Vorlage - VO/2019/08200  

Für eine erfolgreiche digitale Transformation der Stadtverwaltung im Rahmen der Digitalen Strategie der Hansestadt Lübeck wurde ein Projekt zur Organisationsberatung im Bereich Informationstechnik (Projekt OrbIT) gestartet. Dieses soll innerhalb eines Jahres aufzeigen, wie Organisation, Prozesse und personelle Ausstattung des Bereichs Informationstechnik ausgestaltet werden können, um einen zukunftsfähigen IT-Service zu gewährleisten.

Dieser Bericht dient der Information des Hauptausschusses zu Projektbeginn. Im Verlauf des Projektes wird der Ausschuss zusätzlich über wichtige Entwicklungen unterrichtet.

Der Digitalisierungsgrad der Verwaltung wächst stetig: Die Anzahl der  Fachverfahren für Verwaltungsprozesse steigt. Aktuelle Projekte wie E-Rechnung und E-Vergabe sowie die Realisierung des Onlinezugangsgesetzes verdeutlichen die Entwicklung über Zuständigkeitsgrenzen hinweg. Zukünftig wird auch die Digitale Strategie für die Hansestadt Lübeck neue Maßstäbe an einen leistungsstarken und serviceorientierten IT-Service setzen.

Bisherige Erhebungen haben allerdings gezeigt, dass die aktuelle Organisation der Informationstechnik nach der notwendigen restriktiven Haushaltspolitik der vergangenen Jahre den Ansprüchen einer hochgradig digitalen, medienbruchfreien Verwaltung nicht mehr gewachsen ist.

Mithilfe einer externen Beratung soll deshalb die bessere Verknüpfung der Geschäfts- mit den IT-Prozessen erreicht werden. Hierzu werden insbesondere die Prozesse und Strukturen des IT-Dienstleisters optimiert und Service-Level-Agreements definiert. Durch diese Service-Level-Agreements sollen Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten zwischen dem IT-Dienstleister und den Fachbereichen als Kunden präzisiert werden. Dementsprechend wird das Projekt sowohl die Organisation innerhalb des Bereichs Informationstechnik als auch die IT-Prozesslandschaft im Kontakt mit den Fachbereichen betrachten. Gleichzeitig wird geprüft, welche personellen Ressourcen für die Bereitstellung der geforderten Services notwendig sind.  Dabei soll wie folgt vorgegangen werden:

bis Ende 2019

• Projektstart
• Analyse der der Anforderungen an die gesamtstädtische IT
• Vergabeentscheidung

2020

• Analyse der Organisation, Steuerung, Prozesse und Personalausstattung der IT
• Ableitung der zukünftigen Aufgaben des Bereichs Informationstechnik
• Beurteilung der Kommunikations- und Arbeitsprozesse mit den Fachbereichen
• Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Prozesse, der Struktur, des Services und der Ressourcenausstattung einschließlich einer Roadmap zur Umsetzung
• Information und Qualifizierung der Mitarbeiter:innen
• Regelung der neuen Prozesse
• Abschluss des Projektes

Projektorganisation

Berichterstattung und Kommunikation

Die Projektleitung informiert Auftraggeber und CDO regelmäßig über Projektaktivitäten und Meilensteine. Im Rahmen des Changemanagements sieht das Projekt eine kontinuierliche, aktive  Kommunikation mit den Betroffenen sowohl über etablierte Veranstaltungen als auch über neu zu gestaltende Formate vor.

Ressourcen

Die Kosten für die Organisationsberatung werden voraussichtlich zwischen 100 TEUR und 150 TEUR liegen. Während der Projektlaufzeit werden die Kernteammitglieder mit unterschiedlichen Zeitanteilen, insgesamt mit ca. 2,75 Vollzeitäquivalenten, im Projekt eingesetzt.