Sobald Sie die erste Person versicherungspflichtig beschäftigen, müssen Sie eine Betriebsnummer für den Beschäftigungsbetrieb beantragen, in dem die Person tätig ist.
Die Betriebsnummer wird in der Regel durch die Bundesagentur für Arbeit auf elektronischen Antrag vergeben. Dabei wird ein Kundendatensatz für Sie angelegt, in dem Ihre betrieblichen Stammdaten registriert werden. Anhand der Betriebsnummer können die Sozialversicherungsträger dann die Meldungen an die Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung Ihrem Beschäftigungsbetrieb zuordnen.
Eine oder mehrere Betriebsnummern?
- Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber eines Betriebes mit nur einem einzigen Standort benötigen Sie nur eine Betriebsnummer.
- Mehrere Betriebsnummern benötigen Sie, wenn Sie Niederlassungen in mehreren Gemeinden haben.
- Mehrere Betriebsnummern benötigen Sie auch dann, wenn Sie in derselben Gemeine Eigentümerin oder Eigentümer mehrerer Betriebe sind, die jeweils eigenständige wirtschaftliche Einheiten bilden.
Sitz im Ausland
Wenn Sie Arbeitgeberin oder Arbeitgeber mit Sitz im Ausland sind, benötigen Sie eventuell eine Betriebsnummer – sofern Sie in Deutschland beschäftigte Arbeitskräfte an die deutsche Sozialversicherung melden müssen. Das können etwa Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter oder Kundenbetreuerinnen und -betreuer im Homeoffice sein.
Sonderregeln für Privathaushalte, knappschaftliche Betriebe und Seefahrtsbetriebe
- Sie wollen in Ihrem Privathaushalt jemanden in geringfügigem Umfang beschäftigen (Minijob): Wenden Sie sich bitte an die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
- Sie sind ein knappschaftlicher Betrieb (Gewinnung von Mineralien, zum Beispiel Kohle), setzen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in einem knappschaftlichen Betrieb ein oder beschäftigen Arbeitskräfte, die knappschaftliche Arbeiten auf Schachtanlagen verrichten oder zu Sanierungsarbeiten im Tagebau eingesetzt werden: Wenden Sie sich bitte an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
- Sie sind ein Seefahrtsbetrieb (einschließlich Küstenfischer und Küstenschiffer): Bitte wenden Sie sich an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
Bitte beantragen Sie Ihre Betriebsnummer elektronisch. Den Antrag können Sie selbst stellen oder jemand Dritten dazu beauftragen, zum Beispiel eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
- Rufen Sie den Online-Antrag auf der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit auf.
- Beantworten Sie die Einstiegsfragen in den Auswahlfeldern und folgen Sie dem Online-Formular durch den restlichen Antragsprozess.
- Die Betriebsnummer wird in den meisten Fällen sofort vergeben und angezeigt.
- Zusätzlich erhält die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber eine postalische Bestätigung über die Betriebsnummer und die gespeicherten Stammdaten.
Hinweis: Wenn es Veränderungen in den Stammdaten gibt oder der Betrieb schließt, müssen Sie dies der Bundesagentur für Arbeit unverzüglich elektronisch melden. Ihre Entgeltabrechnungssoftware löst in der Regel automatisch eine betreffende Meldung an die Bundesagentur für Arbeit aus, sobald Sie dort die entsprechenden Änderungen in den Stammdaten eingeben.
Sie stellen erstmals einen versicherungspflichtig Beschäftigten oder eine versicherungspflichtig Beschäftigte in dem maßgeblichen Beschäftigungsbetrieb ein.
Folgende Mindestangaben müssen Sie leisten:
- die Bezeichnung, die der Beschäftigungsbetrieb im Rechtsverkehr führt, einschließlich eventuell vorhandener Rechtsformzusätze,
- nicht eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts: Vor- und Zunamen der Gesellschafterinnen oder der Gesellschafter,
- nicht ins Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen: Vor und Zuname der Arbeitgeberin beziehungsweise des Arbeitgebers,
- Privathaushalt: Vor und Zuname des Haushaltsvorstandes,
- die Beschäftigungsanschrift, also die aktuelle Adresse des Beschäftigungsbetriebes, unter der die Beschäftigten tatsächlich tätig sind,
- bei Bedarf eine abweichende Anschrift, die für die Postzustellung genutzt werden soll,
- zusätzliche Kommunikationswege wie Telefonnummer, Fax oder E-Mail-Adresse,
- wirtschaftlicher Schwerpunkt des Beschäftigungsbetriebes,
- die Unternehmensnummer der Unfallversicherung für das Unternehmen, dem der Beschäftigungsbetrieb angehört,
- Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner (Name, Funktion, Telefonnummer) für Rückfragen zum Meldeverfahren dies können auch Kontaktdaten eines beauftragten Dienstleisters, zum Beispiel einer Steuerberatung, sein,
- sofern innerhalb des Unternehmens ein anderer Beschäftigungsbetrieb die Beschäftigten zur Sozialversicherung meldet: die Bezeichnung, Anschrift und Betriebsnummer dieser Stelle.
In der Regel benötigt der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit aber keine schriftlichen Nachweise, um Ihren Antrag zu bearbeiten.
Sonderregel für sofortmeldepflichtige Betriebe: Gehört Ihr Unternehmen zu einer der folgenden Branchen, so benötigen Sie die Betriebsnummer für eine Meldung bereits spätestens zu dem Zeitpunkt, wenn der oder die erste Beschäftigte seine Arbeit aufnimmt:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
- Schaustellergewerbe,
- Forstwirtschaft,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe,
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Die Betriebsnummer wird Ihnen bei der elektronischen Beantragung in den meisten Fällen sofort angezeigt.
Formulare vorhanden: Nein
Schriftform erforderlich: Nein
Formlose Antragsstellung möglich: Nein
Persönliches Erscheinen nötig: Nein
Online-Dienste vorhanden: Ja
Verwenden Sie in den Meldungen zur Sozialversicherung bitte immer die Betriebsnummer desjenigen Beschäftigungsbetriebs, in dem die betroffene Arbeitskraft tatsächlich tätig ist. Ergeben sich Änderungen an den bei Antragstellung angegebenen betrieblichen Stammdaten, übermitteln Sie der Bundesagentur für Arbeit bitte die korrekten Angaben unverzüglich auf elektronischem Wege durch die Erfassung in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine Ausfüllhilfe. Eine falsche Betriebsnummernverwendung oder verspätete/unterlassene Änderungsmitteilungen können eine Ordnungswidrigkeit darstellen.
