Auszug - NEU: Austauschvorlage zu VO/2016/04394: Konzept zur papierlosen Bereitstellung der Sitzungsunterlagen für die Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder über das Ratsinformationssystem Allris.  

Der Vorsitzende beantragt, die Vorlage der Bürgerschaft ohne Votum zuzuleiten, da zu Pkt. 1c des Beschlussvorschlages bis zur Sitzung der Bürgerschaft am 24.11.2016 noch Klärungsbedarf bestehe.

Die Frage von Herrn Lüttke zu Pkt. 1e des Beschlussvorschlags, ob die Umsetzung des Konzepts nicht frühzeitiger erfolgen könne, wird von Herrn Bürgermeister Saxe mit Hinweis auf das durchzuführende Beschaffungsverfahren inklusive vorheriger Ausschreibung beantwortet.. Hierzu sprechen auch Herr Niewöhner und Herr Freitag.

Beschluss:

1.     Der Bürgermeister wird beauftragt, die papierlose Bereitstellung von Sitzungsunterlagen für die Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder anhand folgender Eckpunkte umzusetzen:
   1. Die Bürgerschaftsmitglieder beschaffen in Eigenregie und auf eigene Kosten für ihre Gremienarbeit mobile elektronische Endgeräte (z.B. TabletPCŽs bzw. Notebooks). Das schließt die technische Betreuung der Geräte ein. Als Beitrag zur Finanzierung der Anschaffung wird die Aufwandsentschädigung auf 80 % des möglichen Höchstsatzes angepasst.
   2. Die bürgerlichen Ausschussmitglieder nutzen ihre privaten mobilen Endgeräte für ihre Gremienarbeit. Dafür wird ihre Aufwandsentschädigung ebenfalls auf 80 §% des möglichen Höchstsatzes angepasst.
   3. Für Ausschussmitglieder, die über keine mobilen Endgeräte verfügen, erhalten diese von den jeweiligen Fraktionsgeschäftsstellen, die hierfür je nach Bedarf eine entsprechende Anzahl von mobilen Endgeräten vorhalten. Die Anschaffung dieser Geräte erfolgt über die Fraktionszuwendungen.
   4. Für alle Sitzungsorte werden sukzessive WLAN-Zugänge eingerichtet bzw. mobile Accesspoints zur Verfügung gestellt.
   5. Für die Umsetzung der Bereitstellung von digitalen Sitzungsunterlagen wird das 3. Quartal 2017 angestrebt. Ab diesem Zeitpunkt wird grundsätzlich der Papierversand von Sitzungsunterlagen eingestellt.
   6. Die haushaltsmäßige Ordnung ist herzustellen.

2.     Die Geschäftsordnung für die Bürgerschaft wird wie folgt geändert:

a)      § 6 Abs.4 Satz 1 lautet nun:

Die Einberufung erfolgt grundsätzlich durch schriftliche Ladung (auch per email) der Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

b)      § 6 Abs.6 GeschO lautet nun:

Die von der Verwaltung für die einzelnen Tagesordnungspunkte vorbereiteten Beratungsunterlagen sind in Allris einsehbar.

c)      § 6 Abs.7 Satz 2 lautet nun:

Die Ladung erfolgt per email, in Ausnahmefällen durch Postversand oder durch Boten.

Es wird ein zusätzlicher Satz nach Satz 2 eingefügt:

Die Bürgerschaftsmitglieder teilen der Stadtpräsidentin hierzu ihre emailadresse und jede Änderung unverzüglich mit.

d)      § 37 Abs.4 lautet nun:

Die ordentlichen und die stellvertretenden Ausschussmitglieder erhalten den Zugang zu den Sitzungsunterlagen ihres Ausschusses in Allris. Er wird erforderlichenfalls durch ihre Fraktionsbüros sichergestellt.

3. Der Bürgermeister wird beauftragt, der Bürgerschaft einen Entwurf einer Änderungssatzung zu § 15 der Hauptsatzung entgegen zu bringen.

Der Hauptausschuss leitet die Vorlage

einstimmig ohne Votum an die

Bürgerschaft weiter.