1. Aktuelle Situation und Herausforderungen
Der Bereich Soziale Sicherung der Hansestadt Lübeck arbeitet in einem anspruchsvollen Umfeld mit einer hohen fachlichen und rechtlichen Verantwortung. Aktuell sind mehrere Leitungsstellen unbesetzt, u.a. die Bereichsleitung und die neu geschaffene ständige stellvertretende Bereichsleitung. Die damit verbundenen Herausforderungen betreffen insbesondere Steuerungs- und Koordinierungsaufgaben. Diese Situation wird durch ein tragfähiges Interimskonzept aufgefangen, das klare Vertretungsregelungen schafft und eine kontinuierliche Aufgabenwahrnehmung ermöglicht. Dadurch bleibt der laufende Betrieb gesichert und die Arbeitsfähigkeit des Bereichs gewährleistet.
Weitere Rahmenbedingungen ergeben sich aus der derzeit noch eingeschränkten Möglichkeit flächendeckender Telearbeit. Gründe hierfür sind der Umgang mit hochsensiblen Daten, hohe datenschutzrechtliche Anforderungen sowie Fachverfahren, die noch nicht abschließend für den Einsatz im mobilen Arbeiten abgesichert sind. Diese Situation wirkt sich zunehmend auf die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden aus, da die Möglichkeit zur Telearbeit für viele Bewerbende und Beschäftigte ein entscheidender Faktor bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes ist. Der Bereich IT führt vor dem Hintergrund der o.g. Herausforderungen aktuell mit Nachdruck und einem entsprechenden Ressourcenaufwand Pilotprojekte zur Telearbeit in Bereichen mit hochsensiblen Daten und hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen durch.
Herausforderungen bestehen zudem in den Abteilungen 3 und 6. Diese sind identifiziert und fließen kontinuierlich in die laufende Betrachtung und Steuerung des Bereiches ein. Den Mitgliedern des Sozialausschusses wird und wurde hierzu separat berichtet.
Parallel dazu bestehen zusätzliche Anforderungen durchlaufende Prozesse sowie die bevorstehende Organisationsuntersuchung, die Vorbereitungen des perspektivischen Umzugs, die Neuverhandlungen der Budgetverträge, die Einführung der Bezahlkarte sowie die Durchführung von Vergabeverfahren für die Betreuung der Gemeinschaftsunterkünfte und deren Bewachung. Eine besondere Herausforderung stellt in diesem Zusammenhang die Umsetzung der Haushaltsbegleitbeschlüsse dar, die unter den bestehenden personellen Rahmenbedingungen eine klare Priorisierung der Aufgaben und Fokussierung auf die Pflichtaufgaben erforderlich macht.
Sämtliche Themen werden im Rahmen der vorhandenen Ressourcen strukturiert gesteuert und schrittweise bearbeitet.
2. Stabilisierende Maßnahmen und positive Effekte
Trotz der genannten Rahmenbedingungen konnten im Bereich Soziale Sicherung in den vergangenen Monaten zahlreiche positive Entwicklungen erzielt werden. Hervorzuheben ist hier die erfolgreiche Zusammenlegung der sozialpädagogischen Teilhabeplanung, die zu einer besseren fachlichen Abstimmung und klareren Zuständigkeiten geführt hat.
Zur Unterstützung neuer Mitarbeitender wurde eine Wissenslandkarte entwickelt, die alle wesentlichen Informationen übersichtlich bündelt und sich im Arbeitsalltag bewährt. Ergänzend wurde ein strukturiertes Onboarding-Konzept erarbeitet, das sich derzeit in den letzten Abstimmungen befindet und voraussichtlich ab März 2026 umgesetzt wird. Das Ziel ist, die Mitarbeiter:innenbindung einheitlich in allen Abteilungen zu fördern und eine fachliche, sichere und strukturierte Einarbeitung zu gewährleisten.
Auch im Bereich der Qualitätssicherung wurden wichtige Fortschritte erzielt. Mit der Aktualisierung des Beschwerdemanagementverfahrens wurde ein transparentes und verlässliches Instrument zur Bearbeitung von Rückmeldungen etabliert. Zudem ist ein Anschluss an das durch die Bürgermeisterkanzlei genutzte Verfahren „tellme“, den sog. Anliegenmelder, in Vorbereitung.
Die laufende Einführung von eGov-Praxis trägt zur fachlichen Unterstützung der Mitarbeitenden, zur Standardisierung von Arbeitsabläufen und zur Sicherstellung einer rechtssicheren Aufgabenwahrnehmung bei. Die Digitalisierung des Bereichs schreitet ebenfalls kontinuierlich voran. Die Einführung von Online-Anträgen stellt einen deutlichen Mehrwert für Bürger:innen dar und unterstützt eine moderne, serviceorientierte Verwaltung.
3. Zielbild und weitere Ausrichtung
Für die kommende Zeit liegt der Fokus des Bereiches Soziale Sicherung auf der weiteren Stabilisierung des Personalkörpers und der Sicherstellung verlässlicher Arbeitsstrukturen. Prioritär ist die Aufrechterhaltung der existenzsichernden Leistungen und die Konzentration auf die gesetzlichen Pflichtaufgaben sowie die strukturierte Vorbereitung des anstehenden Umzugs.
Gleichzeitig sollen die begonnenen organisatorischen und digitalen Entwicklungsprozesse konsequent fortgeführt und weiterentwickelt werden. Die Organisationsuntersuchung wird als Chance gesehen, Strukturen nachhaltig zu überprüfen und zukunftsfähig auszurichten.
Dabei bleibt das oberste Ziel, die Anliegen der Bürger:innen der Hansestadt Lübeck weiterhin rechtssicher, zeitnah und in hoher fachlicher Qualität zu bearbeiten.
