Der Bereich 1.105 – Informationstechnik ist verantwortlich für den reibungslosen Betrieb der gesamten IT-Infrastruktur in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck. Er umfasst ca. 2.300 Nutzer:innen auf ca. 120 Verwaltungsstandorten, etwa 400 Fachverfahren mit ca. 160 Datenbanken und ein Rechenzentrum an zwei redundanten Standorten mit ca. 600 Servern.
Im Januar 2020 ist der Support für die Betriebssysteme für Arbeitsplatzrechner einschl. Notebooks und Server (Windows 7 und Microsoft Server 2008) abgelaufen. Das bedeutet, dass die notwendigen Anpassungen an Datenschutz und Datensicherheit (Sicherheitspatche durch Microsoft) nur noch für kurze Zeit zur Verfügung stehen.
Seit 2018 laufen bereits die organisatorischen und zum Teil auch die technischen Vorbereitungen, z. B. die Erhebung der technischen und personellen Notwendigkeiten, die Migration der Server auf das aktuelle Betriebssystem Microsoft Server 2016 bzw. 2019 (soweit es möglich ist) sowie die Einstellung der erforderlichen Mittel in den Haushalt 2020 / 2021. Planungsgrundlage war die vorherige Migration II – auf Windows 7.
Seit September 2019 wurde mit externer Unterstützung der Fa. Dataport ein Projektmandat erarbeitet, das in dieser Vorlage das Vorgehenskonzept sowie den Bedarf der benötigten Ressourcen konkretisiert.
Ziel des Projektes ist die langfristige Sicherstellung und Optimierung des technischen Betriebs der Systemumgebung der Lübecker Verwaltung vor allem im Hinblick auf eine reibungslose Verwaltungsarbeit unter dem Aspekt von Datenschutz, Daten- und Betriebssicherheit.
Unter anderem sind folgende Arbeitspakete umzusetzen:
- Umstellen des PC-Betriebssystems Windows 7 auf Windows 10 mit gleichzeitiger Umstellung von Office 2010 auf Office 2016 einschließlich der notwendigen Konzepte (z.B. Support-, Betriebs-, Sicherheitskonzept)
- Umstellung der Server-Betriebssysteme von Server 2008 auf Server 2016 / 2019 einschließlich der notwendigen Konzepte (z. B. Support-, Betriebs-, Sicherheitskonzept)
- Migration der Fachverfahren in die neue Windows 10-, Office 2016- und Server 2016/2019- Umgebung
- Fortführung der Einführung des Druckerkonzeptes als Voraussetzung für eine erfolgreiche Migration III
- Ergänzende Inventarisierung der vorhandenen Geräte
Einsatz von personellen Ressourcen:
Damit das Projekt wie geplant innerhalb von 12 Monaten umgesetzt werden kann, wird eine umfangreiche externe Unterstützung benötigt, da für eine schnelle Umsetzung die internen personellen Ressourcen fehlen.
Externe Vollzeitäquivalente insgesamt: 14,
verteilt auf folgende Arbeitspakete:
- Externe Projektleitung
- Unterstützung der Migration der Fachverfahren (Analyse, Migration auf die neue Umgebung, Bereitstellung)
- Unterstützung der gesondert einzurichtenden Migrationshotline (spezieller Support für die neue Umgebung für die Nutzer:innen)
- Rolloutmanagement und Umsetzung des Rollouts
Interne Vollzeitäquivalente insgesamt: 19,
ebenfalls verteilt auf die o.a. Arbeitspakete
Insgesamt umfasst das Projekt 33 Mitarbeitende.
Die Projektstruktur und Verteilung der Rollen wird in der beigefügten Projektpräsentation beschrieben.
Gesamtkosten bei einer geplanten Gesamtlaufzeit von 12 Monaten,
beginnend ab Mai 2020: 2.200.000 €.
Zusammensetzung der Kosten:
Externe Unterstützung einschl. Betankung und Lagerung von Hardware: 1.365.000 €
Hardwarekosten ( Neubeschaffung von ca. 1.500 PCs bzw. Notebooks): 635.000 €
Verlängerter Support für Windows 7 2020/2021: 200.000 €
Zeitlich verteilt sich der Aufwand wie folgt:
2020: 1.600.000 € (8 Monate)
2021: 600.000 € (4 Monate)
Gesamt: 2.200.000 €
Es wird folgende grobe Zeitplanung vorgesehen:
Einholen der notwendigen Entscheidungen, Einstieg in die Feinplanung,
Beginn vorbereitender Arbeiten (Analyse, Migration der ersten Fachver-
fahren, Terminabsprache mit den Bereichen, usw.): März/April 2020
Beginn mit dem Rollout, weitere Migration von Fachverfahren, Einrich-
tung einer Migrationshotline: Mai – Dez. 2020
Fortsetzung des Rollouts, ggf. Sonderlösungen von nicht Windows 10-
fähigen Fachverfahren : Januar – April 2021
Geplantes Projektende: 30.04.2021
Risiken:
- In jedem Bereich, in dem das Rollout von Windows 10 beginnen soll, muss das Druckerkonzept umgesetzt sein. Falls es hier zu Verzögerungen kommen sollte, müssen ggf. personelle Ressourcen teilweise hierher „umgeleitet“ werden, damit keine Verzögerungen eintreten.
- Die Migration III wird von 1.105 Informationstechnik mit oberster Priorität umgesetzt. Bei personellen Engpässen aufgrund ungeplanter Ereignisse, Prioritätsänderungen durch äußere Einflüsse und unvorhergesehener Probleme beim Rollout mit den Bereichen muss umgehend gegengesteuert werden.
- Einige Fachverfahren werden nicht auf Windows 10 bzw. Server 2016/2019 migriert werden können (veraltet, nicht mehr durch Hersteller unterstützt usw.). Hier müssen - ggf. zeitaufwendige bzw. alternative Lösungen gefunden werden. Die Analyse der Fachverfahren hat bereits begonnen.
Die Vergabe der externen Leistungen erfolgt aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen über Dataport. Eine Ausschreibung ist hier aufgrund der Teilnahme Lübecks im IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITSB SH) nicht notwendig, da die Hansestadt Lübeck sich in diesem Fall der Rahmenverträge von Dataport ausschreibungsfrei bedienen kann.
Während der Umstellungsphase des Projektes Migration III muss der Betrieb auf den nicht mehr supporteten Systemen weiterlaufen, solange nicht alle Arbeitsplätze, Server usw. umgestellt sind.
Deshalb wird der von Microsoft angebotene Support für Windows 7 und Server 2008 zunächst für 2020 beauftragt (in der obigen Kostenaufstellung mit 200.000 € veranschlagt). Somit sind alle Sicherheitsupdates und ggf. auch der Fehlersupport bis mindestens zum Januar 2021 durch Microsoft gewährleistet.
