Die in der Anfrage von Herrn Prieur gestellten Fragen zur Funktionsfähigkeit von ALLRIS werden wie folgt beantwortet:
- Was hat der Bürgermeister seit der Sitzung der Bürgerschaft im Dezember veranlasst, um den Zugriff auf das Ratsinformationssystem Allris während der Gremiensitzungen, insbesondere der Bürgerschaftssitzungen, zu gewährleisten?
Es erfolgten mehrere intensive Gespräche mit dem Hersteller von ALLRIS - CC e-Gov zur Fehleranalyse sowie Analysen der Zugriffe auf ALLRIS Ratsinfo (RI) und ALLRIS Bürgerinfo (BI). Darüber hinaus wurden verschiedene Stresstests durchgeführt.
Zu verzeichnen war ein hoher Zugriff auf die Dateien im RI (1.180 Zugriffe am 29.11.; entspricht einer Frequenz von ca. 20 Downloads pro Bürgerschaftsmitglied mit einem Datenvolumen von jeweils 250 MB). Keine Überlastung bei den Zugriffen auf BI war am 29.11. festzustellen. Insgesamt konnten keine Anomalien auf der ALLRIS-Datenbank festgestellt werden. Der Stresstest nach Vornahme verschiedener Maßnahmen zur Vermeidung von Störungen in ALLRIS mit Tablet-PCs auf IOS- (IPad) und Android-Engeräten ergab keinen Abbruch von ALLRIS. Jedoch konnte ein mehrmaliger Abbruch der ALLRIS-App auf einem Windows-Tablet festgestellt werden.
→ im Ergebnis wurden daraufhin u.a. folgende Maßnahmen veranlasst:
- Umsetzung der vom Hersteller empfohlenen Änderungen zur Systemverbesserung RAM-Erweiterung des Webservers von 8 auf 16 GB Erweiterung der Festplatte, so dass ca. 40 GB freie Kapazitäten zur Verfügung stehen
- Verbesserung der Zugriffsmöglichkeiten im WLAN WL 011 (für Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder)
- Versendung von Handlungsempfehlungen durch das Büro der Bürgerschaft mit Hinweisen für die User zur Nutzung von ALLRIS an Sitzungstagen bzw. deren Vorbereitung, welches an die Ausschussgeschäftsführungen übersandt wurde, mit dem Hinweis dieses jeder Einladung beizufügen
- Der Bereich IT hat eine Übersicht erstellt, der die Systemanforderungen zur Nutzung von ALLRIS entnommen werden können; diese wird zur Sitzung des Hauptausschusses sowie zur Bürgerschaft als Tischvorlage umverteilt
- Weshalb ist es am 14.01.2019 während der Sitzung des Wirtschaftsausschusses nicht möglich gewesen, auf das Ratsinformationssystem zuzugreifen?
Der Zugriff auf die ALLRIS-APP war nicht bei allen Sitzungsteilnehmern fehlerhaft. Eine Überprüfung der WLAN-Verbindung ergab, dass diese fehlerfrei funktionierte. Ein noch am selben Tag durchgeführter Lasttest ergab keinerlei Probleme oder Abbrüche. Eine abschließende Klärung der Ursache für das Problem war nicht möglich.
- Wie will der Bürgermeister die Datenintegrität der im ALLRIS hinterlegten Vorlagen sicherstellen?
Die Datenintegrität der im ALLRIS hinterlegten Daten wird durch die Hinterlegung auf einem sich im Eigentum der Hansestadt Lübeck befindlichen Server sichergestellt.
- Was plant der Bürgermeister zu veranlassen oder hat er bereits veranlasst, damit die im Allris hinterlegten Daten auch auf elektronischem Wege korrekt archiviert werden können und nicht mehr ausgedruckt werden müssen, um sie in Papierform zu archivieren?
Für die Langzeitarchivierung der Unterlagen aus dem Ratsinformationssystem - analog wie digital - ist gemäß Landesarchivgesetz das Archiv der Hansestadt Lübeck zuständig. Die Archivierung der darin niedergelegten Unterlagen erfolgt gemäß den gesetzlichen Erfordernissen des Landesarchivgesetzes, das bestimmt, dass die Unterlagen aus ALLRIS bzw. die dazu vom Büro der Bürgerschaft analog geführten Papierakten nach Ende der Aufbewahrungsfrist in ausgedruckter originaler Form (und soweit nach Gemeindeordnung S-H nötig im Original unterschrieben) dem Archiv angeboten werden müssen. Dieses wählt daraus die archivwürdigen Teile aus. Damit ist die authentische, integre und dauerhafte Archivierung der Unterlagen, die in ALLRIS niedergelegt sind, gewährleistet. Über das Archiv können die Bürgerschaftsunterlagen jederzeit eingesehen werden.
Eine elektronische Langzeitarchivierung ohne Ausdruck der ALLRIS-Unterlagen ist wünschenswert und wird vom Archiv der Hansestadt Lübeck vorbereitet. Die elektronische Archivierung setzt ein elektronisches Magazin im Lübecker Stadtarchiv voraus. Im elektronischen Stadtarchiv sollen u.a. auch die in ALLRIS hinterlegten archivwürdigen Daten dauerhaft gespeichert und für eine Benutzung gemäß Landesarchivgesetzt bereitgehalten werden. ALLRIS besitzt derzeit kein Modul zur Langzeitarchivierung der darin gespeicherten Unterlagen. Hierzu werden Gespräche mit dem Hersteller zu führen sein.
