- Personalsituation im Aufgabenbereich der SchulsekretärInnen
Im Bereich 4.401 Schule und Sport sind insgesamt 73 SchulsekretärInnen beschäftigt. Die Personalausstattung auf der Grundlage des neuen Berechnungsmodells für die Stellenbedarfe der Schulsekretariate entspricht ca. 56 Vollzeitäquivalenten. Über 70% der MitarbeiterInnen sind in Teilzeit tätig, knapp 25% sind mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von weniger als 25 Stunden beschäftigt. Über 15% der SchulsekretärInnen sind an mindestens zwei Schulstandorten eingesetzt, hingegen ist nur an 35 % der Schulen das Sekretariat mit mehr als einer Person besetzt.
1.1. krankheitsbedingte und fluktuationsbedingte Personalausfälle
Die krankheitsbedingten Fehlzeiten in der Zeit vom 01.01.2015 bis 30.09.2015 stellen sich wie folgt dar: Die Fehlzeitenquote liegt bei 8,3%. Es fielen ca. 16% der MitarbeiterInnen an mindestens 10 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen krankheitsbedingt aus, ca. 8% waren 20 Arbeitstage und länger in Folge arbeitsunfähig erkrankt. 6 SchulsekretärInnen waren mit mehr als 6 Wochen Fehlzeit langzeitkrank. Längere Stellenvakanzen aufgrund von Umsetzung, Ruhestand, Kündigung usw. haben in diesem Jahr bisher 5 Stellen betroffen.
1.2. Kompensation durch Springerkräfte
Vertretungsregelungen zum Ausgleich von Personalausfällen sind aufgrund der dargestellten Personalsituation kaum zu organisieren. Die Arbeitszeit am eigentlichen Arbeitsplatz lässt keine längerfristigen Arbeitsreduzierungen für Vertretungsaufgaben zu und eine Erhöhung der Arbeitszeit ist vielen teilzeitbeschäftigten SchulsekretärInnen nicht möglich. Zudem schließen Mehrfacheinsätze eine darüber hinausgehende Vertretung in der Regel aus. Bei Langzeiterkrankungen kann Ersatzpersonal beschafft werden, auch wegen der erforderlichen externen Ausschreibungen sind dann zeitlich aufwendigere Verwaltungsabläufe erforderlich.
Vor diesem Hintergrund hat die Bürgerschaft mit dem Haushalt 2015 die Einrichtung von 4 Springerstellen zur Kompensation von krankheitsbedingten und fluktuationsbedingten Personalausfällen in den Schulsekretariaten beschlossen. Davon sind 2 Stellen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden und 2 Stellen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,0 Stunden im Stellenplan ausgewiesen.
Die krankheitsbedingten Fehlzeiten im Jahr 2014 entsprechen in der Summe einem Personalausfall von ca. 5 Vollzeitäquivalenten. Hieraus wird ersichtlich, dass der Einsatz von Springerkräften lediglich im Rahmen einer Ausfallgrundversorgung stattfinden kann. Es wird nicht möglich sein, für alle unplanbaren Spitzenzeiten entsprechende Personalkapazitäten vorzuhalten und alle Personalausfälle jeweils in vollem Umfang der Wochenarbeitszeit zu vertreten. Eine breite Verteilung der insgesamt zur Verfügung stehenden Wochenstunden auf möglichst viele Köpfe soll eine hohe Flexibilität im Rahmen des Einsatzes der Springerkräfte gewährleisten und dem Risiko entgegenwirken, dass der gewünschte Effekt durch den krankheitsbedingten Ausfall von Springerkräften wieder verpufft. Bei Langzeiterkrankungen ist auch künftig die Einstellung einer befristet beschäftigten externen Vertretungskraft vorgesehen und beim Bürgermeister zu beantragen.
Da eine interne Besetzung der Springerkraft-Stellen erfahrungsgemäß keine Aussicht auf Erfolg hat, hat der Bereich Schule und Sport mit Anträgen vom 29.04.2015 die Freigabe zur externen Ausschreibung der Stellen beim Bürgermeister beantragt. Sinnvoll wäre die Genehmigung zur externen Ausschreibung der Springer-Stellen als „pauschale Freigabe“, da davon auszugehen ist, dass sich Springerkräfte mittelfristig auf Ausschreibungen „fester“ SchulsekretärInnen-Stellen oder auf andere interne Ausschreibungen bewerben werden.
- Personalsituation im Aufgabenbereich der Schulhausmeister
Der Bereich Schule und Sport hat in den Jahren von 2001 bis 2010 im Aufgabenbereich der Hausmeisterdienste erhebliche personalentlastende Umstrukturierungsmaßnahmen umgesetzt und damit bei den Personalaufwendungen Einsparungen in Höhe von 1,03 Mio. Euro realisiert und den Personalansatz des Bereichs um rund 11 % gesenkt. Zwei Maßnahmen waren hierfür ausschlaggebend: ein erheblicher Personal- und Überstundenabbau bei der Betreuung der städtischen Sportplätze, insbesondere durch Übertragung der Bewirtschaftung der Sportplätze an die Sportvereine in Eigenverantwortung sowie ein massiver Überstundenabbau im Bereich der Schulhausmeister durch Wegfall der Betreuung der meisten Sporthallen in den Abendstunden und an Wochenenden durch Verantwortungsübertragung auf die Nutzer.
Zum Schuljahr 2010 / 2011 hat der Bereich Schule und Sport unter Berücksichtigung des Tarifvertrages und des Arbeitszeitgesetzes mit dem Personalrat eine Dienstvereinbarung zur Arbeitszeit der Schulhausmeister getroffen, die mit der Einführung von Jahresarbeitszeitkonten zu einer weiteren Flexibilisierung der Schulhausmeisterarbeitszeiten und zu einem weiteren Überstundenabbau führte. Dies ergibt eine zusätzliche Überstundenkosteneinsparung von rund 60.000 Euro im Jahr.
Ende des Jahres 2011 hat der Bereich Schule und Sport mit einer organisatorischen Neuausrichtung der Hausmeisterdienste begonnen. Im Bereich der Innenstadt wurden die Aufgaben im schulischen und sportlichen Nutzungsbereich zusammengeführt und einem Schulhausmeister die Koordination des Personaleinsatzes und der Aufgaben für den Hausmeisterbezirk übertragen. Die SchulhausmeisterInnen werden dabei weiterhin objektgebunden eingesetzt, bilden aber gemeinsam mit den flexibel einsetzbaren SchularbeiterInnen und Platz- und Hallenwarten Bezirksteams, die Vertretungsbelange und verstärkende Personalbedarfe im Bezirk regeln.
2.1. Krankheitsbedingte und fluktuationsbedingte Personalausfälle
Im Aufgabenbereich der Schulhausmeister sind aktuell 77 MitarbeiterInnen beschäftigt, alle jeweils mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,0 Stunden (Vollzeit). Die krankheitsbedingte Fehlzeitenquote in der Zeit vom 01.01.2015 bis 30.09.2015 liegt bei 6,5%. 5 SchulhausmeisterInnen und SchularbeiterInnen waren mit mehr als 6 Wochen Fehlzeit langzeitkrank, davon waren 3 MitarbeiterInnen über 90 Tage arbeitsunfähig erkrankt.
Im Rahmen von Umsetzungen und Altersaustritten sind inzwischen 25% der SchularbeiterInnen-Springerstellen unbesetzt. Zu der ausgedünnten Personaldecke kommt hinzu, dass von den vorhandenen MitarbeiterInnen im Aufgabenfeld der Schulhausmeister über 20% durch eine Schwerbehinderung oder aufgrund eines betriebsärztlichen Gutachtens leistungsgemindert sind und hinsichtlich ihrer gesundheitlichen Einschränkungen leidensgerecht einzusetzen sind.
Durch diese anhaltende Belastungssituation drohen weitere und längere Krankheitsausfälle und damit eine weitere Verschärfung der Situation. Im vierten Quartal des Jahres 2014 musste der Bereich Schule und Sport in dieser Berufsgruppe zeitweise einen Krankenstand von nahezu 20% verzeichnen. Auch im ersten Quartal des Jahres 2015 lag die Fehlzeitenquote noch bei 9,8%. Es ist zu erwarten, dass die krankheitsbedingten Fehlzeiten nach einem vorübergehenden Rückgang in der Sommerferien- und Urlaubszeit zum Jahresende wieder deutlich zunehmen werden.
2.2. Kompensation
Auf interne Ausschreibungen gab es entweder keine geeigneten Bewerbungen oder ausschließlich Bewerbungen aus dem eigenen Personalbestand des Bereichs Schule und Sport, wodurch wiederum neue Vakanzen entstanden.
Der organisatorische Übergang der Hausmeister, Schularbeiter und Hallenwarte ist durch Organisationsverfügung des Bürgermeisters zum 01.01.2016 erfolgt. Die weitere organisatorische Entwicklung der Hausmeisteraufgaben obliegt damit ab dem 01.01.2016 dem Bereich Gebäudemanagement und wird von dort gesteuert.
