Auszug - Prüfungsbericht Kita Neubau Groß Steinrade  

Frau Dr. Schur berichtet über den bereits in der vorherigen RP-Ausschuss-Sitzung am 09.02.2017 behandelten Prüfungsbericht „Kita Neubau Groß Steinrade“, welcher von Herrn Schmitz erarbeitet worden war. Sie erklärt, dass der Prüfungsbericht seinerzeit vertagt worden sei, weil die Ausschussmitglieder diesen zunächst intern auswerten wollten bzw. konkrete Fragen dazu an die Leitung des Gebäudemanagements der Hansestadt Lübeck zu richten gedachten, weshalb im Übrigen Herr Schellenberger in Vertretung des verhinderten Herrn Bunk der heutigen Sitzung beiwohne, um letztlich auch die schriftlich vorliegende Stellungnahme des GMHL ggf. erläutern zu können.

Herr Schellenberger berichtet über die Prüfungsfeststellungen hinsichtlich der bemängelten Aktenführung. Inzwischen sei in 2013 zur allgemeinen Verbesserung der Aktenführung eine Arbeitsgruppe eingerichtet worden, die u. a. zum Ziel hatte, eine einheitliche Ordnerstruktur festzulegen. Seit 2014 werde diese Struktur angewandt. Das Bauprojekt zum vorliegenden Prüfungsbericht sei in der Übergangszeit abgewickelt worden, weshalb die von der Arbeitsgruppe ermittelten Vorgaben noch nicht vollständig umgesetzt werden konnten.

Hinsichtlich der elektronischen Aktenführung berichtet Herr Schellenberger über große Schwierigkeiten, weil das im Gebäudemanagement vorhandene technische Equipment, Stichwort Schleusen-PC, nicht den Ansprüchen genüge bzw. ungeeignet sei, um sachgerecht und mit vertretbarem zeitlichen Aufwand Pläne und andere Akten einsehen zu können. Man bemühe sich deshalb, eine einheitliche Plattform bzw. ein eigenes Laufwerk mit Hilfe des Bereichs 1.105 ‑ Informationstechnik einzurichten, über das sowohl das GMHL als auch das RPA künftig verfügen können, was jedoch aktuell noch nicht umgesetzt sei.

Im Übrigen werden im GMHL nach den Ausführungen von Herrn Schellenberger nach wie vor bedeutende Schriftstücke, wie z. B. Vergabevermerke und Auftragsschreiben zusätzlich in papierlicher Form in entsprechenden Aktenordnern geführt.

Herr Schellenberger berichtet darüber hinaus von diversen Handhabungen des GMHL hinsichtlich der Kostenkontrolle, der EW-Bau und der Fachsoftware FM-Tools. Nach seiner Einschätzung sei das GMHL noch weit von einem elektronisch geführten, papierlosen Büro entfernt.

Eine Nachfrage von Herrn Fraederich zur Problematik der Schlussrechnungsdeklarierung wird von Herrn Schellenberger beantwortet.

Der Prüfungsbericht „Kita Neubau Groß Steinrade“ wird einstimmig zur Kenntnis genommen.