Vorlage - VO/2016/03669  

Sachstandsbericht im Auftrag des Ausschusses für Kultur und Denkmalpflege vom 14.03.2016 über den Verfahrensstand in der Angelegenheit Depot- und Archivierungsproblematik der Hansestadt Lübeck für Akten und Kulturgut

Das Projekt „Wissens-Speicher“ – bereichsübergreifende, wirtschaftliche Lösung der akuten Archivierungs- und Depotprobleme - ist aufgrund der zunehmenden Schimmelproblematik und Platznot seit 2009 auf Initiative des Fachbereichs 4 mehrfach den städtischen Gremien berichtet und vorgelegt worden.

In 2013, nachdem der erforderliche Investitionsbedarf in der städtischen Finanzplanung  wiederholt auf „später“ geschoben worden war, ist der Punkt anlässlich der akuten Archivproblematik ein weiteres Mal der Verwaltungsleitung vorgetragen worden.

Auszug aus dem Senatsprotokoll vom 29.05.2013:

„Herr Saxe nimmt Bezug auf den Vermerk von Herrn Dr. Lokers und macht deutlich, dass die Aktenlagerungsprobleme inhaltlich nicht vom geplanten Dokumenten Management System (DMS) zu trennen ist. Die Einführung eines DMS in der Verwaltung der Hansestadt Lübeck ist ein Großprojekt, dessen Umsetzung und Realisierung mehrere Jahre in Anspruch nehmen wird. 

Er hält es für erforderlich, ein fachbereichsübergreifendes Projekt unter der Leitung und Federführung des FB 1 zu installieren, in dem DMS und Archivierung der Aktenlagerbestände als Unterprojekte geführt werden. 

Der Entwurf eines Projektauftrages mit der Beschreibung u.a. der Ziele, der Inhalte und den Beteiligten wird in Kürze dem Senat zur Beratung vorgelegt.

Auf Nachfrage von Frau Borns bestätigt Herr Saxe, dass der Projektauftrag eine Beschreibung der kurz-, mittel- und langfristig zu bearbeitenden Themen enthalten wird.“

In 2014 ist dem Ausschuss für Kultur und Denkmalpflege auf dessen Auftrag hin ein zusammenfassender aktueller Bericht zum Verfahrensstand hierzu und zur Planung Wissens-Speicher gegeben worden (Anl.1 VO/2014/01980 mit aktualisierten Angaben 2016))

Am 1.Juli 2015 ist dem Senat sodann vom Archiv eine umfassende Bestandsaufnahme zum „Umfang und Zustand der Aktenverwaltung in der Hansestadt Lübeck“ (VO/2015/02846) vorgelegt worden (Anl.2)

Für Mitte Juli 2015 wurde daraufhin vom Bürgermeister zur Entschärfung der Situation ein Vor-Ort-Termin für die Besichtigung des ehemaligen Praktiker-Baumarktes unter Federführung des FB 5 angeregt. Das ursprünglich für den Zweck vorgesehene städtische Grundstück am Herrendamm war  zwischenzeitlich veräußert worden.

Am 13.04.2016 sind der KWL von der Verwaltungsleitung nach Abstimmung hierzu im Senat Rahmenbedingungen benannt worden, um in seiner Aufsichtsratsitzung am 27.4.2016 die Zustimmung für den Ankauf der Immobilie einzuholen (im Rahmen des Bieterverfahrens der Zwangsversteigerung) sowie für die Herrichtung und Vermietung  an die Hansestadt Lübeck als „Aktenlager“ und  Depotfläche.  Ein detailliertes Anforderungs- und Herrichtungsprofil für die Eignung des Gebäudes als Depot für Archiv-, Bibliotheks- oder Museumsgut (Klimaanforderungen, Erfüllung des Raumbedarfs) steht noch aus .

1. Bericht: Aktueller Stand der Planung „Wissens-Speicher“ vom 23.09.2014 (VO/2014/01980) / ergänzend: aktualisierte Angaben 2016
2. Bericht: Umfang und Zustand der Aktenverwaltung in der Hansestadt Lübeck vom 22.06.2015 (VO/2015/02846)