Datenschutzhinweise

Bereitstellung der Webseite und Zugriffsdaten

Bei jedem Aufruf der Webseite werden aus technischen Gründen automatisch Informationen durch Ihren Browser an den Webserver übermittelt. Diese Informationen werden in sogenannten Protokolldateien gespeichert.

Erfasst werden insbesondere Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufenen Seiten und Dateien, die übertragene Datenmenge, Angaben zum verwendeten Browser und Betriebssystem sowie die IP-Adresse.

Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung der Webseite, der Stabilität und Sicherheit des Internetangebots, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr von Störungen oder Angriffen.

Eine personenbezogene Auswertung oder Zusammenführung dieser Protokolldaten mit anderen Datenbeständen erfolgt nicht. Der Zugriff auf Protokolldaten ist auf befugte Personen beschränkt, die mit dem technischen Betrieb, der Sicherheit oder der Fehleranalyse befasst sind.

Die Protokolldaten werden spätestens nach einem Monat gelöscht, soweit keine längere Speicherung zur Aufklärung oder Dokumentation eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Cookies und technische Funktionen

Beim Betrieb der Webseite werden ausschließlich technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare technische Funktionen eingesetzt, soweit diese notwendig sind, um grundlegende Funktionen der Webseite bereitzustellen und den sicheren Betrieb zu gewährleisten.

Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf dort gespeicherte Informationen erfolgt insoweit auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den der Stadtverwaltung übertragenen öffentlichen Aufgaben.

Eine Nutzung von Cookies zu Werbezwecken, zur Erstellung personenbezogener Nutzungsprofile, oder zu nicht erforderlichen Analysezwecken, findet nicht statt.

Technisch erforderliche Cookies werden in der Regel nach Ende der Sitzung automatisch gelöscht, soweit keine kürzere oder längere technische Speicherdauer erforderlich ist.

Statistische Auswertung mit CMS6 Statistik

Zur statistischen Auswertung der Nutzung und zur technischen Weiterentwicklung der Webseite setzt die Hansestadt Lübeck die Statistikfunktion CMS6 Statistik ein. 

Der Betrieb erfolgt auf Servern der Hansestadt Lübeck oder in einer von der Hansestadt Lübeck kontrollierten technischen Umgebung. Die IP-Adresse wird vor der statistischen Auswertung gekürzt. Eine Auswertung zur Identifizierung einzelner Nutzer:innen findet nicht statt. 

Verarbeitet werden ausschließlich anonymisierte beziehungsweise aggregierte Nutzungsdaten. Die Auswertung dient der Erstellung statistischer Übersichten, der Fehleranalyse, der Qualitätssicherung und der Verbesserung des Internetangebots. 

Die gradwerk GmbH wird im Rahmen der Bereitstellung der Statistikfunktion ausschließlich als Auftragsverarbeiter tätig. Eine Weitergabe der Daten an Dritte, eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen oder eine personenbezogene Profilbildung erfolgt nicht. 

Die im Rahmen der statistischen Auswertung eingesetzten Cookies werden für maximal 36 Monate gespeichert. Die aus diesen Daten erzeugten anonymisierten, kumulierten Statistikdaten werden dauerhaft für Langzeitanalysen vorgehalten. Ein Personenbezug besteht hierbei nicht.

Sicherheit der Übertragung

Die Datenübertragung über die Webseite erfolgt verschlüsselt. Hierfür wird eine dem Stand der Technik entsprechende Transportverschlüsselung eingesetzt.

Die Hansestadt Lübeck trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um die über die Webseite verarbeiteten personenbezogenen Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen. Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

Empfänger und Dienstleister

Innerhalb der Stadtverwaltung erhalten nur die Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur jeweiligen Aufgabenerfüllung, zum technischen Betrieb, zur Sicherheit oder zur Bearbeitung eines Anliegens benötigen.

Soweit externe Dienstleister für Betrieb, Wartung, Support oder Sicherheit der Webseite eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und auf Grundlage der Weisungen der Hansestadt Lübeck.

Eine darüberhinausgehende Übermittlung an Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, dies zur Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe erforderlich ist, oder Sie eingewilligt haben.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten, erfolgt die Speicherung für die jeweils vorgeschriebene Dauer.

Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder, soweit eine Löschung nicht erforderlich oder nicht möglich ist, anonymisiert beziehungsweise gesperrt.

Archivrechtliche Vorschriften bleiben unberührt.

Abgrenzung zu weiteren digitalen Angeboten

Diese Hinweise betreffen die allgemeine Nutzung der Webseite. Darüber hinaus stellt die Hansestadt Lübeck weitere digitale Angebote und Online-Dienste bereit, zum Beispiel Newsletter, Online-Zahlungen, Terminbuchungen, Karten- und Geodienste, virtuelle Rundgänge, externe Plattformen oder eingebundene Inhalte Dritter.

Für diese Angebote gelten ergänzende Datenschutzhinweise. Sie finden diese im Abschnitt „Digitale Angebote und Online-Dienste“ oder unmittelbar beim jeweiligen Angebot.

Wenn Sie soziale Medien oder externe Plattformen nutzen

Die Hansestadt Lübeck nutzt externe Plattformen, um über Themen, Projekte, Veranstaltungen, Stellenangebote und sonstige Inhalte der Stadtverwaltung zu informieren. Hierzu können insbesondere YouTube und LinkedIn gehören.

Wenn Sie die Auftritte der Hansestadt Lübeck auf solchen Plattformen besuchen, oder dort mit der Hansestadt Lübeck interagieren, zum Beispiel durch Kommentare, Reaktionen, Abonnements oder Nachrichten, werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Die Hansestadt Lübeck verarbeitet Daten insbesondere, soweit sie auf Kommentare oder Nachrichten reagiert, Inhalte moderiert, Beiträge veröffentlicht oder statistische Auswertungen zu ihren Auftritten erhält. Hierbei können insbesondere öffentlich sichtbare Profildaten, Nutzungsdaten, Interaktionen, Nachrichteninhalte und technische Daten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch die Hansestadt Lübeck ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den der Stadtverwaltung übertragenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere Öffentlichkeitsarbeit, Information der Öffentlichkeit und Personalgewinnung.

Die Plattformbetreiber verarbeiten personenbezogene Daten auch zu eigenen Zwecken. Dazu können insbesondere Nutzungsdaten, Geräteinformationen, IP-Adressen, Interaktionen und statistische Auswertungen gehören. Auf diese Verarbeitung hat die Hansestadt Lübeck nur begrenzten Einfluss. Es gelten insoweit auch die Datenschutzinformationen der jeweiligen Plattformbetreiber.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, kann je nach Plattform nicht ausgeschlossen werden.

Soweit die Hansestadt Lübeck Daten selbst verarbeitet, erfolgt die Speicherung nur so lange, wie dies zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens, zur Moderation des Auftritts oder zur Wahrnehmung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist. Im Übrigen gelten die Speicher- und Löschfristen der jeweiligen Plattformbetreiber.

Wenn Sie online bezahlen

Die Hansestadt Lübeck bietet bei bestimmten Leistungen die Möglichkeit an, Gebühren, Entgelte oder sonstige Forderungen online zu bezahlen. Die Verarbeitung dient der Durchführung, Zuordnung, Verbuchung und Nachweisbarkeit des jeweiligen Zahlungsvorgangs.

Verarbeitet werden insbesondere Angaben zum Zahlungsvorgang, Kassen- oder Buchungszeichen, Zahlungsbetrag, Zahlungsstatus, gewählte Zahlungsart, technische Transaktionsdaten sowie gegebenenfalls Kontakt- und Rechnungsdaten.

Je nach gewählter Zahlungsart werden Daten an die eingebundenen Zahlungsdienstleister oder Zahlungssysteme übermittelt, zum Beispiel PayPal, Wero, PAYONE, Kreditkartenanbieter oder weitere Zahlungsdienste.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen fachrechtlichen, haushalts- und kassenrechtlichen Vorschriften. Soweit die Zahlung im Zusammenhang mit einem privatrechtlichen Vertragsverhältnis steht, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union kann je nach eingesetztem Zahlungsdienstleister nicht ausgeschlossen werden. Soweit dies erfolgt, richtet sich die Übermittlung nach den jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen und den Angaben der eingebundenen Zahlungsdienstleister.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zahlungsvorgang sowie nach haushalts-, kassen-, steuer- und nachweisrechtlichen Vorgaben. Archivrechtliche Vorschriften bleiben unberührt.

Wenn Sie einen Newsletter abonnieren

Die Hansestadt Lübeck bietet zu verschiedenen Themenbereichen Newsletter oder vergleichbare Benachrichtigungsdienste an. Die Verarbeitung dient dem Versand der von Ihnen abonnierten Informationen.

Verarbeitet werden insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Angaben zum gewählten Newsletter sowie technische Nachweisdaten zur Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung. Soweit weitere Angaben erhoben werden, sind diese als freiwillig gekennzeichnet.

Rechtsgrundlage für den Versand ist Ihre Einwilligung. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel über den Abmeldelink im Newsletter oder durch Mitteilung an die angegebene Kontaktadresse.

Soweit technische Dienstleister für den Versand eingesetzt werden, erhalten diese Zugriff auf die für den Versand erforderlichen Daten. Erfolgt eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union, richtet sich diese nach den jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen und den Angaben des eingesetzten Dienstleisters.

Ihre Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Newsletter-Abonnement besteht. Nach der Abmeldung werden Ihre Daten aus dem aktiven Verteiler gelöscht. Nachweise über Anmeldung, Bestätigung oder Widerruf können für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden, soweit dies zur Dokumentation der rechtmäßigen Verarbeitung erforderlich ist.

Wenn Sie virtuelle Rundgänge nutzen

Die Hansestadt Lübeck stellt virtuelle Rundgänge bereit, um Orte, Einrichtungen, Ausstellungen oder Räume digital darzustellen und Informationen anschaulich zugänglich zu machen.

Bei der Nutzung können insbesondere technische Nutzungsdaten, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs sowie Interaktionsdaten innerhalb des Rundgangs verarbeitet werden.

Soweit externe Anbieter eingebunden sind, zum Beispiel Matterport oder MPskin, können Daten auch durch die jeweiligen Anbieter verarbeitet werden. Auf die eigenständige Datenverarbeitung dieser Anbieter hat die Hansestadt Lübeck nur begrenzten Einfluss.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch die Hansestadt Lübeck ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den der Stadtverwaltung übertragenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere Öffentlichkeitsarbeit, Information und digitale Bereitstellung städtischer Angebote.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, kann je nach eingesetztem Anbieter nicht ausgeschlossen werden.

Soweit die Hansestadt Lübeck Daten selbst verarbeitet, erfolgt die Speicherung nur so lange, wie dies zur Bereitstellung und sicheren Nutzung des Angebots erforderlich ist. Im Übrigen gelten die Speicher- und Löschfristen der eingesetzten Anbieter. Archivrechtliche Vorschriften bleiben unberührt.

Wenn Sie Karten-, Geo- oder 3D-Angebote nutzen

Die Hansestadt Lübeck stellt digitale Karten, Geodaten, Planungsinformationen und 3D-Modelle bereit, um Informationen zu Orten, Flächen, Gebäuden und räumlichen Zusammenhängen zugänglich zu machen.

Bei der Nutzung können insbesondere technische Nutzungsdaten, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Karten- oder Modellebenen, sowie Such- und Navigationsdaten, verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den der Stadtverwaltung übertragenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Bereitstellung öffentlicher Informationen, Geodaten, Planungsinformationen und digitaler Verwaltungsangebote.

Soweit externe technische Dienstleister eingesetzt werden, erhalten diese Zugriff auf die zur Bereitstellung, Wartung und Sicherung des Angebots erforderlichen Daten.

Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union ist nicht beabsichtigt. Soweit im Einzelfall externe Dienste oder Inhalte eingebunden werden, gelten die hierzu bereitgestellten ergänzenden Hinweise.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen technischen Zweck. Protokoll- und Nutzungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bereitstellung, Sicherheit, Fehleranalyse oder Nachweisführung erforderlich ist. Archivrechtliche Vorschriften bleiben unberührt.

Wenn Sie Online-Formulare, Kontaktfunktionen oder Terminbuchungen nutzen

Die Hansestadt Lübeck bietet auf ihrer Webseite Online-Formulare, Kontaktfunktionen, Terminbuchungen, oder vergleichbare digitale Eingabemöglichkeiten an.

Wenn Sie solche Funktionen nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten, sowie technische Angaben zur Übermittlung verarbeitet. Dazu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Angaben zum Anliegen, gewünschte Leistung, Terminangaben, Nachrichtentexte sowie technische Übermittlungsdaten gehören.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihres Anliegens, der Vorbereitung oder Durchführung der jeweiligen Verwaltungsleistung, der Terminorganisation sowie der Kommunikation mit Ihnen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den der Stadtverwaltung übertragenen öffentlichen Aufgaben und den jeweils einschlägigen fachrechtlichen Vorschriften. Soweit die Nutzung auf einer Einwilligung beruht oder im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis steht, können ergänzend andere Rechtsgrundlagen einschlägig sein.

Die Daten werden an die jeweils zuständigen Organisationseinheiten innerhalb der Stadtverwaltung übermittelt. Soweit technische Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung, oder auf anderer geeigneter datenschutzrechtlicher Grundlage.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Anliegen, dem zugrunde liegenden Verwaltungsverfahren und den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Spezifische Hinweise erhalten Sie im jeweiligen Formular, Online-Dienst oder Verfahren.

Fachverfahren und Verwaltungsleistungen

Die Hansestadt Lübeck verarbeitet personenbezogene Daten auch im Rahmen ihrer Verwaltungsverfahren, Fachaufgaben und Leistungen. Welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wie lange Daten gespeichert werden, hängt vom jeweiligen Verfahren ab.

Spezifische Datenschutzhinweise werden deshalb im jeweiligen fachlichen Zusammenhang bereitgestellt, zum Beispiel bei Formularen, Online-Diensten, Antragsunterlagen, Einladungen, Bescheiden, Anschreiben oder Informationsunterlagen.

Wenn Sie Informationen zu einer bestimmten Verarbeitung oder Verwaltungsleistung benötigen, können Sie sich an die zuständige Organisationseinheit oder an die Stabsstelle Datenschutz wenden. Soweit ein spezifischer Datenschutzhinweis vorhanden ist, wird er Ihnen zur Verfügung gestellt. Ist ein Hinweis noch nicht online abrufbar, erhalten Sie die erforderlichen Informationen auf Anfrage oder im Rahmen des jeweiligen Verfahrens.

Die Hansestadt Lübeck verarbeitet personenbezogene Daten in vielen unterschiedlichen Verwaltungszusammenhängen. Welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wie lange Daten gespeichert werden, hängt vom jeweiligen Verfahren, der zuständigen Stelle und den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben ab.

Die folgenden Hinweise geben Ihnen eine allgemeine Orientierung zu häufigen Situationen im Kontakt mit der Stadtverwaltung. Spezifische Datenschutzhinweise erhalten Sie im jeweiligen fachlichen Zusammenhang, zum Beispiel bei Formularen, Online-Diensten, Antragsunterlagen, Einladungen, Bescheiden, Anhörungen oder Anschreiben.

Soweit ein spezifischer Datenschutzhinweis nicht unmittelbar online abrufbar ist, kann er bei der zuständigen Stelle oder über die Stabsstelle Datenschutz angefordert werden.

Wenn Sie Kontakt mit der Stadt aufnehmen

Wenn Sie die Hansestadt Lübeck kontaktieren, zum Beispiel telefonisch, per E-Mail, über ein Kontaktformular, postalisch oder persönlich, verarbeitet die Stadt die Angaben, die für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind. 

Dazu können insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, der Inhalt Ihrer Nachricht, Angaben zum betroffenen Sachverhalt sowie technische Übermittlungsdaten gehören. Welche Daten im Einzelnen erforderlich sind, hängt davon ab, worum es in Ihrem Anliegen geht.

Die Verarbeitung dient dazu, Ihr Anliegen entgegenzunehmen, der zuständigen Stelle zuzuordnen, zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Soweit Ihr Anliegen ein konkretes Verwaltungsverfahren betrifft, können die Daten in dieses Verfahren übernommen werden.

Innerhalb der Stadtverwaltung erhalten die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die für die Bearbeitung zuständig sind oder beteiligt werden müssen. Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nur, wenn dies für die Bearbeitung erforderlich ist, oder eine gesetzliche Grundlage besteht.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Anliegen, dem weiteren Verfahren und den geltenden Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Nicht verfahrensrelevante Anfragen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.

Wenn Sie einen Antrag stellen oder eine Leistung nutzen

Wenn Sie bei der Hansestadt Lübeck einen Antrag stellen oder eine Verwaltungsleistung nutzen, verarbeitet die Stadt die Daten, die für die Prüfung, Bearbeitung und Entscheidung über Ihr Anliegen erforderlich sind.

Dazu können insbesondere Angaben zu Ihrer Person, Kontaktdaten, Nachweise, Unterlagen, Angaben zu Familienangehörigen oder weiteren beteiligten Personen, Zahlungsdaten sowie Informationen zum jeweiligen Sachverhalt gehören. Welche Angaben erforderlich sind, ergibt sich aus der jeweiligen Verwaltungsleistung und den dafür geltenden gesetzlichen Vorgaben.

Die Verarbeitung dient der Durchführung des Verwaltungsverfahrens, der Prüfung der gesetzlichen Voraussetzungen, der Entscheidung über den Antrag, der Dokumentation des Vorgangs, sowie gegebenenfalls der Abrechnung oder Vollziehung.

Ihre Daten werden innerhalb der Stadtverwaltung an die Stellen weitergegeben, die an der Bearbeitung beteiligt sind. Eine Übermittlung an andere Behörden, Gerichte, öffentliche Stellen oder sonstige Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgesehen oder für die Durchführung des Verfahrens erforderlich ist.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Verfahren. Neben der Bearbeitungsdauer können gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis-, Kassen-, Prüf- oder Archivpflichten bestehen.

Wenn Sie einen Termin bei der Stadt wahrnehmen

Wenn Sie einen Termin bei der Hansestadt Lübeck vereinbaren oder wahrnehmen, verarbeitet die Stadt die Daten, die für die Terminorganisation und die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.

Dazu können insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, der Terminzeitpunkt, die gewünschte Leistung, Angaben zur zuständigen Stelle, gegebenenfalls eine Vorgangsnummer sowie weitere Angaben gehören, die Sie bei der Terminbuchung oder im Termin selbst mitteilen.

Die Verarbeitung dient der Planung, Durchführung und Dokumentation des Termins. Wenn der Termin Teil eines Verwaltungsverfahrens ist, können die im Termin erhobenen oder vorgelegten Informationen in dieses Verfahren übernommen werden.

Soweit Terminbuchungssysteme oder technische Dienstleister eingesetzt werden, erhalten diese Zugriff auf die für die Terminverwaltung erforderlichen Daten. Innerhalb der Stadtverwaltung erhalten nur die Stellen Zugriff, die den Termin vorbereiten, durchführen oder nachbearbeiten.

Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Terminorganisation, die Bearbeitung des Anliegens und die Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Für Daten, die in ein Verwaltungsverfahren übernommen werden, gelten die dortigen Speicher- und Aufbewahrungsfristen.

Wenn Sie an einer Veranstaltung, einem Kurs oder einem Angebot teilnehmen

Wenn Sie an einer Veranstaltung, einem Kurs, einer Führung, einem Beteiligungsformat oder einem sonstigen Angebot der Hansestadt Lübeck teilnehmen, verarbeitet die Stadt die Daten, die für die Organisation, Durchführung und Nachberarbeitung erforderlich sind.

Dazu können insbesondere Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Anmeldedaten, Angaben zur Teilnahme, Zahlungsinformationen, besondere organisatorische Bedarfe sowie gegebenenfalls Beiträge, Rückmeldungen oder Teilnahmebestätigungen gehören.

Die Verarbeitung dient der Anmeldung, Platzvergabe, Kommunikation, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation des jeweiligen Angebots. Bei bestimmten Veranstaltungen können weitere Zwecke hinzukommen, zum Beispiel Beteiligung, Öffentlichkeitsarbeit, Sicherheitsorganisation oder Nachweisführung gegenüber Fördermittelgebern.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Durchführung erforderlich ist, etwa an Veranstaltungsdienstleister, Kursleitungen, Kooperationspartner oder Zahlungsdienstleister, oder wenn eine gesetzliche Grundlage besteht.

Die Speicherdauer richtet sich nach Art und Zweck des Angebots. Anmeldedaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für Organisation, Durchführung und Nachweisführung erforderlich sind. Für zahlungs-, förder- oder haushaltsrelevante Unterlagen können längere Aufbewahrungsfristen gelten.

Wenn die Stadt Sie anschreibt oder anhört

Wenn die Hansestadt Lübeck Sie anschreibt, anhört oder um eine Stellungnahme bittet, verarbeitet die Stadt personenbezogene Daten, die für den jeweiligen Verwaltungszusammenhang erforderlich sind.

Dazu können insbesondere Ihr Name, Ihre Anschrift, Aktenzeichen, Angaben zum Sachverhalt, bisherige Verfahrensdaten, Fristen, Stellungnahmen, Nachweise sowie Kommunikationsdaten gehören.

Die Verarbeitung dient dazu, gesetzliche Beteiligungs-, Anhörungs-, Mitteilungs- oder Informationspflichten zu erfüllen, Verwaltungsentscheidungen vorzubereiten oder Ihnen Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

Je nach Verfahren können auch andere Stellen beteiligt werden, zum Beispiel Fachbereiche innerhalb der Stadtverwaltung, andere Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder dies für das jeweilige Verfahren erforderlich ist.

Die Daten werden nach den für das jeweilige Verfahren geltenden Speicher-, Nachweis- und Aufbewahrungsfristen gespeichert. Archivrechtliche Vorschriften bleiben unberührt.

Wenn Daten von anderen Behörden oder Dritten stammen

Nicht in allen Fällen erhebt die Hansestadt Lübeck personenbezogene Daten unmittelbar bei Ihnen. In bestimmten Verwaltungsverfahren erhält die Stadt Daten auch von anderen Behörden, öffentlichen Stellen oder sonstigen Dritten.

Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn gesetzliche Mitteilungspflichten bestehen, andere Behörden beteiligt werden, Registerdaten genutzt werden, Nachweise überprüft werden müssen oder ein Verwaltungsverfahren Informationen aus mehreren Quellen erfordert.

Dabei können insbesondere Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Registerdaten, Angaben zum Sachverhalt, Nachweise, Entscheidungen anderer Stellen oder sonstige verfahrensrelevante Informationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der rechtmäßigen und vollständigen Bearbeitung des jeweiligen Verwaltungsverfahrens. Welche Daten aus welchen Quellen verarbeitet werden, hängt vom konkreten Verfahren und den dafür geltenden gesetzlichen Vorgaben ab.

Soweit gesetzlich erforderlich, informiert die Hansestadt Lübeck über die Herkunft der Daten und die weiteren Verarbeitungszwecke im jeweiligen fachlichen Zusammenhang. Ausnahmen können bestehen, wenn die Information gesetzlich nicht erforderlich ist, bereits vorliegt oder besondere gesetzliche Gründe entgegenstehen.

Wenn Sie sich bei der Hansestadt Lübeck bewerben

Wenn Sie sich auf eine Stelle bei der Hansestadt Lübeck bewerben, verarbeitet die Stadt Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung eines Bewerbungs- und Auswahlverfahrens. Dazu gehören Ihre Kontaktdaten, Angaben zu Ihrer Qualifikation, sowie die von Ihnen eingereichten Bewerbungsunterlagen. Je nach Stellenbeschreibung oder Auswahlverfahren können weitere Angaben erforderlich sein. 

Ihre Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und die Durchführung des Auswahlverfahrens verwendet. Zugriff auf Ihre Daten erhalten nur die mit dem Bewerbungsverfahren betrauten Personen. Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, sowie den für Bewerbungsverfahren geltenden Fristen. 

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie der einschlägigen beamten-, arbeits-, tarif- und datenschutzrechtlichen Vorschriften. Je nach Verfahrensabschnitt können unterschiedliche datenschutzrechtliche Grundlagen einschlägig sein. Ergänzende Informationen erhalten Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

Wenn Fotos, Video- oder Tonaufnahmen entstehen

Bei Veranstaltungen, Sitzungen, Öffentlichkeitsarbeit, Dokumentationen oder sonstigen Anlässen der Hansestadt Lübeck können Fotos, Video- oder Tonaufnahmen entstehen. Ob und in welchem Umfang solche Aufnahmen erfolgen, hängt vom jeweiligen Anlass ab.

Dabei können insbesondere Bild- und Tonaufnahmen, Angaben zum Aufnahmeort, Zeitpunkt, Anlass sowie gegebenenfalls Namen, Funktionen oder Beiträge von Personen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung kann unterschiedlichen Zwecken dienen, zum Beispiel der Öffentlichkeitsarbeit, Dokumentation, Berichterstattung, Protokollierung, Durchführung politischer Gremienarbeit oder Nachweisführung. Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage hängt vom konkreten Anlass und Zweck der Aufnahme ab.

Soweit Aufnahmen veröffentlicht werden, kann dies zum Beispiel auf der Webseite, in Druckerzeugnissen, in Informationsmaterialien, in Pressearbeit, in politischen Informationssystemen oder auf externen Plattformen erfolgen. Auf externe Plattformen und deren eigene Datenverarbeitung hat die Hansestadt Lübeck nur begrenzten Einfluss.

Wenn eine Aufnahme auf einer Einwilligung beruht, wird hierüber gesondert informiert. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In anderen Fällen kann die Verarbeitung auf einer gesetzlichen Aufgabe, einem öffentlichen Interesse oder besonderen fachrechtlichen Vorgaben beruhen.

Die Speicherdauer richtet sich nach Zweck und Kontext der Aufnahme. Für veröffentlichte Inhalte, Dokumentationen, Gremienunterlagen oder archivwürdige Unterlagen können längere Speicher- oder Archivfristen gelten.

Hinweis zu spezifischen Verfahren

Diese allgemeinen Hinweise geben eine Orientierung zu typischen Verarbeitungssituationen. Sie ersetzen nicht die spezifischen Datenschutzhinweise zu einzelnen Verwaltungsleistungen oder Fachverfahren. Maßgeblich sind die Informationen, die im jeweiligen Verfahren, Formular, Online-Dienst, Anschreiben oder sonstigen fachlichen Zusammenhang bereitgestellt werden.