Vorlage - VO/2023/12275  

1. Der Bürgermeister wird beauftragt, die elektronische Akte (E-Akte) in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck einzuführen. (Entscheidungszuständigkeit der Bürgerschaft)

2. Mit der Dataport AöR werden Dienstleistungsverträge zur Unterstützung der E-Akte-Einführung geschlossen. (Entscheidungszuständigkeit des Hauptausschusses - unter Vorbehalt der Zustimmung der Bürgerschaft zu Beschlussvorschlag Nr. 1)

3. Als E-Akte-System wird über Dataport die Software VIS-Suite des Herstellers PDV GmbH beschafft. (Entscheidungszuständigkeit des Hauptausschusses - unter Vorbehalt der Zustimmung der Bürgerschaft zu Beschlussvorschlag Nr. 1)

4. Als Scan-Lösung wird über Dataport die Software Kofax der Firma Kofax beschafft. (Entscheidungszuständigkeit des Hauptausschusses - unter Vorbehalt der Zustimmung der Bürgerschaft zu Beschlussvorschlag Nr. 1)

5. Für das ersetzende Scannen von Bestandsakten der Bereiche und für die Anbindung von Fachverfahren an das E-Akte System wird für die Dauer des Projektes ein zentrales Budget im Bereich Digitalisierung, Organisation und Strategie (kurz: DOS, 1.103) bereitgestellt. (Entscheidungszuständigkeit der Bürgerschaft)

6. Die Bürgerschaft nimmt davon Kenntnis, dass für die Dauer des Projektes mindestens folgende Aufwendungen entstehen werden (siehe auch Anlage „finanzielle Auswirkungen“ sowie Kapitel „Übersicht über die Haushaltsmittel“). Der Bürgermeister wird beauftragt, die in den einzelnen Haushaltsjahren notwendigen Mittel zu ordnen. (Entscheidungszuständigkeit der Bürgerschaft)

a) konsumtiv

Personalaufwendungen (zuzüglich künftige Personalkostensteigerungen) für die Projektorganisation/Aktenmanagement:

Wesentliche Sachaufwendungen:

Beauftragung von Dataport zur beratenden Unterstützung (gemäß Beschlussvorschlag 2):

Für das ersetzende Scannen von Bestandsakten und die Anbindung von Fachverfahren werden für 2024 Sachaufwendungen in Höhe von 200 TEUR veranschlagt (entsprechend Beschlussvorschlag 5). Für die Folgejahre werden die benötigten Mittel bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus entstehen Aufwendungen für Wartung und Pflege sowie den technischen Support für die Programme VIS und Kofax als auch Sachaufwendungen für die Arbeitsplatzausstattung der neuen Stellen im Bereich 4.415-Archiv (siehe auch Kapitel „Übersicht über die Haushaltsmittel“).

b) investiv

7. Dem Hauptausschuss wird im Rahmen der vorgesehenen Berichterstattung zur Umsetzung der Digitalen Strategie (VO/2020/08509-03; Maßnahme 2.21) auch zum Projektstatus „E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung“ berichtet. Darüber hinaus wird der Bürgerschaft ein jährlicher Bericht zum Stand der E-Akte Umsetzung vorgelegt.

Siehe Anlage 2
 

Finanzielle Auswirkungen

Vorlagen-Begründung