Einleitung:
Über die Einführung des integrierten Personalmanagementsystems (IT) bei der Hansestadt Lübeck (KoPers) wurden zuletzt im Februar 2014 (siehe VO/2014/01376) und September 2014 (VO/2014/01948 Zwischenberichte zum Stand der Einführung vorgelegt.
- Aktueller Sachstand zur Einführung des KoPers-Kommunal Grundmoduls:
Das KoPers-Kommunal Grundmodul ist bei der Hansestadt Lübeck mit den Funktionsbereichen Bezügeabrechnung, Berichtswesen und Stellenverwaltung flächendeckend seit Januar 2015 im Einsatz.
Bezügeabrechnung
Die Vorgehensweise mit einem schrittweisen Umstieg in der Bezügeabrechnung mit zwei Pilotbetrieben hat sich als die richtige erwiesen. Die Umstellung auf das neue System ist hinsichtlich der Auszahlung an die Beschäftigten erfolgreich und weitgehend fehlerfrei verlaufen. Um dieses Ziel zu erreichen war allerdings ein erheblicher Prüfungs- und Nachpflegeaufwand im Personal- und Organisationsservice erforderlich.
Berichtswesen
Zum Funktionsbereich Berichtswesen hatte sich herausgestellt, dass im Produkt KoPers-Kommunal der bisher in Lübeck vorhandene Standard zur Nutzung von Personaldaten für Steuerungszwecke nicht in vollem Umfang bereitsteht.
Zwischenzeitlich wurde ein erweiterter Umfang von Auswertungen für ein qualifiziertes Personalberichtswesen mit Dataport vereinbart, der im Standard bereitgestellt wird.
Es verbleibt jedoch weiterhin ein Anteil qualifizierter Auswertebedarfe, der nicht durch KoPers abgedeckt werden kann. Insbesondere die differenzierte Ermittlung von Quoten für Fehlzeit und Fluktuation nach verschiedenen Kriterien muss die Hansestadt Lübeck außerhalb von KoPers sicherstellen.
Stellenverwaltung
Bei der Migration der Daten für den Stellenplan aus dem Altsystem nach KoPers waren zunächst erhebliche Migrationsfehler und Funktionsmängel im Programm festzustellen, die bis Ende August weitgehend behoben wurden, so dass die Unterlagen für den Stellenplan 2016 aus KoPers erstellt werden konnten.
- Kooperation mit der Versorgungsausgleichkasse SH (VAK):
Die Nutzung der neuen Personalsoftware KoPers ist in Lübeck auch in datenschutzrechtlicher Hinsicht abzusichern. Als personaldatenverarbeitende Stelle hat die Hansestadt Lübeck die Aufgabe, die Ordnungsmäßigkeit des KoPers-Verfahrens zu gewährleisten, auch wenn es sich um ein bei Dataport laufendes Programm handelt, dessen Nutzung die Hansestadt Lübeck dort als Dienstleistung einkauft.
Da KoPers ein gemeinsam genutztes Programm vieler Kommunen und der Versorgungsausgleichkasse ist, trifft diese Verpflichtung alle Nutzer in gleicher Weise.
Die VAK verfügt über die technische und personelle Infrastruktur zur Wahrnehmung der Verantwortung für die Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit des automatisierten Verfahrens bei der Verarbeitung der Daten im Verfahren „KoPers“.
Für den Kommunalbereich von KoPers wurde daher bei der VAK eine Zentrale Stelle eingerichtet, die die für alle gleichen Aufgaben im Bereich des Datenschutzes übernimmt. Dieses Vorgehen ist auch mit dem Unabhängigen Zentrum für Datenschutz in SH einvernehmlich abgestimmt.
Aus diesem Grund soll die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung von der Hansestadt Lübeck auf die VAK im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung nach § 18 des Gesetzes über kommunale Zusammenarbeit übertragen werden.
Die Zusammenarbeit der Hansestadt Lübeck mit der VAK soll diesbezüglich als gegenseitige Win-Win Situation gestaltet werden, ohne dass ein Verwaltungskostenbeitrag von der VAK erhoben wird. Die Hansestadt Lübeck hat neben der Erfahrung zur Bezügeabrechnung mit KoPers als einzige Kommune in SH auch bereits Kenntnisse und Wissen zu weiteren Funktionsbereichen aufgebaut (s. zu 1.). Im Gegenzug zu den Leistungen der VAK als „Zentrale Stelle“ gewährt die Hansestadt Lübeck der VAK im Sinne eines Wissenstransfers Einblick in die erweiterte Anwendung des Verfahrens „KoPers“, um der VAK die Möglichkeit zum Ausbau der dortigen Kompetenzen zu bieten.
- Zusatzmodule
In Folge der Verzögerungen bei der Einführung des Grundmoduls KoPers kommt es zu einer zeitlichen Verschiebung der Einführung weiterer Zusatzmodule. Hiervon betroffen ist insbesondere auch das Modul Zeitwirtschaft. Mit dem Beginn der Einführung ist 2017 zu rechnen. Eine verbindliche Zeitschiene konnte mit Dataport noch nicht vereinbart werden. Die Konkretisierung des Vorgehens in einer Projektplanung wird mit Dataport im Jahr 2016 aufgenommen.
Für eine EDV-Unterstützung der Bewerberverwaltung unter Einbeziehung von Online-Bewerbungen wird auch das Angebot anderer Anbieter geprüft.
