1) Internetauftritt der HL
Ein Workshop mit allen Fachbereichen zur Überarbeitung des Internetauftritts hat stattgefunden. Die Ergebnisse sind in eine Projektplanung zum Relaunch eingeflossen, die dem Hauptausschuss aufgrund ihres Umfangs in einem eigenständigen Bericht VO/2017/05249 separat zur Sitzung am 26.09.2017 vorgelegt wird.
2) Masterplan E-Government
In der Bürgerschaft am 29.06.2017 wurde mit VO/2017/04891 über die Aufgaben der künftigen Internetredaktion berichtet. Eine wesentliche Aufgabe ist es, Dienstleistungen, welche sich im Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein (ZuFiSH) und im Lübeck:Fenster befinden, in einer Wissensdatenbank zusammenzuführen und zu aktualisieren. Erst wenn eine vollständige und aktuelle Leistungsübersicht vorliegt, kann sinnvoller Weise damit begonnen werden, diese zu priorisieren.
Der Deutsche Städtetag hat über einen Beschluss des IT-Planungsrates zu einem Portalverbund auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene informiert. Hierzu wurde eine Liste von 100 Verwaltungsleistungen aufgelegt (die TOP 30 Leistungen für Unternehmen und TOP 70 Leistungen für BürgerInnen), welche initial in diesen Portalverbund eingebunden werden sollen. Diese Leistungsübersicht bezieht sich auf alle föderalen Ebenen, so dass zunächst kommunale Leistungen identifiziert werden müssen. Diese Liste wäre eine Möglichkeit, Prioritäten zu setzen und sich am Portalverbund zu beteiligen, ohne eine allein auf Lübeck zugeschnittene Lösung entwickeln zu müssen.
3) Quick-Wins
a) Online-Bewerbungen
In Zusammenarbeit zwischen dem Personal- und Organisationsservice und einigen Bereichen wird derzeit zur Bewältigung der stark ansteigenden Stellenbesetzungsverfahren das elektronische Bewerbermanagementsystem Interamt pilotiert. Im nächsten Schritt soll im Herbst 2017 das Bewerbungsverfahren für die Ausbildungsplätze elektronisch durchgeführt werden. Interamt soll ab Januar 2018 bei allen externen und internen Ausschreibungsverfahren angewendet werden.
b) Online-Beschwerdeverfahren
Es wurde ein Kontaktformular bereitgestellt, welches unter www.kontakt.luebeck.de zu finden ist. Ein neuer Prozessablauf zum generellen Umgang mit Beschwerden ist noch zu entwickeln.
c) Digitale Veröffentlichungen der amtlichen Bekanntmachungen
Ein CMS-Modul (Content Management System) ist in der Entwicklung. Die Dateien für das Ortsrecht und die B-Pläne befinden sich im Aufbau für eine Veröffentlichung ab 01.01.2018.
d) Digitale Bauakte
Die technischen Details, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes, konnten bislang noch nicht abschließend geklärt werden. Mit Blick auf die o.g. Priorisierung wird darauf hingewiesen, dass andere Städte eine derartige Leistung mangels Nachfrage wieder eingestellt haben.
4) Wissensdatenbank und Qualitätsmanagement für Onlinedienstleistungen (Internetredaktion) und Telefonauskunft
a) Internetredaktion
Die Ausschreibung der von der Bürgerschaft beschlossenen Planstellen läuft. Ein Besetzungszeitpunkt ist noch nicht absehbar.
b) Teilnahme am Verbund D115
Am 29.06.2017 beschloss die Bürgerschaft: „Der Bürgermeister wird - unter Vorbehalt einer erfolgreichen Vermittlung des Personals der Telefonzentrale - beauftragt, die Übergabe der Vorwahl 122-0 an den Telefonischen HamburgService vorzubereiten und eine entsprechende Beschlussvorlage zum Vertragsabschluss zu erstellen.“
Diese Beschlussvorlage wird der Bürgerschaft in ihrer Sitzung am 28.09.2017 unter der Nr. VO/2017/05173 entgegengebracht.
5) Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Die von der Bürgerschaft beschlossenen Planstellen stehen kurz vor der Ausschreibung. Der Entwurf eines Projektplans wurde in wesentlichen Punkten abgestimmt (Auswertung des bisherigen Pilotbereichs, Start eines weiteren Pilotbereichs, Umstellung je eines „Leuchtturmvorhabens“ pro Fachbereich, bevor die Aufgabe in die Linienorganisation übergeben wird). Verschiedene Punkte können allerdings erst nach Besetzung der neu geschaffenen Planstellen angegangen werden, wie z. B. die Entscheidung, ob das im Pilotbereich eingesetzte Verfahren für die gesamte Verwaltung eingesetzt werden soll.
6) Geodaten
a) Einrichtung einer Einheit für die zentrale Steuerung von Geo-Basisdaten bis zum 01.07.2017
Dieses sehr ehrgeizig formulierte Ziel, konnte nicht gehalten werden. In der Lübecker Verwaltung gibt es eine geodatenhaltende Stelle, die Basisdaten vom Landesamt für Vermessung und Geoinformation S-H übernimmt und aktuell im Intranet den übrigen Bereichen der Stadtverwaltung zur Verfügung stellt, aber derzeit über keine Ressourcen für eine zentrale Steuerung aller Geodaten verfügt. Diese geodatenhaltende Stelle ist erst seit Mai 2017 nach langen Krankheitsausfällen wieder in voller Personalstärke besetzt. Ende August ist die Bewerbungsfrist für eine zusätzliche Stelle abgelaufen. Eine weiteres Besetzungsverfahren wird in Kürze eingeleitet mit dem Ziel die Freistellung einer Projektleitung zu erreichen.
b) Bebauungspläne der HL im Internet
Die Bebauungspläne wurden in eine Testumgebung der Metropolregion Hamburg (MRH) eingestellt. Derzeit läuft eine interne Prüfung, ob die Daten richtig zugeordnet sind. Nach Abschluss dieser Prüfung und Korrektur etwaiger Fehler sollen die Daten im Geoportal der MRH dargestellt werden und damit über das Internet öffentlich verfügbar sein. Zeitziel ist Anfang Oktober 2017. Beabsichtigt ist künftig auch die Veröffentlichung im städtischen Geoportal.
c) Erarbeitung eines Konzeptes zur Geodateninfrastruktur (GIS) der HL in Kooperation mit der Metropolregion Hamburg (MRH)
Um ein GIS-Konzept für die HL erarbeiten zu können, ist es neben der Bestandserfassung bereits vorhandener Daten erforderlich, auch die noch nicht digital vorgehaltenen Datenbestände mit Geo-Referenzierung zu erheben. Diese Erhebung soll bis Mitte Oktober 2017 abgeschlossen sein.
7) Personalentwicklung
Es wird davon ausgegangen, dass sowohl allgemeine Schulungsaspekte zu berücksichtigen sind als auch spezielle Softwarekenntnisse. Da die Planstellen zur Einführung eines DMS noch nicht besetzt sind und damit auch die Frage, welche Softwarelösung stadtweit eingesetzt werden soll, noch nicht beantwortet werden kann, werden aktuell noch keine diesbezüglichen Softwareschulungen geplant.
Es wird allerdings bereits an einer Qualifizierungsplanung gearbeitet, mit der die Verwaltung auf verschiedene Anforderungen der digitalen Umstellung vorbereitet werden kann – insbesondere durch die Befassung mit Themen, die auf eine starke Veränderung der Verwaltungskultur, der Prozesse und der Zusammenarbeit abzielen wie Führungskultur im digitalen Wandel, Changemanagement und Prozessoptimierungen.
8) Weitere Entwicklungen
Aufgrund rechtlicher Entwicklungen / Vorgaben sind weitere Themen zwingend anzugehen, z. B. E-Vergabe, E-Rechnung, INSPIRE (Geo-Daten), DE-Mail, elektronische Identifikation. Hierzu wird berichtet, wenn entsprechende Vorgehensweisen abgestimmt sind.
