Vorlage - VO/2018/06522  

Aufforderung der Kommunalaufsichtsbehörde im Rahmen der Haushaltsgenehmigung.

Bezüge: VO/2014/01945, VO/2015/03109, VO/2016/04274, VO/2017/05473

Nach der Umstellung auf das deutlich ausführlichere doppische Rechnungswesen sind bei allen Kommunen grundsätzlich erhebliche Verspätungen hinsichtlich der Vorlage von Jahresabschlüssen entstanden. Daraus resultierte unter anderem, dass dem Innenministerium als Kommunalaufsichtsbehörde zeitweise keine aktuellen Informationen zur wirtschaftlichen Lage aller Kommunen bekannt waren. Seit 2014 drängt das Ministerium bei den betroffenen Kommunen auf die möglichst kurzfristige Vorlage der überfälligen Jahresabschlüsse und betont nun regelmäßig die Möglichkeit, dass die Haushaltsgenehmigungsverfahren ansonsten ausgesetzt werden könnten.

Zudem wurde der Hansestadt Lübeck mit der Genehmigung der Haushaltssatzung 2014 von der Kommunalaufsichtsbehörde vorgegeben, dass regelmäßig die Bürgerschaft über die voraussichtlichen Vorlagetermine in Kenntnis gesetzt werden soll.

Dieses Verfahren kann für die Hansestadt Lübeck beendet werden. Der Jahresabschluss 2018 wird nach aktuellem Stand nahezu fristgemäß aufgestellt werden können.

Die von der Hansestadt Lübeck verwalteten Stiftungen wurden in die Berichterstattung bereits aufgenommen, mit der Genehmigung der Haushaltssatzung 2018 wurde dies auch vom Ministerium so gefordert aufgrund deren überwiegend schwieriger wirtschaftlicher Lage in der aktuellen Niedrigzinsphase.

Die Vorlage der Jahresabschlüsse der Stiftungen wird derzeit wie folgt prognostiziert (Angaben in Monat und Jahr):

Hierbei sind folgende Sachverhalte zu berücksichtigen:

• Bei der Jahresabschlusserstellung wurden folgende Kriterien zur Prioritätensetzung angewendet:
  • Oberste Priorität „Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben“: Insbesondere ist die Anerkennung der Gemeinnützigkeit der Stiftungen zu erhalten, so dass Jahresabschlüsse bestimmter Stiftungen zu anstehenden Prüfungen des Finanzamtes vorgezogen wurden.
  • Einhaltung kommunalaufsichtlicher Vorgaben: Insbesondere wurden die Jahresabschlüsse von den juristischen Personen vorgezogen, deren Haushalts-satzung genehmigungspflichtige Bestandteile enthielten. Bei den Stiftungen war dies i.d.R. nicht der Fall.
  • Zudem wurde angesichts der wirtschaftlichen Relevanz einer zu späten Haushaltsgenehmigung immer die Hansestadt Lübeck (Kernmandant) vorgezogen.
  • Aus fachlichen Erwägungen mussten zudem zahlreiche Beziehungen zwischen den Stiftungen und der Verwaltung betrachtet werden, so dass oftmals der Jahresabschluss der Hansestadt als Voraussetzung für die Abbildung der Kontokorrentbeziehungen erforderlich war oder Verlustausgleichsregelungen die Aufstellungs-Reihenfolge fachlich vorgaben.

• Zu einigen Stiftungsabschlüssen wurde nach Fertigstellung im Rahmen der Prüfung eine Änderungsnotwendigkeit erkannt. Der abschließende Prozess der Jahresabschlusserstellung musste dann im Rahmen der sonstigen Prioritäten komplett neu durchlaufen werden. Hierdurch entstanden zusätzliche Verzögerungen.
  
  Inzwischen wurde daraufhin  stadtintern festgelegt, dass Korrekturen an der Eröffnungsbilanz nach § 56 GemHVO-Doppik allenfalls noch im letztmöglichen Jahr der ergebnisneutralen Umsetzung (i.d.R. 2014) berücksichtigt werden. Weitere Korrekturen werden erst im nächsten neu zu erstellenden Jahresabschluss berücksichtigt. Änderungen an alten Abschlüssen würden sonst auch die aufwendigen Neubearbeitungen aller Folgeabschlüsse erzwingen, wobei das Rechnungsprüfungsamt derzeit noch einige Jahresabschlüsse zum 31.12.2011 prüft. Die Verwaltung hat gleichzeitig den Buchungsstand zum Jahresabschluss 2017 nahezu vollständig auch für alle Stiftungen verarbeitet.
  
  Angesichts der heute sicherlich nicht mehr so steuerungsrelevanten alten Jahresabschlüsse wird weiterhin die Priorität auf die Erstellung der zukünftigen Jahresabschlüsse gelegt. Bei den vorhandenen begrenzten Buchhaltungskapazitäten würde eine Fokussierung auf die Verbesserung alter Abschlüsse nur dazu führen, dass in einem längeren Zeitraum steuerungsrelevante, aktuelle Daten fehlen.
• Sollten größenabhängige Befreiungen z.B. in der Form möglich sein, dass lediglich die Bilanz und die Ergebnisrechnung und ggf. Kontennachweise vorgelegt werden müssen, wie es unter anderem für das Finanzamt vollkommen ausreichend ist, könnten vorzeitige Fertigstellungen gewährleistet werden.

Auch mit der aktuellen Anforderung des Ministeriums werden dagegen ausdrücklich auch für die kleinste Stiftung mit einer Bilanzsumme von nur ca. 243 T€, mit liquiden Mitteln von 215 T€ und Umsätzen von nur 3.655,88 Euro keine größenabhängigen Befreiungen hinsichtlich der Pflichtangaben nach doppischen Kriterien gewährt.

Sollten aber die Kriterien für die Vorlage von Stiftungs-Jahresabschlüssen auf die Kriterien reduziert werden können, die auch dem Finanzamt genügen, lägen außer für 4 Stiftungen alle Jahresabschlüsse einschließlich 2016 bereits jetzt fertig vor.

• Dadurch, dass in der zuständigen Abteilung 1.201.2 - Bilanzen dieselben Personen mit der Jahresabschlusserstellung und parallel der Beantwortung von Fragen des Rechnungsprüfungsamtes zu historischen Abschlüssen der Jahre 2010 bis 2014 befasst sind, ist eine weitere Beschleunigung derzeit nicht möglich!

• In der Hansestadt Lübeck werden die Budgets dezentral verantwortet. Nichtsdesto-
  trotz sind die daraus resultierenden verwaltungsinternen Bearbeitungszeiten noch immer nicht geeignet, Jahresabschlüsse unter Einhaltung aller hierfür erforderlichen Arbeitsschritte fristgerecht aufzustellen. Falls ein Bereich nicht rechtzeitig liefert, wird daher inzwischen nach Aktenlage zentral gebucht. Leider kann nur so derzeit die Vollständigkeit aller buchungsrelevanten Sachverhalte fristgerecht erreicht werden.
• Eine weitere Verkürzung der Bearbeitungszeiten würde nach diesseitiger Einschätzung zu „inhaltlichen Verlusten“ führen, die den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Jahresabschlusserstellung widersprechen und damit nicht mehr vertretbar wären.