vorgehen.
Themen, die aktuell nicht mit Personalressourcen hinterlegt sind
Digitalisierung ist ein höchst volatiles Aufgabengebiet. Die technische Entwicklung schreitet schnell voran und erfordert Flexibilität in den Entscheidungsprozessen, um Schritt halten zu können. Die Zyklen der Erneuerung werden dabei stetig kürzer. Dies führt dazu, dass neue technologische und organisatorische Trends aufkommen, bevor laufende Projekte abgeschlossen werden konnte.
Aktuell gibt es für folgende Themen keine Ressourcen im Bereich DOS:
- Umsetzung des bereits beschlossenen Registermodernisierungsgesetzes
- Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Verwaltungsverfahren
- Einführung eines generischen Fachverfahrens zur digitalen Weiterverarbeitung eingehender Onlinedienste
- Einführung eines zentralen Zugriffsmanagements (Berechtigungssystem, IAM) für die Kernverwaltung
- Inhaltliche Gestaltung des Digitalen Kulturwerks (Kurator:in)
- Social Smart City zur sozialpädagogischen Begleitung der digitalen Transformation innerhalb der Stadtgesellschaft
- Einführen einer Softwarealternative zu Sharepoint als Basis interne und externe Zusammenarbeit, Intranet und Content Management
- Wissensmanagement zur Verhinderung der Folgen der Abwanderung von hoch qualifizierten Fachkräften (brain drain) die durch Fluktuation und Fachkräftemangel ausgelöst werden.
Zu 2.: Antwort auf AM Dr. Axel Flasbarth (BÜNDNIS 90 / DIE GRÜNEN): IT-Sicherheit bei der Hansestadt Lübeck (VO/2024/13784)
1. Welche (außerordentlichen) Maßnahmen wurden für die Besetzung der Stelle des
Leiters der IT-Sicherheit (CISO) wegen der o.a. besonderen Bedeutung und der
Dauer der Nichtbesetzung in den vergangenen drei Jahren unternommen? Welche
sind für die Zukunft geplant und wann?
Die Planstelle 7993 für den Chief Information Security Officer wurde für den Haushalt 2022 geschaffen und ist für die Bearbeitung der strategischen und prozessualen Fragen der Informationssicherheit zuständig. Es gibt zwar zahlreiche Schnittstellen und Überschneidungen zum Bereich Informationstechnik, es handelt sich aber nicht um den Leiter der Sicherheit in der Informationstechnik. Das Ergebnis der Stellenbewertung, dass die Voraussetzung für eine Ausschreibung darstellt, lag zum 29.07.2022 vor.
Das Bewerbungsverfahren wurde vom Bereich DOS am 19.05.2023 ausgelöst und anschließend vom Bereich Personal bearbeitet. Die öffentliche Ausschreibung erfolgte im Juli 2023.
Die Ausschreibung war ursprünglich mit einer Laufzeit von drei Wochen in folgenden Stellenportalen veröffentlicht worden:
- Stepstone Pro
- Informatikerjobs.de
- Itjobs-24.de
- Software-jobs.de
- Alle-it-jobs.de
- Administrator.de
- Stellenanzeigen.de
- Heise.de
- It-jobs.de
- Entwickler.de
- Der-IT-stellenmarkt-de
- Itsteps.de
- It-karrierewelt.de
- Informatik.jobs.de
- Edv.jobs.de
- Indeed.de
- Monster
- Linkedin
Der Umfang der Ausschreibung entspricht dem Ausschreibungspaket, dass der Bereich Personal für Stellen im IT-Sektor zusammengestellt hat.
Aufgrund mangelnder Bewerbungen wurde die Ausschreibungsfrist bis zum 17.10.23 verlängert. Am 28.11.2023 wurden die Vorstellungsgespräche geführt, die jedoch ohne Erfolg beendet wurden. Vom Bereich DOS wurde entschieden, eine erneute Ausschreibung mit zeitlichem Abstand und unter Einschaltung eines Headhunters vorzunehmen. Allerdings musste die erneute Ausschreibung aufgrund der unabsehbaren Entwicklungen um die Ablösung der Finanzsoftware verschoben werden.
Aktuell erfordern die Überlegungen zur Einrichtung einer Projektgruppe Zivilschutz und Krisenmanagement erneut eine Anpassung der unbesetzten Stelle, dazu erfolgt in Kürze eine gesonderte Beschlussvorlage (VO/2025/13874). Durch die Einrichtung einer Projektgruppe zur Stärkung des Zivilschutzes und des Krisenmanagements erscheint es nun aber sinnvoll, die fachliche Expertise eines CISO zu verzahnen mit dem bereits vorhandenen Business Continuity Manager sowie weiterer Expert:innen auf dem Gebiet des Krisenmanagements sowie der Risikoanalyse.
2. Welche Stellen wurden von der Kernverwaltung der Hansestadt in 2024 ausgeschrieben und damit höher priorisiert als die unbesetzte Stelle des Leiters der IT-Sicherheit
(CISO), die in 2024 nicht ausgeschrieben wurde? Bitte einzeln aufführen.
Eine Auflistung aller Wiederbesetzungsverfahren der Kernverwaltung ist an dieser Stelle nicht zielführend, da es sich um mehrere Hundert Verfahren handelt und die Priorisierung jeweils in eigener Verantwortung der Bereichsleitungen/Fachbereichsleitungen vorgenommen wird und sich somit außerhalb der Zuständigkeit des Bereichs DOS befindet. Im Bereich DOS wurden in 2024 folgende Besetzungsverfahren durchgeführt:
- 7935 – Projektunterstützung E-Government – Verfahren wurde abgebrochen, da eine interne Hospitation vorgezogen werden musste
- 8261 – Open Data Managerin – die Stelle wurde aufgrund der gesetzlichen Verpflichtung aus dem Offene-Daten-Gesetz Schleswig-Holstein zum 01.09.24 besetzt
- 8047 – Assistenz CDO – das Verfahren musste wiederholt werden, da eine erste interne Ausschreibung erfolglos verlief, die Stelle wurde zum 01.01.25 besetzt
- 7939/8705 – Changemanagerin, aufgrund einer Kündigung in der Probezeit der Stelleninhaberin und des hohen Bedarfs im Projekt E-Akte wurde dieses Verfahren vorgezogen, die Stelle wurde zum 01.10.24 besetzt, es konnte gleichzeitig die Stelle 8705 für das Projekt ERP zum 01.01.25 besetzt werden
- 7073 – Projektleitung ERP – die Stelle konnte zum 01.02.25 besetzt werden
- 7076 – Sachbearbeitung E-Government – mit diesem Verfahren wurde die Leitung im Projekt OZG besetzt, dieses Verfahren musste aus Gründen der Bindung hochqualifizierter Mitarbeiter vorgezogen werden
- 8706 – Prozessmanagerin ERP – die Stelle konnte zum 01.04.205 besetzt werden
3. In welcher Weise wurden die o.a. erhöhten Gefahren für die IT-Sicherheit in die Priorisierung der Stelle des Leiters der IT-Sicherheit (CISO) im Vergleich zu den unter 2.
genannten Stellen einbezogen?
Bei der fraglichen Stelle des CISO handelt es sich um den Chief Information Security Officer, der die strategischen und prozessualen Fragen der Informationssicherheit bearbeitet. Es gibt zwar zahlreiche Schnittstellen und Überschneidungen zum Bereich Informationstechnik, es handelt sich aber nicht um den Leiter der Sicherheit in der Informationstechnik.
Entscheidend für die Priorisierung mehrerer notwendiger Stellenbesetzungsverfahren im Bereich DOS waren folgende Überlegungen:
- Eine sofortige Neuausschreibung nach erfolglosem Besetzungsverfahren hätte geringe Chancen auf Erfolg gehabt, da der Kreis der potenziellen Bewerber sich nicht geändert hätte
- Im Bereich Informationstechnik wird die Funktion des IT-Sicherheitsbeauftragten ausgefüllt, so dass die operativen Prozesse sichergestellt sind. Eine strategische Ausrichtung der Informationssicherheit ist notwendig und sinnvoll, eine fahrlässige Vernachlässigung der Sorgfaltspflichten in diesem Gebiet ist jedoch in keinster Weise gegeben.
- Eine gesetzliche Verpflichtung zur Wahrnehmung der Aufgabe hat zum Zeitpunkt der Haushaltsbürgerschaft (September 2024) nicht bestanden und wurde erst durch den Bericht des Landesrechnungshofes konkretisiert
- Die Wiederbesetzung von Stellen, die ins laufende Tagesgeschäft eingebunden sind, wurde im Bereich DOS höher priorisiert, als die Besetzung von autonomen strategischen Stabsstellen, die neuartige Aufgaben wahrnehmen. Der Grund dafür ist, dass eine Überlastung vorhandener Mitarbeiter:innen durch lange Vertretungszeiten vermieden werden soll. In Zeiten des Fachkräftemangels kommt der Bindung von qualifizierten Mitarbeiter:innen eine besondere Bedeutung zu.
4. Warum wurden die Bürgerschaft und ihre Gremien bisher nicht über die knapp dreijährige Nichtbesetzung der Stelle des Leiters der IT-Sicherheit (CISO) informiert?
Warum nicht über die nicht erfolgte Ausschreibung in 2024? Für wann war eine derartige Information der Bürgerschaft ggf. geplant?
Eine Berichtspflicht über die Personalsituation einzelner Bereiche gegenüber der Bürgerschaft besteht nicht. Die generelle Personalsituation wird durch den Bereich Personal mit dem jährlichen Personalbericht dargestellt.
5. In der Anlage 1a zum Bericht “Umsetzung der Haushaltsbegleitbeschlüsse 2025”
(VO/2024/13683) wurde angegeben, dass die Stelle des Leiters der IT-Sicherheit
(CISO) aufgrund des Haushaltsbegleitbeschlusses von CDU, Grüne und FDP
(VO/2024/13494-01-01) von der Verwaltung mit einem Sperrvermerk für 2025 versehen wird. In der o.a. schriftlichen Antwort des Bürgermeisters ist die Stelle 8260 (EGov.) mit einem Sperrvermerk für 2025 versehen. Der Haushaltsbegleitbeschluss erfordert jedoch nur einen Sperrvermerk für 2025 im Bereich DOS.
Welche dieser beiden Stellen wurde tatsächlich von der Verwaltung mit einem Sperrvermerk für 2025 versehen?
Der Bereich DOS hatte sich zum damaligen Zeitpunkt (Oktober 2024) dazu entschieden, die Stelle 7993 (CISO) mit einem Sperrvermerk zu versehen. Zum damaligen Zeitpunkt lag der Bericht des Landesrechnungshofes noch nicht vor, so dass davon ausgegangen wurde, dass die Aufgabe der strategischen Ausrichtung der Informationssicherheit noch keine gesetzliche Pflichtaufgabe darstellt. Im Abwägungsprozess wurde sich dafür entschieden, die Pflichtaufgaben (OZG-Umsetzung und ordnungsgemäße Umsetzung des Haushaltsrechts) zu priorisieren. Aufgrund des schwierigen Abwägungsprozesses zwischen drei jeweils unverzichtbaren Stellen kam es jedoch zu einem Versehen, so dass der Sperrvermerk irrtümlicherweise auf die Stelle 8260 Projektunterstützung E-Government gesetzt wurde.
- Falls die Stelle des Leiters der IT-Sicherheit (CISO) für 2025 mit einem Sperrvermerk versehen wurde: In welcher Weise wurden die o.a. erhöhten Gefahren für die IT-Sicherheit in die Auswahl der Stelle des Leiters der IT-Sicherheit (CISO) für einen Sperrvermerk für 2025 einbezogen?
Bei Stelle des CISO handelt es sich um den Chief Information Security Officer, der die strategischen und prozessualen Fragen der Informationssicherheit bearbeitet. Es gibt zwar zahlreiche Schnittstellen und Überschneidungen zum Bereich Informationstechnik, es handelt sich aber nicht um den Leiter der Sicherheit in der Informationstechnik. Die Abwägung erfolgte anhand der gesetzlichen Verpflichtung zur Wahrnehmung der Aufgabe sowie der bereits besetzten Funktionen des IT-Sicherheitsbeauftragten und der Datenschutzbeauftragten in anderen Bereichen der Kernverwaltung.
- Falls die Stelle 8260 (E-Gov.) für 2025 mit einem Sperrvermerk für 2025 versehen wurde: Wann ist die erneute Ausschreibung der Stelle des Leiters der IT-Sicherheit (CISO) geplant?
Es ist geplant, die Stellenbeschreibung für die Stelle des Leiters der Informationssicherheit anzupassen und ihn in einer neu einzurichtenden Projektgruppe „Zivilschutz und Risikomanagement“ im Bereich DOS einzusetzen. Sobald das Ergebnis der Stellenbewertung vorliegt, soll die Ausschreibung zeitnah erfolgen.
Zu 3.: Gründe für die Aufhebung des Sperrvermerkes der Stellennummer 8260.
Wie oben bereits beschrieben, wird die Planstelle 8260 zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe benötigt, genauer für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). In diesem Aufgabenkanon soll sich die o.g. Stelle verstärkt mit der Erstellung und Einführung von Onlinediensten befassen, die für die Wirtschaft relevant sind. Schon jetzt verfügt der Bereich DOS nur über unzureichende Personalkapazitäten, um die Vorgaben aus dem OZG zeitnah umsetzen zu können. Mit einer nicht Besetzung der Stelle würde nicht nur die Entwicklung und Einführung von weiteren Onlinediensten nahezu zum Erliegen kommen, vielmehr könnte der Support und vor allem der Betrieb bereits bestehender Dienste durch eine fehlende Vertretungsmöglichkeit nicht mehr sichergestellt werden.
Die Planstelle 7937 wird zur Einhaltung des Haushaltsrechts und der Haushaltsgrundsätze, insbesondere zur korrekten Abrechnung und Bewirtschaftung vorhandener Fördermittel benötigt. Ihr Ziel ist es, die öffentliche Verwaltung und Öffentlichkeit vor möglichen Verlusten, unkorrekten Daten und fehlerhaften Informationen weitestgehend zu schützen und bundesweit für eine einheitliche Haushaltsführung und ordnungsgemäße Finanzwirtschaft zu sorgen. Zudem ermöglicht diese Planstelle das Einwerben neuer Fördergelder, um den Haushalt damit zu entlasten. In der VO/2024/13683-01: Antrag zu VO/2024/13683 Umsetzung der Haushaltsbegleitbeschlüsse 2025 wurde der Wunsch thematisiert, dass Fördermittel nicht gefährdet werden soll. Vor diesem Hintergrund sieht der Bereich die Entscheidung, diese Stelle nicht zu streichen, als bestätigt an und im Einklang mit der politischen Willensbildung.
Wie im Bericht (1) und der Beantwortung der Anfrage (2) beschrieben, stellt die Funktion des CISO (Chief Information Security Officer) mittlerweile quasi gesetzliche Aufgabe da. Begründet wird dieses durch die Empfehlung des Landesrechnungshofs entsprechende Aufgaben zu erfüllen sowie durch die potenziellen Aufgaben im Rahmen der zivilen Verteidigung und des Krisenmanagements, dazu erfolgt in Kürze eine gesonderte Beschlussvorlage (VO/2025/13874).
Der Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie sieht sich auf Grund der oben dargestellten Ausführungen und Zusammenhänge nicht in der Lage dem Haushaltsbegleitbeschluss (VO/2024/13494-01-01) nachzukommen. Begründet wird dieses damit, dass alle infrage kommenden Stellen (quasi) gesetzlich notwendig sind und somit nicht gestrichen werden können. Vor diesem Hintergrund bittet der Bereich darum den Sperrvermerk auf der Planstelle 8260 aufzuheben
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