Anlass:
Anfrage des Mitgliedes des Hauptausschusses für die Freien Wähler Herrn Bruno Böhm vom 03.07.2013 sowie erneute Nachfrage in der Sitzung des Hauptausschusses vom 28.08.2013.
In der Anfrage wurde um die Beantwortung folgender Fragen gebeten:
1. Wie ist der Sachstand zu den Arbeiten an der SEPA-Umstellung in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck?
2. Wie ist der Sachstand zu den Arbeiten an der SEPA-Umstellung in den städtischen Gesellschaften und Beteiligungen? Gibt es ein gemeinsames ressoucenschonendes Vorgehen oder erarbeitet jede Gesellschaft ihre eigene Vorgehensweise?
Beteiligte Bereiche:
1.210 – Buchhaltung & Finanzen / Projekt SEPA
1.203 – Beteiligungscontrolling
Bericht:
Zu den Fragen von Herrn Böhm bleibt festzustellen:
Frage 1: Wie ist der Sachstand zu den Arbeiten an der SEPA-Umstellung in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck?
Antwort zu Frage 1: Die Arbeiten an der SEPA-Umstellung in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck laufen planmäßig. Der Zeitplan liegt als Anlage 1 anbei. Die geregelte Teilnahme am SEPA-Zahlungsverkehr ab dem 01.02.2014 wird damit ermöglicht. Die Öffentlichkeit wurde durch eine Pressemitteilung vom 26.07.2013 über den Stand der Umstellung informiert.
Die Vorbereitungen zur Teilnahme am SEPA-Überweisungsverfahren sind in der zentralen Buchhaltung weitgehend abgeschlossen. Hierzu wurden auch zielgerichtet verschiedene Informationsveranstaltungen von Verbänden (Verband Kommunaler Kassenverwalter), Banken und Sparkassen besucht. Die rund 100.000 Kunden- und Lieferantenstammdaten in der Buchhaltungssoftware MACH sind auf das SEPA-Format konvertiert. SEPA-Überweisungen werden bereits erfolgreich durchgeführt.
In weiteren Bereichen, die Zahldateien für den Datenträgeraustausch erstellen (z.B. Sozialleistungen, Personalzahlungen) ist die Umstellung bedingt durch die jeweiligen Softwareanbieter teilweise noch in Arbeit. Für die Sozialhilfe- und Wohngeldzahlungen werden derzeit die Stammdaten konvertiert. Für die restlichen Sozialleistungen ist die Umstellung bereits abgeschlossen. Auch für die Personalzahlungen befinden sich die Zahldateien noch im Test, da an diese in der SEPA besondere Anforderungen bestehen. Insgesamt ist auch hier der Sachstand planmäßig.
Die Vorbereitungen zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren sind in vollem Gange. Die notwendigen Gläubigeridentifikationsnummern und Inkassovereinbarungen für die Stadtverwaltung und die neun durch die Hansestadt Lübeck verwalteten Stiftungen liegen vor. Der Prozess für die Verarbeitung von Lastschriften ist an die Erfordernisse aus der SEPA angepasst. Die Daten für die technische Migration der Rund 100.000 laufenden Lastschriftverfahren als Mandate sind aufbereitet. Derzeit laufen die notwendigen Testmigrationen. Die Echtmigration der Mandate wird in mehreren Etappen bis Mitte Dezember 2013 abgeschlossen sein. Im Anschluss erfolgt der Versand der Vorabankündigungen (Pre-Notifications), über die die Öffentlichkeit in einer weiteren Pressemitteilung vorab informiert werden soll.
Frage 2: Wie ist der Sachstand zu den Arbeiten an der SEPA-Umstellung in den städtischen Gesellschaften und Beteiligungen? Gibt es ein gemeinsames ressoucenschonendes Vorgehen oder erarbeitet jede Gesellschaft ihre eigene Vorgehensweise?
Antwort zu Frage 2: Die Arbeiten an der SEPA-Umstellung in den städtischen Gesellschaften und Beteiligungen verlaufen planmäßig oder sind bereits abgeschlossen. Eine Statusübersicht liegt als Anlage 2 anbei. Abgefragt wurde der Stand in den größten Beteiligungen ab 50% Beteiligungsquote.
Ein gemeinsames Vorgehen für die Verwaltung und alle verbundenen Unternehmen hat es nicht gegeben. Da es sich bei der SEPA-Umstellung im Wesentlichen um Anpassungen der jeweils eingesetzten Software handelt und sich die einzelnen Prozesse je nach Aufgabengebiet bzw. Geschäftsbereich stark unterscheiden, wurden größtenteils eigene Vorgehensweisen erarbeitet.
Engere Kooperationen gab es bei einigen Teilkonzernen (z.B. SWL-Konzern, LHG-Konzern). Zudem wurden Absprachen getroffen, wenn es Verflechtungen in der Aufgabenwahrnehmung (z.B. bei Geschäftsbesorgung) gibt. Darüber hinaus hat es einen unregelmäßigen Erfahrungsaustausch zwischen einzelnen Gesellschaften und der Verwaltung gegeben.
Bernd Saxe
Bürgermeister
