Einleitung:
Die Hansestadt Lübeck führt seit vielen Jahren ihre Gehaltsabrechnung mit dem Abrechnungsprogramm PAISY durch, seit 2004 in einer Kooperation mit dem „Zentrum für Personaledienste Hamburg“ (ZPD HH). Für die Stellenplanverwaltung und Datenauswertung werden derzeit weitere selbst entwickelte Programme vorgehalten und gepflegt. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, die Datenbanksysteme des ZPD Hamburg für Auswertungen mit zu nutzen. Ein modernes Personalmanagementsystem, das verschiedene Prozesse des Personalmanagements ohne manuelle Verknüpfungsarbeit integriert und unterstützt, steht der Hansestadt Lübeck bisher nicht zur Verfügung. Die Freie und Hansestadt Hamburg wird gemeinsam mit dem Land Schleswig-Holstein KoPers einführen.
Die Bürgerschaft der Hansestadt Lübeck hat daher am 24.05.2012 unter TOP 13.8 zur Einführung eines integrierten Personalmanagementsystems (IT) bei der Hansestadt Lübeck (KoPers) beschlossen:
- Die Bürgerschaft nimmt den als Anlage beigefügten Bericht und die darin dargestellte Vorgehensweise zustimmend zur Kenntnis.
- Der Bürgermeister wird beauftragt, die erforderlichen Vertragsänderungen für die Nutzung des Grundmoduls KoPers sowie der Zusatzmodule Personalgewinnung und Zeiterfassung mit Dataport und dem Zentrum für Personaldienste Hamburg vorzubereiten und die im anliegenden Bericht genannten finanziellen Auswirkungen für die Haushaltsjahre 2013 ff. anzumelden.
Mit dem Grundmodul KoPers werden im Wesentlichen die bisherigen einzelnen Softwarelösungen für Gehaltsabrechnung und Stellenverwaltung ersetzt, die in Kürze nicht mehr zur Verfügung stehen werden.
Durch die Einführung einer aktuellen integrierten Softwarelösung für die Personal- und Stellenverwaltung soll auch eine Verbesserung und Vereinfachung der Personalprozesse erreicht werden.
Bereits mit Einführung des Grundmoduls KoPers können folgende Vorteile gegenüber den bisher bei der Hansestadt Lübeck eingesetzten unterschiedlichen Lösungen genutzt werden:
- WEB-Anwendung, dadurch einheitliche Systempflege bei Dataport
- schleswig-holsteinisches Tarif- und Besoldungsrecht als Standard in KoPers-Kommunal
- IT-Unterstützung der Personalverwaltung durch automatisierte Erstellung von Bescheinigungen, Einzelschreiben, Serienbriefen und Berichten
- Reduktion von Medienbrüchen
Seit dem Bürgerschaftsbeschluss vom 24.05.2012 haben sich die zeitlichen und inhaltlichen Gegebenheiten des dort geschilderten Einführungsszenarios jedoch verändert, sodass hiermit ein aktueller Zwischenbericht zum Stand der Einführung vorgelegt wird.
Aktueller Sachstand:
Im ersten Schritt wird in 2014 die Einführung des KoPers Grundmoduls erfolgen. Danach können weitere Funktionen wie Personalkostenplanung, Bewerberverwaltung und Zeiterfassung integriert werden.
Funktionsfähigkeit/ Leistungsumfang des Grundmoduls KoPers:
Im Grundmodul von KoPers sind folgende Funktionsbereiche enthalten:
- Bezügeabrechnung
- Berichtswesen
- Personalverwaltung
- Organisationsmanagement
- Stellenverwaltung
Einmal erfasste Daten stehen in allen Funktionsbereichen und Modulen für die unterschiedlichen Zwecke zur Verfügung.
Die Funktionsfähigkeit der Gehaltsabrechnung in KoPers-Kommunal ist hergestellt. Dataport hat bis Januar 2014 alle seine kommunalen SH-Kunden vom bisher dort genutzten Bezügeabrechnungsprogramm PERMIS-A nach KoPers-Kommunal überführt.
KoPers bietet im Basispaket weiterhin eine Schnittstelle zur Finanzsoftware MACH sowie eine Importschnittstelle zur Übernahme von Datensätzen in die Bezügeabrechnung (wichtig für die Massenerfassung von unständigen Bezügebestandteilen und Daten über Ausfallzeiten). Beide Schnittstellen werden derzeit getestet.
Mit der Funktionsgruppe Stellenverwaltung und Organisationsmanagement können die Stellenverwaltung nach kommunalem Haushaltsrecht und die Abbildung der Organisationsstruktur erfolgen. Gleichzeitig ist die Organisationsstruktur Grundlage für das Berechtigungsmanagement in KoPers.
Die Funktionsgruppe Personalverwaltung ermöglicht die Erfassung von Daten, die für die Personalverwaltung relevant sind. Es stehen im KoPers-Standard auch bereits einige Entgeltbescheinigungen sowie Vordrucke für die Kindergeldsachbearbeitung zur Verfügung.
In 2014 sollen Funktionen für die Terminverwaltung und für die Erstellung von Formularen/ Briefen durch die jeweiligen Kunden freigeschaltet werden. Die in Lübeck benötigten Formulare für die Personalsachbearbeitung müssen noch im Laufe des Jahres 2014 in KoPers erstellt werden.
Mit der Beendigung der Bezügeabrechnung über PAISY endet auch die Nutzungsmöglichkeit des derzeitigen hamburger Berichtswesens, da auch Hamburg auf die Ländervariante der KoPers-Lösung umsteigt und sein Berichtswesen neu aufbauen wird.
Das Basispaket KoPers-Kommunal enthält in einem für die Kommunen Schleswig-Holsteins standardisierten Berichtswesen bereits eine Auswahl an vorgefertigten Berichten und Statistiken.
Alle Dokumente können entsprechend der individuellen Berechtigungen jederzeit zu frei wählbaren Stichtagen abgerufen werden. Neben den Standardberichten können weitere Auswertungen im System bereitgestellt werden. Hierfür stehen alle Daten in der Datenbank für Auswertungen zur Verfügung. Die Sicherstellung des bisherigen Standards zur Nutzung von Steuerungsdaten zeigt sich hier allerdings als besondere Herausforderung, da die Hansestadt Lübeck in den letzten Jahren die Qualität der Daten und der Datennutzung weiterentwickelt hat. Die momentan in KoPers angebotene Berichtsstruktur bildet diesen Standard noch nicht ausreichend ab. Daher ist für das Jahr 2014 der Aufbau weiterer Berichte vorgesehen. Über den Standard der regulär zu liefernden Daten sind die Verhandlungen noch nicht abgeschlossen. Eine grundsätzliche Bereitschaft für eine Diskussion über den bisherigen Standard wurde von Dataport bereits signalisiert. Eine Prioritätensetzung ist erforderlich.
Die Verbesserung der Verknüpfung zwischen zentraler Personaldienstleistung und zentralen/dezentralen Informationsbedarfen soll durch den Aufbau eines Rollen- und Berechtigungssystems für die gesamte lübecker Verwaltung erfolgen. AnwenderInnen können in Abhängigkeit von ihrer Aufgabe zugeschnittene Einsicht- und Nutzungsrechte erhalten. Erforderliche Daten für das dezentrale Personalmanagement können dann direkt in KoPers eingesehen werden.
Die dezentrale Erfassung von Daten in KoPers wird in den Bereichen/Betrieben auch möglich werden (z.B. Krank- und Gesundmeldungen, unständige Bezügebestandteile). Der Datenschutz ist über das in KoPers enthaltene rollenbasierte Berechtigungskonzept gewährleistet. Hierzu ist eine Abstimmung innerhalb der lübecker Verwaltung herbeizuführen.
Stand der Datenmigration:
Die Übernahme der lübecker Daten aus dem derzeitigen Programm PAISY zu KoPers-Kommunal muss unter stärkerer Beteiligung des Personal- und Organisationsservices erfolgen, als ursprünglich geplant. Da Lübeck als einzige Kommune in Schleswig-Holstein vom System PAISY zu KoPers wechselt und der Umstieg Hamburgs zur ländergenutzten Softwarevariante erfolgt, sind viele Detailfragen durch die Hansestadt Lübeck zu klären.
Die Vorbereitungen der maschinellen Übernahme der Daten für die Gehaltsabrechnung haben im Oktober 2013 begonnen und werden noch mindestens bis Ende März 2014 andauern.
Für den Bereich der Gehaltsabrechnung ist bereits eine Richtigkeitsquote von mindestens 95% der Fälle im neuen System erfüllt. Für die abweichenden Fälle ist eine manuelle Anpassung der Daten in KoPers noch erforderlich.
Die Vorbereitungsarbeiten für eine maschinelle Übernahme der Daten aus dem lübecker Stellenplanprogramm werden ebenfalls derzeit intensiv durchgeführt. Auch hier werden jedoch im Nachgang der Datenübernahme noch manuelle Anpassungen erforderlich sein.
Aktuelle Zeitschiene zur Einführung des Grundmoduls:
Die Einführung von KoPers für Lübeck hing zu Anfang der Gesamt-Projektplanung von der Zeitplanung im länderübergreifenden Projekt ab, da der Umstiegszeitpunkt mit dem der Freien und Hansestadt Hamburg synchronisiert werden musste. Die Abhängigkeit vom länderübergreifenden Projekt hatte zunächst dazu geführt, dass der Zeitpunkt für den Beginn des Echtbetriebes vom 01.04.2013 auf den 01.01.2014 verschoben werden musste.
Zwischenzeitlich werden für die Länder und die Kommunen unterschiedliche Software-Varianten bei der KoPers-Einführung verwendet. Die Länder Schleswig-Holstein und Hamburg werden den sog. „KoPers-Ländermaster“ nutzen, die Entwicklung dieser Variante dauert noch an. Für die Kommunen wurde von Dataport die Variante „KoPers-Kommunal“ durch die Herstellerfirma P&I inzwischen bereitgestellt. Dadurch ist eine Abhängigkeit Lübecks von der hamburger Zeitschiene nicht mehr gegeben.
Es hat sich jedoch trotz Entkoppelung der Länder- und Kommunalprojekte gezeigt, dass auch der Termin 01.01.2014 von Dataport als Umstellungszeitpunkt für die Hansestadt Lübeck nicht gehalten werden konnte, da die Datenübernahme von dort noch nicht ausreichend vorbereitet war und die für Lübeck erforderlichen Anpassungen der Software von Dataport/ P&I noch nicht realisiert werden konnten.
Dataport hat Lübeck nunmehr den Echtbetrieb mit dem Basispaket zum 01.07.2014 zugesagt.
Als weitere Änderung ist ein vorgelagerter Echtbetrieb mit einem kleinen und von der Datenmenge her übersichtlichen Pilotanwender (Kurbetrieb Travemünde) bereits zur Aprilabrechnung 2014 vorgesehen.
Dieser Pilotbetrieb dient insbesondere dem Test der um die Abrechnung herum bestehenden Tätigkeiten (Schnittstellen, Zahlweg, elektronische Meldeverfahren, Druckoutput, Listen aus der Abrechnung, Auswertungen).
Die aktualisierte Zeitschiene für das Jahr 2014 ist nachfolgend dargestellt:
Verträge:
Mit dem bisherigen Zentrum für Personaldienste Hamburg und dem neuen Dienstleister Dataport wurden jeweils Vereinbarungen für den Übergang geschlossen. Der Vertrag mit Dataport über die Bereitstellung der Standard-Personalmanagementsoftware KoPers-kommunal und die Auftragsdatenverarbeitung nach den „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Informationstechnik EVB-IT“ wird derzeit abgestimmt.
Herstellung der haushaltsrechtlichen Ordnung:
Die erforderlichen Haushaltsmittel für 2014 sind bewilligt und die Planungen für die Jahre 2015 ff. aktualisiert worden.
Haushaltsbegleitbeschluss aus der Bürgerschaft vom 28.11.2013 zu TOP 10.14 Haushaltssatzung 2014:
Zur Maßnahmenliste Konsolidierungskonzept wurde u.a. folgender Auftrag zum Integrierten Personalmanagementsystem KoPers an den Bürgermeister erteilt:
„Der Bürgermeister wird beauftragt, durch Kooperationen mit Umlandgemeinden/ anderen Gebietskörperschaften/öffentlichen Verwaltungen eine Kostenreduzierung bei der Umsetzung von KoPers zu erreichen.“
Die Hansestadt Lübeck hat sich als eine von vielen SH-Kommunen einem „Abnahmeverbund“, dem IT-Verbund Schleswig-Holstein/Dataport, angeschlossen. Darüber kann die Hansestadt Lübeck die Nutzung von KoPers-Kommunal als Dienstleistung von Dataport beziehen und folglich von den Vorteilen profitieren, die durch das bereits erfolgte gemeinsame Vergabeverfahren der Länder Schleswig-Holstein inkl. der SH-Kommunen und Hamburg bedingt sind.
Die Hansestadt Lübeck besitzt daher keine KoPers-Lizenzen und betreibt das Verfahren „KoPers“ auch nicht selbst. Aus diesem Grund kann Lübeck bei der Einführung von KoPers Umlandgemeinden/ anderen Gebietskörperschaften/öffentlichen Verwaltungen keine Nutzung anbieten und darüber eigene Kosten reduzieren. Als Mandanten sind die Entsorgungsbetriebe Lübeck, die SeniorInneneinrichtungen und der Kurbetrieb Travemünde als städtische Sondervermögen bereits einbezogen.
Kosten während der Einführung entstehen der Hansestadt Lübeck für die maschinelle Migration von Daten aus anderen Systemen als dem Abrechnungsprogramm, insbesondere für den Stellenplan. Hierbei ist eine Kostenreduzierung durch Kooperationen mit Umlandgemeinden/ anderen Gebietskörperschaften/öffentlichen Verwaltungen nicht möglich.
Für die laufende Nutzung sieht das Preismodell Dataports für die SH-Kommunen fallbezogene Preise vor (nach Abrechnungsfällen und Anzahl der Nutzer). Auch die laufenden Kosten für die KoPers-Nutzung lassen sich somit durch eine Kooperation Lübecks mit Umlandgemeinden/ anderen Gebietskörperschaften/öffentlichen Verwaltungen nicht reduzieren. Diese müssen selbst einen entsprechenden Dienstleistungsvertrag über die Nutzung von KoPers mit Dataport abschließen.
Im Fazit werden Möglichkeiten zur Kostenreduzierung bei der Umsetzung von KoPers durch die Kooperation mit Umlandgemeinden nicht gesehen.
